İçindekiler
ISO 9001 Müşteri Bilgilendirme Formu, müşteriye ait bir mülkte meydana gelen hasar, kayıp veya bildirilmesi gereken bir konu hakkında müşterinin resmi olarak bilgilendirildiği ve önerilerin kayıt altına alındığı formdur. Bu rehberde formun alanlarını, ne zaman kullanılacağını ve örnek bir doldurulmuş bildirimi bulacaksınız.
Bu Formun Amacı
Form, Müşteri ve Tedarikçi Mülkünün Korunması Prosedürü kapsamında yaşanan bir olayın müşteriye şeffaf ve kayıtlı şekilde iletilmesini sağlar. Sözlü bir telefon görüşmesinin aksine, bu form ne zaman, kim tarafından ve hangi içerikle bilgilendirme yapıldığını kanıtlar.
Formda Hangi Bilgiler Yer Alır?
- Bildirim tarihi ve bildirimi yapan sorumlu kişi
- İlgili taraf (son kullanıcı, ana bayi, alt bayi veya diğer)
- Konunun açıklaması (ne oldu, hangi mülk etkilendi)
- Öneriler (nasıl çözüleceği, hangi aksiyonun alınacağı)
- Müşteri tarafının geri bildirimi/onayı (varsa)
Örnek Doldurulmuş Bildirim
| Alan | Örnek İçerik |
|---|---|
| Tarih / Sorumlu | 3 Temmuz / [Ad Soyad] |
| İlgili Taraf | Ana bayi |
| Konu | Taşıma sırasında müşteriye ait numunede hafif çizik oluştu |
| Öneri | Numunenin yeniden temin edilmesi, taşıma ambalajının güçlendirilmesi |
| Müşteri Geri Bildirimi | Kabul edildi, yeni numune bekleniyor |
Bu Form Ne Zaman Kullanılır?
Form, müşteri mülkünde bir hasar/kayıp fark edildiğinde Hasar Kayıp Raporu ile birlikte devreye girer; ayrıca hasar dışında da müşteriyi ilgilendiren, mülküyle ilgili bilgilendirilmesi gereken herhangi bir durumda (örneğin depolama koşulunun değişmesi, teslim süresinin uzaması) kullanılabilir.
Denetimde Bu Form Nasıl Değerlendirilir?
Denetçi, Hasar Kayıp Raporu’nda kayıtlı bir olayın bu formla müşteriye bildirilip bildirilmediğini kontrol eder. Hasar kaydı olup hiçbir bildirim formu bulunmaması, müşteri mülkü şartının sadece kağıt üzerinde uygulandığının işaretidir.
Sık Yapılan Hatalar
- Hasarı sadece telefonla bildirip hiçbir yazılı kayıt tutmamak.
- Konu açıklamasını çok genel yazıp hangi mülkün etkilendiğini belirtmemek.
- Öneri alanını boş bırakıp sadece “bilgilendirildi” yazmak.
- Bildirimi yapan kişi bilgisini kaydetmemek.
- Formu doldurup Hasar Kayıp Raporu ile ilişkilendirmemek.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form; Müşteri ve Tedarikçi Mülkünün Korunması Prosedürü ve Hasar Kayıp Raporu ile birlikte kullanılır. Hasar Kayıp Raporu “ne oldu”yu, bu form “müşteriye nasıl bildirildi”yi kayıt altına alır.
Sıkça Sorulan Sorular
Bu form her müşteri iletişiminde mi kullanılır?
Hayır, sadece müşteri mülküyle ilgili bir olay veya bilgilendirme gerektiren bir durumda kullanılır; genel sipariş iletişimi İç ve Dış İletişim Planı kapsamındadır.
Müşteri geri bildirimi formda zorunlu bir alan mı?
Zorunlu değildir, ancak müşterinin öneriyi kabul edip etmediğinin kayda geçmesi sürecin tamamlanmasını gösterir.
Tedarikçi mülkü için de aynı form kullanılır mı?
Evet, form “ilgili taraf” alanı üzerinden hem müşteri hem tedarikçi bildirimleri için kullanılabilir.
Küçük, önemsiz bir olay için de form doldurulmalı mı?
Mülk sahibini ilgilendiren her olayın kayda geçmesi önerilir; önemsiz görünen bir durum ileride referans olarak işe yarayabilir.
Bu form ile Hasar Kayıp Raporu aynı doküman mı?
Hayır, Hasar Kayıp Raporu olayın kendisini ve sebep-sonuç değerlendirmesini kayda geçirir; bu form ise müşteriye yapılan bildirimi belgeler.
Müşteri mülkü olaylarını şeffaf ve kayıtlı şekilde yönetmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.