İçindekiler
ISO 9001 İnsan Kaynakları Akış Şeması, personel alımından işten ayrılışa kadar tüm insan kaynakları sürecinin adımlarını gösteren görsel şemadır. Bu rehberde şemanın adımlarını, olumlu/olumsuz performans dallanmasını ve denetimde dikkat edilecek noktaları bulacaksınız.
Bu Şemanın Amacı
Şema, Madde 7.2 “Yeterlilik” kapsamında personel yönetiminin başlangıcından sonuna kadar tüm aşamalarının görsel olarak izlenmesini sağlar. Bir personelin kuruluşa katılımından itibaren geçirdiği tüm aşamaların tek bir akışta görülebilmesi, hem yeni personel oryantasyonunda hem de sistemin bütünsel değerlendirilmesinde faydalıdır.
Şemada Yer Alan Adımlar
- Personel Alımı: İhtiyaç belirleme, ilan, başvuru değerlendirme, işe alım kararı.
- İhtiyaç/Beklenti Değerlendirmesi: Pozisyonun gerektirdiği yeterlilik ve kuruluşun beklentilerinin netleştirilmesi.
- Eğitim Prosesi: Oryantasyon eğitimi ile başlar, göreve özgü ve sürekli eğitimlerle devam eder.
- Performans Değerlendirme: Belirlenen periyotlarla personelin performansı ölçülür.
- Karar Noktası — Performans Yeterli mi?: Olumlu sonuçta ödüllendirme/gelişim planı, olumsuz sonuçta iyileştirme planı veya gerekiyorsa işten ayrılma süreci devreye girer.
Olumlu/Olumsuz Performans Dallanması
Şemanın en kritik noktası, performans değerlendirmesi sonrası ortaya çıkan karar noktasıdır. Olumlu performans genellikle ödüllendirme, terfi veya ek sorumluluk şeklinde karşılık bulurken; olumsuz performansta önce bir iyileştirme/gelişim planı devreye girer. İyileştirme planına rağmen sonuç alınamazsa işten ayrılma süreci başlar. Bu dallanmanın şemada açıkça gösterilmesi, sürecin adil ve tutarlı işlediğini gösterir.
Denetimde Bu Şema Nasıl Değerlendirilir?
Denetçi, rastgele seçtiği bir personel dosyasında şemadaki adımların (işe alım, oryantasyon, performans değerlendirme) gerçekten uygulanıp uygulanmadığını kontrol eder. Şemada gösterilen bir adımın (örneğin oryantasyon eğitimi) personel dosyasında hiç kaydı olmaması, şemanın kağıt üzerinde kaldığının işaretidir.
Sık Yapılan Hatalar
- Şemayı hazırlayıp gerçek insan kaynakları uygulamalarıyla hiç karşılaştırmamak.
- Olumsuz performans dalını göstermeyip sadece olumlu senaryoyu şemalandırmak.
- Şemadaki adım sayısını sahada uygulanan gerçek adım sayısından farklı tutmak.
- İşten ayrılma sürecini şemaya dahil etmeyip sürecin sadece işe alımla sınırlı gösterilmesi.
- Şemayı personel dosyalarıyla ilişkilendirmeden soyut bir doküman olarak bırakmak.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu şema; İnsan Kaynakları Prosedürü, Eğitim Planı, Oryantasyon Eğitim Formu ve Personel Performans Değerlendirme Formu ile birlikte kullanılır ve insan kaynakları sürecinin bütünsel görünümünü oluşturur.
Sıkça Sorulan Sorular
Bu şema İnsan Kaynakları Prosedürü’nün yerine mi geçer?
Hayır, şema prosedürü tamamlayan görsel bir araçtır; detaylı kurallar ve sorumluluklar yine prosedür metninde yer alır.
İşten ayrılma süreci şemada nasıl gösterilir?
Genellikle olumsuz performans dalının bir uzantısı olarak, iyileştirme planının başarısız olması durumunda ulaşılan bir son adım şeklinde gösterilir.
Her pozisyon için ayrı bir şema mı gerekir?
Hayır, genel akış tüm pozisyonlar için ortaktır; pozisyona özgü detaylar (özel eğitim gereksinimleri gibi) ayrı dokümanlarda ele alınabilir.
Şema oryantasyon eğitiminde kullanılabilir mi?
Evet, yeni personelin kendi sürecini baştan sona görmesi için etkili bir görsel araçtır.
Bu şema ile Eğitim Prosesi Akış Şeması aynı mı?
Hayır, bu şema tüm insan kaynakları sürecini kapsar; Eğitim Prosesi Akış Şeması ise özellikle eğitim adımlarına odaklanan daha detaylı bir alt şemadır.
İnsan kaynakları sürecinizi baştan sona görselleştirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.