İçindekiler
ISO 9001 Kalite El Kitabı, kuruluşta uygulanan kalite yönetim sisteminin standardın tüm maddelerine göre özetlendiği, hangi prosedür ve dokümanın hangi şartı karşıladığını gösteren temel dokümandır. Bu rehberde el kitabının içeriğini, madde madde kapsadığı konuları ve güncel tutulma yöntemini bulacaksınız.
Bu Dokümanın Amacı
Kalite El Kitabı, kalite yönetim sisteminin özeti olarak hazırlanır; kuruluş tanıtımı, kapsam ve standardın tüm maddelerine ait uygulamaların hangi prosedür/dokümanda detaylandırıldığını tek bir belgede toplar. Yeni bir denetçi veya çalışan, sistemin genel yapısını baştan sona anlamak için önce bu dokümanı okur.
Kalite El Kitabında Yer Alan Tanıtım Bilgileri
- Kuruluş unvanı ve adresleri
- Misyon, vizyon ve faaliyet alanı
- Kalite yönetim sisteminin kapsamı (hangi ürün/hizmetleri, hangi lokasyonları kapsadığı)
- Varsa standarttan hariç tutulan maddeler ve gerekçeleri
Madde Madde Kapsanan Konular
| Madde | Özetlenen İçerik |
|---|---|
| Madde 4 — Kuruluşun Bağlamı | İç/dış bağlam SWOT analizleri, ilgili taraf ihtiyaç-beklenti analizleri, KYS kapsamının Bağlam Prosedürü’nde nasıl ele alındığı |
| Madde 5 — Liderlik | Liderlik Taahhüdü, Kalite Politikası, Organizasyon Şeması ve görev tanımlarıyla görev-yetki-sorumluluklar |
| Madde 6 — Planlama | Risk temelli proses yaklaşımı, Risk Fırsat Etki Değerlendirme Planı, Kalite Hedefleri Prosedürü, Değişiklik Yönetim Prosedürü |
| Madde 7 — Destek | Proses Kaynak Listeleri, Personel Memnuniyet Anketleri, Yıllık Eğitim Planı, İç-Dış İletişim Planı, Doküman Kontrol Prosedürü |
| Madde 8 — Operasyon | Operasyon, Satın Alma, Tedarikçi Seçme ve Değerlendirme, Tasarım ve Geliştirme prosedürleri |
| Madde 9 — Performans Değerlendirme | Performans Değerlendirme Prosedürü, İç Tetkik Planı ve Soru Listeleri, YGG Prosedürü |
| Madde 10 — İyileştirme | Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetler Prosedürü ve sürekli iyileştirme kültürü |
Kalite El Kitabı Nasıl Güncel Tutulur?
El Kitabı, referans verdiği prosedürlerden herhangi biri önemli ölçüde değiştiğinde (örneğin yeni bir proses eklendiğinde veya bir prosedür kaldırıldığında) gözden geçirilmelidir. Kitabın kendisi detaylı kuralları içermez; sadece “bu konu hangi dokümanda ele alınıyor” bilgisini verir, bu yüzden alttaki prosedürler değiştiğinde el kitabındaki referansların da güncel kalması önemlidir.
Denetimde Bu Doküman Nasıl Değerlendirilir?
Denetçi, El Kitabı’nda atıfta bulunulan bir prosedürün gerçekten mevcut ve güncel olup olmadığını kontrol eder. El Kitabı’nda bahsi geçen ama artık kullanılmayan veya adı değişmiş bir doküman, kitabın güncellenmediğinin işaretidir.
Sık Yapılan Hatalar
- El Kitabı’nı bir kez hazırlayıp prosedürler değiştiğinde hiç güncellememek.
- Standarttan hariç tutulan maddeleri (varsa) belirtmeden veya gerekçelendirmeden geçmek.
- El Kitabı’na gereğinden fazla detay sığdırıp asıl amacından (özet/referans olması) uzaklaşmak.
- Kuruluş tanıtım bilgilerini (adres, faaliyet alanı) güncel tutmamak.
- El Kitabı’ndaki madde eşleştirmelerini gerçek doküman isimleriyle hiç karşılaştırmamak.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu doküman, kalite yönetim sistemindeki neredeyse tüm prosedür ve planlara atıfta bulunur; bu nedenle Doküman Uygulama Matrisi ile birlikte sistemin en üst düzey iki referans dokümanını oluşturur.
Sıkça Sorulan Sorular
Kalite El Kitabı zorunlu bir doküman mı?
ISO 9001:2015 standardı El Kitabı’nı adıyla zorunlu kılmaz, ancak sistemin özetlenmiş bir görünümünü sunması pratik açıdan çok değerlidir ve çoğu kuruluş tarafından hâlâ hazırlanır.
El Kitabı kaç sayfa olmalı?
Sabit bir sayı yoktur; amaç detaylı anlatım değil özet ve referans olduğundan, genellikle 10-30 sayfa arası pratik bir uzunluktur.
Bu doküman ile Doküman Uygulama Matrisi aynı mı?
Hayır, El Kitabı her maddeyi anlatı şeklinde özetler; Doküman Uygulama Matrisi ise madde-doküman eşleştirmesini tablo formatında gösterir.
El Kitabını kim hazırlamalı?
Genellikle Kalite Yönetim Temsilcisi hazırlar, üst yönetim onayından geçirir.
Standarttan hariç tutulan bir madde olursa ne yapılmalı?
Hariç tutma gerekçesi El Kitabı’nda açıkça belirtilmelidir; genellikle bu durum Madde 8.3 (tasarım faaliyeti olmayan kuruluşlar) gibi durumlarda görülür.
Kalite yönetim sisteminizin özetini tek bir referans dokümanda toplamak veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.