ISO 9001 Süreç Proses Etkileşim Şeması

ISO 9001 Süreç Proses Etkileşim Şeması, kuruluştaki tüm proseslerin (yönetim, ana ve destek süreçleri) birbiriyle olan girdi-çıktı ilişkisini gösteren görsel şemadır. Bu rehberde üç proses türünü, süreçler arası etkileşimin nasıl gösterileceğini ve denetimde dikkat edilecek noktaları bulacaksınız.

Bu Şemanın Amacı

Şema, Madde 4.4 “Kalite Yönetim Sistemi ve Prosesleri” kapsamında proses yaklaşımının somut kanıtını oluşturur. Standardın soyut “proses yaklaşımı” kavramını, kuruluşun kendi gerçek süreçleri üzerinden görselleştirerek her prosesin girdisinin nereden geldiğini, çıktısının nereye gittiğini gösterir.

Üç Proses Türü

Yönetim süreçleri tüm yapıyı yönlendirir, ana süreçler doğrudan müşteriye değer katan faaliyetleri kapsar, destek süreçleri ise ana süreçlerin sorunsuz işlemesi için gerekli kaynağı ve altyapıyı sağlar.

Süreçler Arası Girdi-Çıktı İlişkisi Nasıl Gösterilir?

Şemada her proses bir kutu olarak gösterilir; kutular arasındaki oklar, bir prosesin çıktısının başka bir prosesin girdisi olduğunu belirtir. Örneğin “Satın Alma” prosesinin çıktısı (onaylı malzeme), “Operasyon/Üretim” prosesinin girdisidir; “Operasyon” prosesinin çıktısı (bitmiş ürün) ise “Sevkiyat” prosesinin girdisidir.

Örnek Etkileşim Akışı

Basitleştirilmiş bir örnek: Müşteri talebi → Satış prosesine girdi olur → Satış çıktısı (onaylı sipariş) Operasyon prosesine girdi olur → Operasyon çıktısı (bitmiş ürün) Sevkiyat prosesine girdi olur → Sevkiyat çıktısı müşteriye ulaşır ve Müşteri Memnuniyeti (Performans Değerlendirme prosesi) girdisi haline gelir. Bu döngü, destek süreçlerinden (kaynak, insan kaynağı, doküman) beslenerek sürekli işler.

Denetimde Bu Şema Nasıl Değerlendirilir?

Denetçi, şemadaki proseslerin gerçekten kuruluşun sahadaki işleyişini yansıtıp yansıtmadığını kontrol eder. Şemada yer alan ama fiilen kullanılmayan bir proses veya şemada hiç görünmeyen ama sahada aktif olan bir süreç, proses yaklaşımının kağıt üzerinde kaldığının işareti olarak değerlendirilir.

Sık Yapılan Hatalar

• Şemayı genel bir şablon olarak kopyalayıp kuruluşun kendi gerçek süreçlerine hiç uyarlamamak.
• Girdi-çıktı oklarını göstermeden sadece proses kutularını yan yana dizmek.
• Destek süreçlerini (özellikle doküman yönetimi, iletişim) şemadan tamamen çıkarmak.
• Yeni bir proses eklendiğinde veya kaldırıldığında şemayı güncellememek.
• Şemayı çok karmaşık hazırlayıp okunabilirliğini kaybetmek.

Diğer Dokümanlarla İlişkisi

Bu şema; Proses Bilgi Kartları/Formları ile birlikte kullanılır. Şema genel akışı gösterirken, her prosesin detaylı girdi-çıktı-kaynak-risk bilgisi Proses Bilgi Formları’nda ayrıca tanımlanır.

Sıkça Sorulan Sorular

Her kuruluş aynı üç proses türüne mi sahip olmalı?

Evet, yönetim-ana-destek ayrımı standardın önerdiği genel bir çerçevedir, ancak her kategoriye giren spesifik prosesler kuruluşa göre değişir.

Şema kaç proses içermeli?

Sabit bir sayı yoktur; kuruluşun büyüklüğüne göre 5-15 arası proses yaygındır, önemli olan gerçek iş akışını yansıtmasıdır.

Bu şema akış şemasıyla (flowchart) aynı mı?

Hayır, akış şeması bir sürecin adım adım işleyişini gösterir; bu şema ise farklı proseslerin birbiriyle olan üst düzey etkileşimini gösterir.

Şema personel eğitiminde kullanılabilir mi?

Evet, yeni personelin kuruluşun genel işleyişini kavraması için etkili bir görsel araçtır.

Bu şema ile Organizasyon Şeması aynı mı?

Hayır, Organizasyon Şeması kimin kime raporladığını gösterir; bu şema ise proseslerin birbiriyle olan girdi-çıktı ilişkisini gösterir.

Proses yaklaşımınızı görsel olarak somutlaştırmak veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.