İçindekiler
Bu Listeye Hangi Dokümanlar Girer?
Listede Hangi Bilgiler Yer Alır?
Bu Liste Diğer Doküman Listeleriyle Nasıl Farklılaşır?
Denetimde Bu Liste Nasıl Değerlendirilir?
Her sözleşme bu listeye mi girmeli?
Geçerlilik tarihi dolan bir doküman listeden silinir mi?
Bu liste Excel formatında mı tutulmalı?
ISO 9001 Diğer Doküman ve Kayıtlar Listesi, standart doküman kategorilerinin (prosedür, talimat, form, plan, liste) dışında kalan ancak kalite yönetim sistemi kapsamında saklanması gereken doküman ve kayıtları izleyen listedir. Bu rehberde bu listeye hangi dokümanların gireceğini, alanlarını ve denetimde dikkat edilecek noktaları bulacaksınız.
Bu Listenin Amacı
Liste, Madde 7.5 “Dokümante Edilmiş Bilgi” kapsamında, kuruluşun standart doküman kategorilerine (prosedür, talimat, form, plan, liste, şema) tam olarak uymayan ancak kalite yönetim sisteminin bir parçası olan dokümanların gözden kaçmamasını sağlar. Bu tür dokümanlar genellikle dışarıdan gelir veya kendine özgü bir formatta olur, bu yüzden ayrı bir kayıt gerektirir.
Bu Listeye Hangi Dokümanlar Girer?
- Müşteri veya tedarikçi sözleşmeleri
- Sertifikalar (ISO belgeleri, ürün sertifikaları, kalibrasyon sertifikaları)
- Teknik raporlar ve laboratuvar analiz sonuçları
- Ruhsat, lisans ve resmi izin belgeleri
- Dışarıdan gelen teknik şartnameler ve müşteri özel talimatları
- Sigorta poliçeleri ve yasal uyumluluk belgeleri
Listede Hangi Bilgiler Yer Alır?
- Doküman no
- Doküman adı
- Yayın tarihi
- Revizyon numarası
- Geçerlilik/son kullanma tarihi (varsa)
- Saklama sorumlusu
Örnek Liste Görünümü
| Doküman No | Doküman Adı | Yayın Tarihi | Revizyon |
|---|---|---|---|
| DDK-001 | [Tedarikçi Adı] Hizmet Sözleşmesi | 10 Ocak | Rev.0 |
| DDK-002 | Kalibrasyon Sertifikası — Dijital Kumpas | 5 Mart | Rev.0 |
| DDK-003 | İşyeri Açma Ruhsatı | — | Rev.1 |
Bu Liste Diğer Doküman Listeleriyle Nasıl Farklılaşır?
Kuruluşun Form Dokümanları Listesi, Talimat Dokümanları Listesi gibi standart listeleri, kendi ürettiği ve doğrudan kontrol ettiği dokümanları kapsar. Bu liste ise genellikle dışarıdan gelen veya standart bir şablona uymayan, ama yine de kalite yönetim sistemi kapsamında saklanması ve güncelliğinin takip edilmesi gereken belgeleri kapsar. Örneğin bir sözleşmenin “revizyonu” kuruluşun kendi kontrolünde değildir, ama geçerlilik tarihinin takip edilmesi kuruluşun sorumluluğundadır.
Denetimde Bu Liste Nasıl Değerlendirilir?
Denetçi, listede yer alan sertifika veya ruhsat gibi dokümanların geçerlilik tarihlerinin dolup dolmadığını kontrol eder. Süresi dolmuş bir kalibrasyon sertifikası veya ruhsatın hâlâ listede “geçerli” gösterilmesi, dokümante edilmiş bilginin güncel tutulmadığının işaretidir.
Sık Yapılan Hatalar
- Listeyi bir kez oluşturup yeni gelen sözleşme/sertifikaları hiç eklememek.
- Geçerlilik tarihi olan dokümanların (ruhsat, sertifika) süresini takip etmemek.
- Standart listelere (Form, Talimat Listesi) girmesi gereken bir dokümanı bu listeye de tekrar eklemek, karışıklık yaratmak.
- Saklama sorumlusunu belirtmeden dokümanın fiziksel/dijital olarak nerede olduğunu bilmemek.
- Revizyon numarasını takip etmeden eski bir sözleşme versiyonunu kullanmaya devam etmek.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu liste; Doküman Kontrol Prosedürü ve diğer standart doküman listeleri (Form, Talimat, Plan, Görev Tanımları, Proses Bilgi Formları, Şema Dokümanları Listesi) ile birlikte kuruluşun tüm dokümante edilmiş bilgisinin eksiksiz haritasını oluşturur.
Sıkça Sorulan Sorular
Her sözleşme bu listeye mi girmeli?
Kalite yönetim sistemini etkileyen (tedarik, hizmet, teknik şartname içeren) sözleşmelerin girmesi önerilir; rutin ticari sözleşmeler kuruluşun kendi politikasına göre değerlendirilir.
Geçerlilik tarihi dolan bir doküman listeden silinir mi?
Silinmez, genellikle “geçersiz” veya “yenilendi” notuyla işaretlenip arşivlenir; yeni versiyon yeni bir kayıt olarak eklenir.
Bu liste Excel formatında mı tutulmalı?
Zorunlu değildir, ancak çok sayıda kalemi olan kuruluşlar için filtreleme ve tarih takibi açısından Excel pratiktir.
Bu liste ile Doküman Kontrol Prosedürü aynı şey mi?
Hayır, Doküman Kontrol Prosedürü genel doküman yönetim kurallarını tanımlar; bu liste ise standart kategorilere girmeyen spesifik dokümanların envanterini tutar.
Dışarıdan gelen bir teknik şartname burada mı izlenir?
Evet, müşteri veya tedarikçiden gelen ve kuruluşun doğrudan revize edemediği teknik şartnameler bu listede takip edilebilir.
Standart kategorilere girmeyen dokümanlarınızı da kontrol altında tutmak veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.