ISO 9001 İç Tetkik Prosedürü

ISO 9001 İç Tetkik Prosedürü, kalite yönetim sisteminin işlerliğini ve etkinliğini belirlemek için belirli aralıklarla yapılan iç denetim faaliyetlerinin yöntem ve sorumluluklarını tanımlayan, Madde 9.2 “İç Tetkik” şartını karşılayan dokümandır. Bu rehberde tetkikçi seçim kriterlerini, tetkikin adımlarını ve düzeltici faaliyet takibini bulacaksınız.

Bu Prosedürün Amacı

Prosedürün amacı, kalite yönetim sisteminin standart şartlarına ve kuruluşun kendi belirlediği hedeflere ulaşmadaki etkinliğini, dışarıdan bir denetçi gelmeden önce kuruluşun kendi içinde tespit edebilmesini sağlamaktır. Uygulamadan tetkikçiler ve yönetim temsilcisi başta olmak üzere tüm çalışanlar sorumludur.

Planlama ve Tetkikçi Seçimi

Her yıl belirli bir dönemde Yönetim Temsilcisi tarafından, hangi bölümün hangi tarihte denetleneceğini gösteren İç Tetkik Planı hazırlanır ve Genel Müdür onayından sonra uygulamaya alınır. Ürün/hizmet kalitesiyle ilgili çalışan tüm bölümler yılda en az iki kez tetkike tabi tutulur; uygulama aksaklıkları arttığında tetkik sıklığı artırılabilir.

Tetkikçi seçiminde iki temel kriter aranır:

• Yeterlilik: Standart bilgisine, bulgu tespit ve rapor yazma tekniklerine sahip, İç Tetkik Görevlisi eğitimi almış olmak.
• Bağımsızlık: Tetkikçinin, denetlediği faaliyetten sorumlu olmaması; kendi işini kendisi denetlememesi.

Tetkikin Yürütülmesi

1. Açılış Toplantısı: Bölüm yöneticisi tetkikin kapsamı, süresi ve raporlama süreci hakkında bilgilendirilir.
2. Saha İncelemesi: Tetkikçi, standart ve ilgili prosedürlere dayanarak açık uçlu sorular sorar, gözlem yapar, kayıtları inceler.
3. Delil Toplama: Her bulgu, sözlü ifadeye değil kayıt, gözlem veya belgeye (objektif delil) dayandırılır.
4. Uygunsuzluk Kaydı: Tespit edilen aykırılıklar İç Tetkik Raporu’na uygunsuzluk olarak işlenir.
5. Kapanış Toplantısı: Bulgular ve tavsiyeler bölüm yöneticisine bildirilir; çözümlenemeyen görüş ayrılıkları Genel Müdürün hakemliğine bırakılır.

Bağımsızlık Şartı Neden Önemli?

Bir tetkikçinin kendi sorumlu olduğu süreci denetlemesi, bulguların gözden kaçmasına veya yumuşatılmasına yol açabilir. Bu nedenle küçük kuruluşlarda bile, çapraz tetkik uygulaması (bir bölümün personelinin başka bir bölümü denetlemesi) tercih edilir. Bağımsızlığın sağlanamadığı durumlarda dışarıdan destek alınması da bir seçenektir.

Düzeltici Faaliyet ve Takip

İç Tetkik Raporları, düzeltici faaliyetlerin belirlenmesi amacıyla Yönetim Temsilcisi’ne iletilir; her uygunsuzluk için Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet süreci başlatılır. Belirlenen düzeltme süresi sonunda etkinliği doğrulamak için takip tetkiki yapılır; sonuç yetersizse yeni bir uygunsuzluk kaydı açılır ve Genel Müdür bilgilendirilir. Yıllık Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarında İç Tetkik Raporları ve bunlara bağlı düzeltici faaliyetlerin durumu esas alınır.

Denetimde Bu Prosedür Nasıl Değerlendirilir?

Dış denetçi, kuruluşun kendi iç tetkik sisteminin gerçekten çalıştığını görmek ister: İç Tetkik Planı’nın uygulanıp uygulanmadığı, geçmiş tetkiklerde tespit edilen uygunsuzlukların kapatılıp kapatılmadığı ve tetkikçilerin gerçekten bağımsız olup olmadığı incelenir. İç tetkikte hiç bulgu çıkmaması bile bazen “tetkikin yeterince derinlemesine yapılmadığı” şeklinde yorumlanabilir.

Sık Yapılan Hatalar

• Tetkikçinin kendi sorumlu olduğu bölümü denetlemesi.
• İç Tetkik Planı’nı hazırlayıp planlanan tarihlerde tetkiki gerçekleştirmemek.
• Bulguları objektif delile dayandırmadan sadece izlenimle raporlamak.
• Uygunsuzluk kaydı açıp düzeltici faaliyet sürecine hiç yönlendirmemek.
• Takip tetkikini atlayıp düzeltmenin gerçekten etkili olup olmadığını doğrulamamak.

Diğer Dokümanlarla İlişkisi

Bu prosedür; İç Tetkik Planı, İç Tetkik Raporu, İç Tetkik Soru Listeleri ve Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetler Prosedürü ile birlikte çalışır ve Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarının temel girdilerinden biridir.

Sıkça Sorulan Sorular

Küçük bir kuruluşta bağımsız tetkikçi bulmak zorsa ne yapılmalı?

Çapraz tetkik (farklı bölüm personelinin birbirini denetlemesi) uygulanabilir veya dışarıdan bağımsız bir tetkikçi desteği alınabilir.

İç tetkik yılda kaç kez yapılmalı?

Standart bir sıklık şart, ancak kritik bölümlerin yılda en az iki kez tetkik edilmesi yaygın bir uygulamadır.

İç tetkikte hiç bulgu çıkmazsa bu iyi bir işaret midir?

Her zaman değil; bazen tetkikin yüzeysel yapıldığının işareti olabilir. Denetçiler genellikle hiç bulgu çıkmayan tetkiklere daha dikkatli bakar.

Tetkikçi eğitimi zorunlu mu?

Zorunlu olmasa da, standart bilgisine ve tetkik tekniklerine sahip olmayan bir tetkikçinin etkili bulgu üretmesi zordur, bu yüzden eğitim şiddetle önerilir.

Bu prosedür ile Yönetimin Gözden Geçirmesi aynı şey mi?

Hayır, iç tetkik süreç/bölüm bazlı detaylı bir inceleme sunar; YGG ise tüm bu bulguları ve diğer girdileri üst yönetim düzeyinde değerlendirir.

İç tetkik sisteminizi kurmak, tetkikçi bağımsızlığını sağlamak veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.