İçindekiler
Planda Hangi Bilgiler Yer Alır?
Saklama Süresi Nasıl Belirlenir?
İmha Öncesi Kontrol Edilmesi Gerekenler
Denetimde Bu Plan Nasıl Değerlendirilir?
Tüm dokümanlar için aynı saklama süresi mi uygulanır?
Dijital dokümanlar için de imha planı gerekli mi?
ISO 9001 Doküman İmha Planı, saklama süresi dolan dokümanların hangi tarihte imha edileceğini önceden planlayan takip tablosudur. Bu rehberde planın alanlarını, saklama süresinin nasıl belirlendiğini ve imha öncesi kontrol edilmesi gerekenleri bulacaksınız.
Bu Planın Amacı
Plan, Madde 7.5.3 “Muhafaza ve Elden Çıkarma” kapsamında saklama süresi dolmuş dokümanların gelişigüzel değil, önceden belirlenmiş bir program dahilinde imha edilmesini sağlar. Kontrolsüz biriken eski dokümanlar hem arşiv alanını doldurur hem de hangi kaydın hâlâ geçerli olduğu konusunda karışıklık yaratabilir.
Planda Hangi Bilgiler Yer Alır?
- Sıra no
- Doküman adı / numarası
- Saklama süresi dolduğu tarih
- Planlanan imha tarihi
- Durum (bekliyor / imha edildi)
Saklama Süresi Nasıl Belirlenir?
Saklama süresi; yasal şartlar (örneğin muhasebe kayıtları için belirli yıl), sözleşme şartları ve kuruluşun kendi risk değerlendirmesine göre belirlenir. Kalite kayıtları için yaygın uygulama, en az bir belgelendirme denetim döngüsü (genellikle 3 yıl) boyunca saklamaktır; ancak yasal şartı olan dokümanlarda bu süre daha uzun olabilir.
Örnek Plan Görünümü
| Sıra No | Doküman Adı/No | Süre Dolma Tarihi | Planlanan İmha |
|---|---|---|---|
| 1 | Kalite Kontrol Formu — 2022 arşivi | 31 Aralık | 15 Ocak |
| 2 | Eğitim Katılım Formu — 2022 arşivi | 31 Aralık | 15 Ocak |
| 3 | Personel Bilgi Formu — ayrılan personel (2021) | 31 Aralık | 20 Ocak |
İmha Öncesi Kontrol Edilmesi Gerekenler
- Dokümanın gerçekten saklama süresinin dolduğu teyit edilmeli.
- Devam eden bir hukuki süreç, denetim veya müşteri talebiyle ilişkili olup olmadığı kontrol edilmeli.
- Kişisel veri içeren dokümanlarda (personel bilgileri gibi) imha yönteminin veri güvenliğini sağlayıp sağlamadığı (kağıt kırpma, dijital silme) doğrulanmalı.
- İmha işlemi Doküman İmha Tutanağı ile kayda geçirilmeli.
Denetimde Bu Plan Nasıl Değerlendirilir?
Denetçi, planlanan imha tarihi geçmiş ama hâlâ arşivde duran dokümanları veya tam tersi, saklama süresi dolmadan imha edilmiş kayıtları sorgular. Ayrıca imha edilen her kalemin bir Doküman İmha Tutanağı ile eşleşip eşleşmediği kontrol edilir.
Sık Yapılan Hatalar
- Saklama süresini belirlemeden dokümanları süresiz biriktirmek.
- Planlanan imha tarihini geçirip aylarca ertelemek.
- Devam eden bir uyuşmazlıkla ilgili dokümanı, saklama süresi dolduğu gerekçesiyle erken imha etmek.
- İmha işlemini yapıp tutanak tutmamak.
- Kişisel veri içeren dokümanları geri kurtarılabilir şekilde (basit çöpe atma) imha etmek.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu plan; Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürü ve Doküman İmha Tutanağı ile birlikte çalışır. Saklama süreleri genellikle Doküman Kontrol Prosedürü’nde veya ilgili dokümanın kendi üst bilgisinde tanımlanır.
Sıkça Sorulan Sorular
Tüm dokümanlar için aynı saklama süresi mi uygulanır?
Hayır, doküman türüne ve yasal şartlara göre farklı süreler uygulanabilir; örneğin finansal kayıtlar genellikle daha uzun süre saklanır.
Dijital dokümanlar için de imha planı gerekli mi?
Evet, dijital kayıtların silinmesi de aynı planlama ve kayıt mantığıyla yönetilmelidir.
Saklama süresi dolan bir doküman hemen imha edilmeli mi?
Zorunlu değildir, ancak makul bir süre içinde imha edilmesi arşiv düzeni açısından önerilir.
İmha işlemini kim yapmalı?
Genellikle doküman kontrol sorumlusu veya ilgili bölüm yöneticisi, imha yöntemine uygun şekilde gerçekleştirir.
Bu plan ile Doküman İmha Tutanağı aynı doküman mı?
Hayır, bu plan gelecekteki imhaları planlar; Doküman İmha Tutanağı ise fiilen gerçekleşen imhanın resmi kanıtını oluşturur.
Doküman saklama ve imha süreçlerinizi düzenli ve izlenebilir hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.