ISO 9001 Doküman Listesi

ISO 9001 belgelendirme süreci, hazır bir dosyanın rafa konmasıyla değil, kuruluşun gerçek işleyişini anlatan dokümanların ve bu işleyişi kanıtlayan kayıtların oluşturulmasıyla ilerler. Standardın altıncı baskısı (yeni revizyonu) ISO 9001:2026, 16 Eylül 2026’da yayımlanmıştır.

Yeni baskı revize doküman yapısını kökten değiştirmez, ancak dilini değiştirir: “sürdürülmeli” ve “muhafaza edilmeli” ifadelerinin yerini iki yeni kalıp almıştır. Dokümantasyon bu iki grupta toplanır:

Dokümante edilmiş bilgi olarak mevcut olması gerekenler (kapsam, politika, hedefler, proses bilgileri),
Kanıt olarak mevcut olması gerekenler (yapılan işin kayıtları).

ISO 9001:2026’ya göre hangi maddenin hangi dokümanı ya da kaydı istediğini gösteren güncel ISO 9001 doküman listesi aşağıdadır. ISO 9001 belgesi almak ya da mevcut belgesini yeni baskıya taşımak isteyen firmaların bu listedeki dokümanları hazırlaması ve uygulaması gerekir.

Denetimlerde “yaz, uygula, kanıtla” prensibi esastır. Liste, yayımlanan baskının madde yapısına ve belgelendirme kuruluşlarının yayımladığı değişiklik özetlerine göre hazırlanmıştır; sisteminizi güncellerken nihai kontrolü standardın tam metniyle yapın.

ISO 9001 Temel Doküman Listesi

Bu dokümanlar olmadan bir kalite yönetim sisteminin kurulmuş sayılması mümkün değildir. Madde numaraları ISO 9001:2026’ya göredir.

Standart Maddesi	Gereksinim Duyulan Doküman / Kayıt	Açıklama
Madde 4.3	KYS Kapsam Dokümanı	Sistemin kapsadığı ürün, hizmet ve lokasyonlar; uygulanmayan şartların gerekçesi.
Madde 4.4	Proses Bilgileri ve Etkileşimi	Proseslerin girdileri, çıktıları, sorumluları ve birbirleriyle ilişkisi.
Madde 5.2	Kalite Politikası	Üst yönetimin kalite taahhüdü ve yönü.
Madde 6.2	Kalite Hedefleri ve Planları	Ölçülebilir hedefler, sorumlular, kaynaklar ve terminler.
Madde 7.1.5	Kalibrasyon ve Doğrulama Kayıtları	İzleme ve ölçme kaynaklarının amaca uygunluğunun kanıtı.
Madde 7.2	Yetkinlik Kanıtları	Eğitim, deneyim ve nitelik kayıtları.
Madde 8.1	Operasyonel Planlama Kayıtları	Proseslerin planlandığı gibi yürütüldüğünün kanıtı.
Madde 8.2.3	Şartların Gözden Geçirilmesi Kayıtları	Teklif ve sipariş öncesi müşteri şartlarının karşılanabilirliğinin kontrolü.
Madde 8.3	Tasarım ve Geliştirme Kayıtları	Girdiler, kontroller, çıktılar ve değişiklikler.
Madde 8.4.1	Tedarikçi Değerlendirme Kayıtları	Dış tedarikçilerin seçimi, izlenmesi ve yeniden değerlendirilmesi.
Madde 8.5.2	İzlenebilirlik Kayıtları	İzlenebilirlik şart olduğunda çıktıların tekil tanımlanması.
Madde 8.5.3	Müşteri ve Tedarikçi Mülkiyeti Kayıtları	Kaybolan, hasar gören ya da uygunsuz bulunan mülkiyetin bildirimi.
Madde 8.5.6	Değişiklik Kontrol Kayıtları	Üretim ve hizmet sunumundaki değişikliklerin gözden geçirilmesi.
Madde 8.6	Ürün ve Hizmet Serbest Bırakma Kayıtları	Kabul kriterlerine uygunluk ve onay veren kişi.
Madde 8.7	Uygun Olmayan Çıktı Kayıtları	Uygunsuzluğun tanımı, yapılan işlem ve verilen karar.
Madde 9.1.1	İzleme ve Ölçme Sonuçları	Performans göstergeleri ve değerlendirmesi.
Madde 9.2	İç Tetkik Programı ve Raporu	Tetkik planı, bulgular ve sonuçlar.
Madde 9.3	Yönetimin Gözden Geçirme Kayıtları	Toplantı girdileri, kararlar ve aksiyonlar.
Madde 10.2	Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Kayıtları	Kök neden analizi, faaliyet ve etkinlik değerlendirmesi.

Sistemin kurulum aşamasında hazırlanması zorunlu olan dokümanlar şunlardır:

KYS Kapsam Dokümanı: Belgenin üzerine yazılacak kapsam ifadesinin dayanağıdır.
Kalite Politikası: Çalışanlara duyurulmuş ve ilgili taraflara erişilebilir olmalıdır. Bkz. kalite politikası örneği.
Kalite Hedefleri: Her hedefin ölçütü, sorumlusu ve tarihi yazılır. Bkz. kalite hedefleri planlama prosedürü örneği.
Proses Bilgi Kartları: Madde 4.4’ün istediği proses bilgilerini karşılar.
Görev Tanımları ve Organizasyon Şeması: Madde 5.3’teki rol ve yetkilerin atanmasını gösterir.

ISO 9001:2026 Revizyonu ile Gelen Yeni Doküman ve Kayıtlar

Yeni baskı zorunlu doküman sayısını artırmaz, ancak altı konuda denetçinin kanıt arayacağı yeni alanlar açar. Aşağıdaki dokümanlar bu şartları karşılamanın en pratik yoludur.

Kalite Kültürü ve Etik Davranış (Madde 5.1.1 ve 7.3)

Etik Davranış ve Kalite Kültürü Beyanı: Üst yönetimin bu değerleri nasıl teşvik ettiğini gösterir; kalite politikasına eklenebilir ya da ayrı bir doküman olabilir.
Etik Bildirim Kanalı Talimatı: Çalışanların etik dışı durumları nasıl bildireceği.
Güncellenmiş Farkındalık Eğitimi ve Kayıtları: Madde 7.3’e eklenen beşinci konu gereği çalışanların kalite kültürü ve etik davranış hakkında bilgilendirildiğinin kanıtı. Oryantasyon ve yıllık eğitim içerikleri bu yönde güncellenir.

Risklerin ve Fırsatların Ayrı Ele Alınması (Madde 6.1.1, 6.1.2, 6.1.3)

Risk Değerlendirme Tablosu: Risklerin analizi, değerlendirilmesi ve bunlara yönelik faaliyetler (6.1.2).
Fırsat Değerlendirme Tablosu: Fırsatların ayrıca belirlenmesi ve bunlara yönelik faaliyetler (6.1.3).

Standart yalnızca listelemeyi değil, analiz ve değerlendirmeyi bekler. Tek tabloda birlikte tutulan risk ve fırsatların iki ayrı bölüme ayrılması gerekir. Bkz. risk ve fırsat analizi prosedürü örneği.

Değişikliklerin Planlanması (Madde 6.3)

Değişiklik Planlama Formu: Değişikliğin amacı, olası sonuçları, kaynakları, sorumluları, iletişimi ve sonrasında etkinliğinin gözden geçirilmesi. Bkz. değişiklik yönetim prosedürü örneği.

İklim Değişikliği (Madde 4.1 ve 4.2)

İklim Değişikliği Değerlendirme Kaydı: Kuruluşun iklim değişikliğinin kendisi için ilgili bir husus olup olmadığını belirlediğinin kanıtı. Bağlam analizine bir bölüm olarak eklenir.
İlgili Tarafların İklimle İlgili Şartları: Müşteri, yatırımcı ya da düzenleyici kaynaklı beklentilerin ilgili taraflar tablosuna işlenmesi.
İlgiliyse Risk ve Fırsat Kayıtları: Aşırı hava olaylarının tedarik zincirine etkisi, enerji maliyetleri, müşterilerin karbon ayak izi talepleri gibi başlıklar.

2024’te ek olarak yayımlanan bu şart artık ana metnin parçasıdır. “İlgili değil” sonucuna varmak mümkündür, ancak bu değerlendirmenin yapıldığı gösterilmelidir. Bkz. ISO 9001 iklim değişikliği revizyonu ve kuruluşun bağlamı prosedürü örneği.

Kurumsal Bilgi, Çalışma Ortamı ve Altyapı (Madde 7.1.3, 7.1.4, 7.1.6)

Kurumsal Bilgi Envanteri: Kapsam genişlemiştir; yalnızca ürün ve hizmet için değil, sistemin tamamının sonuçlarına ulaşmak için gereken bilgi belirlenir, korunur ve paylaşılır.
Uzaktan ve Hibrit Çalışma Kuralları: Altyapı notu sahada, uzaktan ya da karma çalışmayı ve bilgi ile iletişim teknolojilerini açıkça kapsar.
Psikososyal Çalışma Ortamı Değerlendirmesi: Stresin azaltılması ve tükenmişliğin önlenmesi gibi etkenler proseslerin işletildiği ortamın örnekleri arasındadır.

Yapay Zekâ ve Dijital Araçlar İçin Hazırlanması Önerilen Dokümanlar

ISO 9001:2026, yapay zekâ, dijitalleşme ya da siber güvenlik için ayrı bir şart getirmemiştir. Ancak kalite proseslerinde yapay zekâ ve otomasyon araçları kullanan kuruluşlar için mevcut maddeler bu araçların kontrol altında olmasını zaten gerektirir.

Aşağıdaki dokümanlar zorunlu değildir; denetimde sorulduğunda mevcut şartların nasıl karşılandığını göstermek için önerilir:

Yapay Zekâ ve Dijital Araç Envanteri: Hangi proseste hangi aracın kullanıldığı. Dayanak: Madde 7.1.3, bilgi ve iletişim teknolojileri altyapının parçasıdır.
Yapay Zekâ Kullanım Kuralları: Hangi verinin bu araçlara girilebileceği, çıktıların kim tarafından doğrulanacağı. Dayanak: Madde 7.5, dokümante edilmiş bilginin kontrolü.
Yapay Zekâ ile Üretilen Kayıtların Doğrulanması: Otomatik muayene, raporlama ya da karar destek çıktılarının insan onayı. Dayanak: Madde 8.6 ve 9.1.
Yapay Zekâ Hizmet Sağlayıcılarının Değerlendirilmesi: Dışarıdan alınan yazılım ve bulut hizmetleri için tedarikçi değerlendirmesi. Dayanak: Madde 8.4.
Yapay Zekâ Kaynaklı Risk ve Fırsat Kayıtları: Hatalı çıktı, veri gizliliği, bağımlılık riskleri ve verimlilik fırsatları. Dayanak: Madde 6.1.
Yetkinlik Kayıtları: Bu araçları kullanan personelin eğitimi. Dayanak: Madde 7.2.

Yapay zekâyı ürününün parçası olarak geliştiren ya da yoğun kullanan kuruluşlar için bu konunun asıl standardı ISO/IEC 42001’dir. Bkz. ISO 42001 doküman listesi.

ISO 9001 Proseslerine Dayalı Dokümanlar

Standart prosedürleri isim vererek zorunlu tutmaz. Ancak Madde 7.5.1, kuruluşun sistemin etkinliği için gerekli gördüğü dokümanların da hazırlanmasını ister. Uygulamada denetçiler aşağıdaki prosedürlerin yazılı olmasını bekler.

Destek Prosesleri

Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürü: Bkz. doküman hazırlama ve kontrol prosedürü örneği.
İnsan Kaynakları ve Eğitim Prosedürü: Yetkinlik belirleme, eğitim planlama ve etkinlik değerlendirme.
Kalibrasyon Prosedürü: Bkz. kalibrasyon prosedürü örneği.

Operasyon

Satın Alma Prosedürü ve Onaylı Tedarikçi Listesi: Bkz. satın alma prosedürü örneği.
Tasarım ve Geliştirme Prosedürü: Bkz. tasarım geliştirme prosedürü örneği.
Uygun Olmayan Ürün Prosedürü: Bkz. uygun olmayan ürün prosedürü örneği.

Performans ve İyileştirme

İç Tetkik Prosedürü: Bkz. iç tetkik prosedürü örneği.
Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü: Bkz. YGG prosedürü örneği.
Düzeltici Faaliyet ve Sürekli İyileştirme Prosedürü: Yeni baskıda sürekli iyileştirme Madde 10.1’e, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet Madde 10.2’ye alınmıştır; 10.3 maddesi yoktur. Bkz. düzeltici faaliyetler prosedürü örneği.

Tüm örnekler ISO 9001 prosedürleri ve ISO 9001 formları kategorilerinde toplu halde yer alır.

ISO 9001 Zorunlu Doküman Listesi

ISO 9001 belgelendirme ve geçiş denetimi sırasında firmada bulunması gereken ve denetçinin mutlaka örneklediği kayıtlar aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.

Kayıt / Doküman Türü	Açıklama	Denetim Odağı
İç Tetkik Raporu	Tüm proseslerin, 2026 baskısının şartlarına göre denetlendiğinin kanıtı.	Kapsam ve tarafsızlık
YGG Toplantı Tutanağı	Madde 9.3’teki girdilerin ele alındığı toplantı kaydı.	Üst yönetim katılımı
Bağlam ve İklim Değişikliği Değerlendirmesi	İç ve dış hususlar ile iklim değişikliğinin ilgililiğinin belirlenmesi.	Madde 4.1 ve 4.2
Risk ve Fırsat Kayıtları	Ayrı ayrı değerlendirilmiş riskler, fırsatlar ve faaliyetler.	Madde 6.1.2 ve 6.1.3
Farkındalık Eğitimi Kayıtları	Kalite kültürü ve etik davranış konularını içeren eğitimler.	Madde 7.3
Kalibrasyon Sertifikaları	Ölçüm cihazlarının izlenebilir kalibrasyonu.	Ölçüm güvenilirliği
Tedarikçi Değerlendirme Formları	Onaylı tedarikçilerin dönemsel puanlaması.	Dış kaynak kontrolü
Müşteri Şikâyeti ve Memnuniyet Kayıtları	Geri bildirimlerin toplanması ve değerlendirilmesi.	Müşteri odaklılık
Düzeltici Faaliyet Formları	Kök neden ve etkinlik takibi.	Sürekli iyileştirme

ISO 9001:2015 Dokümanları Olan Firmalar Ne Yapmalı?

2015 baskısına göre düzenlenmiş belgeler 30 Eylül 2029’a kadar geçerlidir. Mevcut doküman setinin büyük bölümü korunur; güncellenmesi gerekenler şunlardır:

Dokümanlardaki “ISO 9001:2015” atıfları ve değişen madde numaraları (6.1 alt maddeleri, 10.1 ve 10.2).
Kalite politikası ve farkındalık eğitimi: kalite kültürü ve etik davranış.
Risk ve fırsat tablosu: iki ayrı bölüm, analiz ve değerlendirme.
Bağlam ve ilgili taraflar analizi: iklim değişikliği.
Değişiklik yönetimi prosedürü: iletişim, izleme ve etkinlik gözden geçirmesi.
İç tetkik soru listeleri ve YGG gündemi: yeni baskının maddeleri.

Geçişin aşamalarını ve takvimini ISO 9001:2026 revizyonu geçiş planı yazımızda, değişikliklerin ayrıntısını ISO 9001:2026 revizyonu neler değişti yazımızda bulabilirsiniz.

Nobel Belgelendirme olarak ISO 9001 hedefleyen ve yeni baskıya geçiş yapan firmalarla doküman hazırlığından iç tetkik ve dış tetkik süreçlerine, denetim planlamasından belge sürecine kadar her aşamada firmaların yanında yer alıyoruz.

Mevcut dokümanlarınızın bu listeye göre karşılaştırılması için mevcut doküman eksiklerinin belirlenmesi hizmetimizden yararlanabilirsiniz.

ISO 9001 Dokümanları Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

ISO 9001:2026 ile zorunlu doküman sayısı arttı mı?

Hayır. Zorunlu doküman ve kayıtların listesi büyük ölçüde aynıdır. Değişen, kalite kültürü, etik davranış, risk ve fırsatların ayrı ele alınması, değişikliklerin planlanması ve iklim değişikliği konularında denetçinin kanıt arayacak olmasıdır.

İklim değişikliği için ayrı bir doküman hazırlamak zorunlu mu?

Ayrı bir doküman şart değildir. Kuruluşun iklim değişikliğinin kendisi için ilgili bir husus olup olmadığını belirlediğini göstermesi gerekir. Bu değerlendirme çoğunlukla bağlam analizine ve ilgili taraflar tablosuna eklenir.

ISO 9001:2026 yapay zekâ için doküman istiyor mu?

Hayır. Yeni baskıda yapay zekâ ya da dijitalleşmeye özgü bir şart yoktur. Kalite proseslerinde bu araçları kullanan kuruluşların altyapı, dokümante edilmiş bilginin kontrolü, tedarikçi değerlendirmesi ve risk maddeleri kapsamında kullanım kurallarını yazması önerilir.

Kalite El Kitabı hazırlamak zorunlu mu?

Hayır. Kalite el kitabı 2015 baskısından beri zorunlu değildir ve 2026 baskısında da zorunlu tutulmamıştır. Kapsam, politika ve proses etkileşimi başka dokümanlarda tanımlanmışsa el kitabı olmadan belge alınır.

2015 baskısına göre hazırlanmış dokümanlar geçersiz mi oldu?

Hayır. ISO 9001:2015 belgeleri 30 Eylül 2029’a kadar geçerlidir. Mevcut dokümanlar korunur; madde atıfları güncellenir ve revizyonla gelen konular için ilgili bölümler eklenir.