İçindekiler
ISO 9001 Satın Alma Süreç Akış Şeması, firma içi veya müşteri kaynaklı bir satın alma talebinin oluşmasından tedarikçi seçimine, sipariş verilmesine ve girdi kontrolüne kadar uzanan tüm sürecin görsel akışını gösterir. Bu rehberde şemanın adımlarını, karar noktalarını ve tedarikçi seçim kriterlerini bulacaksınız.
Bu Şemanın Amacı
Şema, Madde 4.4 “Proses Yaklaşımı” kapsamında satın alma sürecinin adımlarını ve her adımdaki karar noktalarını görsel olarak ortaya koyar. Bir prosedür metnini okumak yerine, sürecin akışını tek bakışta görmek isteyen personel veya denetçiler için pratik bir referanstır.
Akış Şemasında Yer Alan Adımlar
- Talebin Oluşması: Firma içi bir bölümden veya müşteriden kaynaklanan satın alma ihtiyacı ortaya çıkar.
- Talebin Onaylanması: İlgili yetkili talebi değerlendirir ve onaylar.
- Karar Noktası — Onaylı Tedarikçi Var mı?: Onaylı Tedarikçi Listesi’nde uygun bir tedarikçi varsa doğrudan seçime geçilir; yoksa Tedarikçi Seçme ve Değerlendirme süreci başlatılır.
- Pazar Araştırması ve Teklif Değerlendirme: Uygun adaylardan teklif alınır, fiyat/kalite/teslim süresi karşılaştırılır.
- Sipariş: Sipariş formu doldurulur, tedarikçiyle iletişime geçilerek sipariş teyit edilir.
- Girdi Kontrolü: Teslim alınan malzeme kalite kriterlerine göre kontrol edilir.
- Karar Noktası — Malzeme Uygun mu?: Uygun değilse tedarikçiye iade edilir; uygunsa bir sonraki adıma geçilir.
- Sevk ve Kayıt: Uygun bulunan malzeme ilgili bölüme sevk edilir, stok takip kartlarına işlenir.
Tedarikçi Seçim Kriterleri
| Kriter | Açıklama |
|---|---|
| Teknik yeterlilik | İstenen ürün/hizmeti üretebilme veya sağlayabilme kapasitesi |
| Geçmiş performans | Daha önce çalışılmışsa teslim ve kalite geçmişi |
| Referanslar | Benzer işler için sunulan referans listesi |
| Fiyat ve ödeme koşulları | Teklifin piyasa ortalamasına uygunluğu |
| Belgeler | ISO 9001 belgesi, hizmet yeterlilik belgesi mevcudiyeti |
Bu kriterlere göre uygun bulunan tedarikçi, Tedarikçi Bilgi ve Değerlendirme Formu ile resmi olarak değerlendirilir ve Onaylı Tedarikçi Listesi’ne yeni kayıt olarak eklenir.
Karar Noktalarının Önemi
Şemadaki iki karar noktası (onaylı tedarikçi var mı, malzeme uygun mu) sürecin en kritik dallanma anlarıdır. Bu noktalarda “evet” veya “hayır” cevabının hangi adıma yönlendirdiği açık olmalıdır; aksi halde personel, onaylı tedarikçi yokken doğrudan sipariş verebilir veya uygunsuz malzemeyi girdi kontrolünden geçirmeden kullanıma sokabilir.
Denetimde Bu Şema Nasıl Değerlendirilir?
Denetçi, şemadaki adımların Satın Alma Prosedürü’nün metniyle ve sahadaki gerçek uygulamayla örtüşüp örtüşmediğini karşılaştırır. Şemada “girdi kontrolü” adımı olmasına rağmen sahada kontrol kaydı bulunmaması gibi tutarsızlıklar sık rastlanan bulgulardır.
Sık Yapılan Hatalar
- Şemayı bir kez çizip prosedür güncellendiğinde hiç güncellememek.
- Karar noktalarında “hayır” dalının nereye gittiğini şemada göstermemek.
- Şemadaki adım sayısını sahada gerçekte uygulanan adımdan farklı tutmak.
- Girdi kontrolü adımını şemada gösterip pratikte hiç uygulamamak.
- Şemayı çok karmaşık hazırlayıp personelin anlayamayacağı hale getirmek.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu şema; Satın Alma Prosedürü, Satın Alma Talep Formu, Tedarikçi Bilgi ve Değerlendirme Formu ve Onaylı Tedarikçi Listesi ile birlikte satın alma sürecinin bütünsel görünümünü oluşturur.
Sıkça Sorulan Sorular
Bu şema prosedürün yerine mi geçer?
Hayır, şema prosedürü tamamlayan görsel bir araçtır; detaylı sorumluluklar ve kurallar yine prosedür metninde yer alır.
Şema hangi yazılımla hazırlanmalı?
Zorunlu bir yazılım yoktur; Word, PowerPoint veya özel akış şeması araçlarıyla hazırlanabilir, önemli olan okunabilir ve güncel olmasıdır.
Her karar noktası için ayrı bir doküman mı gerekir?
Hayır, karar noktaları şema üzerinde oklarla gösterilir; ayrı doküman gerekmez.
Şema personel eğitiminde kullanılabilir mi?
Evet, yeni personelin süreci hızlıca kavraması için oryantasyon eğitimlerinde sıkça kullanılır.
Bu şema ile Satın Alma Prosedürü aynı doküman mı?
Hayır, prosedür sürecin kurallarını yazılı olarak tanımlar; bu şema aynı sürecin görsel akış özetidir.
Satın alma sürecinizi görselleştirmek, personel eğitiminde kullanmak veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.