İçindekiler
ISO 9001:2015 standardının Madde 5.3’ü, kuruluş içindeki rollerin yetki, sorumluluk ve hesap verebilirliğinin net biçimde tanımlanmasını ister. Genel Müdür Görev Tanımı, üst yönetimin kalite yönetim sistemine liderliğini somut görev maddeleriyle ortaya koyar. Bu rehberde görevleri, yetki-sorumluluk sınırlarını, aranan yetkinlikleri ve denetimde bu dokümanın nasıl kullanıldığını bulacaksınız.
Bu Görev Tanımının Amacı
Bu doküman, ISO 9001 kapsamında Genel Müdür rolünün görevlerini, yetkilerini ve aranan yetkinlikleri netleştirir; denetimde “bu görevi kim, hangi yetkiyle yapıyor” sorusuna somut bir cevap sunar.
Genel Müdürün Görevleri
- Firmanın karlı ve istikrarlı büyümesi için kısa, orta ve uzun vadeli hedefler belirlemek
- Tüm bölümleri sevk ve idare etmek üzere liderlik etmek, liderliği ve katılımı teşvik etmek
- Kalite hedeflerini belirlemek
- Gerekli kapasite, işgücü, makine, malzeme ve bütçe ihtiyacını belirlemek
- Aylık faaliyet raporlarını ve analiz sonuçlarını gözden geçirmek
- Firma içi iş birliğini ve bilgi akışını sağlamak
- Firmanın mali, ekonomik, sosyal, teknolojik, hukuki ve çevresel şartlara uyumlu çalışmasını sağlamak
- Yönetimin gözden geçirmesi toplantılarını yönetmek
- Kalite yönetim sisteminin sürekliliği ve etkinliği için gerekli kaynakları tahsis etmek
- Müşterilere verilecek teklif, sipariş ve sözleşmeleri gözden geçirip onaylamak
- Müşteri memnuniyetsizliklerinin çözümlenmesi için düzeltici faaliyet talep edilmesine destek vermek
Yetki ve Sorumluluklar
Genel Müdür, Yönetim Kurulu’nun verdiği yetki ve sorumluluklar çerçevesinde çalışır; tüm süreçleri durdurma ve askıya alma yetkisine sahiptir, kalite dokümanlarını kontrol ederek onaylar ve yayına alır. Yokluğunda görev ve yetkilerini genellikle Üretim/Operasyon Sorumlusu devralır.
Aranan Yetkinlikler
- ISO 9001 gibi kalite yönetim sistemlerine hakimiyet
- İlgili pozisyonda yeterli bilgi ve deneyim
- İşletme veya mühendislik alanında yükseköğrenim
- Yüksek liderlik vasfı ve güçlü iletişim becerisi
- Stres altında dikkatli çalışabilme ve karar verebilme
- Takım çalışmasına yatkınlık
Bu Doküman Nerelerde Kullanılır?
Görev tanımı üç ayrı amaçla kullanılır: işe alım sürecinde ilan ve mülakat kriteri olarak, mevcut personelin performans değerlendirmesinde referans olarak, ve denetimde yetki-sorumluluk zincirinin kanıtı olarak. Yeni bir Genel Müdür atandığında, bu dokümanın imzalı bir nüshası özlük dosyasına eklenmelidir.
Denetimde Bu Doküman Nasıl Değerlendirilir?
Denetçiler, görev tanımında yazan yetkilerin sahada fiilen kullanılıp kullanılmadığını sorgular — örneğin “süreçleri durdurma yetkisi” yazıyorsa, bunun gerçekten uygulandığına dair bir örnek (geçmiş bir durdurma kaydı) istenebilir. Görev tanımı ile sahadaki fiili uygulama arasındaki tutarsızlık, tipik bir bulgu konusudur.
Sık Yapılan Hatalar
- Görev tanımını hazırlayıp ilgili kişiye hiç imzalatmamak.
- Yetkileri gerçekte kullanılmayan, sadece kağıt üzerinde kalan maddelerle doldurmak.
- Kişi değiştiğinde görev tanımını güncellememek.
- Yokluk durumunda kimin vekalet edeceğini belirtmemek.
- Aynı görev tanımını farklı pozisyonlar için kopyalayıp uyarlamadan kullanmak.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu görev tanımı, Liderlik Prosedürü ve Liderlik Taahhüdü ile birlikte üst yönetim sorumluluğunu belgeleyen temel dokümanlardan biridir; Personel İşe Alma Talimatı ve Personel Performans Değerlendirme Formu ile birlikte kullanılır.
Sıkça Sorulan Sorular
Görev tanımı kaç sayfa olmalıdır?
Standart bir sayfa sayısı şartı yoktur; önemli olan görev, yetki ve yetkinliklerin net ve eksiksiz tanımlanmasıdır. Genellikle 1 sayfa yeterlidir.
Genel Müdür kendi görev tanımını kendisi mi onaylar?
Küçük işletmelerde bu yaygındır; kurumsal yapılarda ise Yönetim Kurulu veya ortaklar tarafından onaylanması tercih edilir.
Görev tanımı iş sözleşmesinin yerini tutar mı?
Hayır, ikisi farklı belgelerdir. İş sözleşmesi hukuki bir belgedir; görev tanımı ise kalite yönetim sistemi kapsamında sorumluluk ve yetkiyi netleştiren bir dokümandır.
Görev tanımı ne zaman güncellenmeli?
Kişi değiştiğinde, organizasyon yapısı değiştiğinde veya görev kapsamı genişlediğinde güncellenmelidir; ayrıca yılda bir kez Yönetimin Gözden Geçirmesi’nde gözden geçirilmesi önerilir.
Tek kişilik işletmelerde de bu doküman gerekli mi?
Evet, standart işletme büyüklüğüne göre istisna tanımaz; tek kişi birden fazla rolü üstleniyorsa, her rolün görev ve yetkisi ayrı ayrı tanımlanabilir.
Görev tanımlarınızı hazırlamak, mevcut dokümanlarınızı denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.