İçindekiler
Formda Hangi Alanlar Yer Alır?
Bu Form, İletişim Prosedürü’ndeki Diğer Dokümanlardan Nasıl Farklı?
Denetimde Bu Form Nasıl Değerlendirilir?
Her e-posta bu forma mı işlenmeli?
WhatsApp yazışmaları resmi kayıt sayılır mı?
Bu form kimler tarafından doldurulabilir?
Formun eksik doldurulması ne gibi bir soruna yol açar?
Bu form dijital bir sistemde (e-posta arşivi gibi) tutulabilir mi?
İç ve Dış İletişim Formu, kalite politikası duyurusundan YGG duyurusuna kadar her türlü resmi iletişimin içeriğini ve yöntemini kayıt altına alan genel amaçlı bir iletişim dokümanıdır. Bu rehberde formun alanlarını, örnek bir kaydı ve bu formun diğer iletişim dokümanlarından farkını bulacaksınız.
Bu Formun Amacı
Bu form, gerçekleştirilen iletişimin (iç/dış, e-posta/telefon/WhatsApp/duyuru panosu) kim tarafından, kime, ne zaman ve hangi içerikle yapıldığını belgeler.
Formda Hangi Alanlar Yer Alır?
- İletişim yöntemi (iç/dış iletişim; e-posta, telefon, WhatsApp, duyuru panosu)
- İletişimi kuran ve iletişim kurulan kişi
- Tarih ve bilgi notu
- İleti içeriği ve varsa ekler
Örnek Kayıt
| Alan | Örnek İçerik |
|---|---|
| İletişim Yöntemi | Dış / E-posta |
| Kuran / Kurulan | Kalite Yönetim Lideri / Müşteri (ABC Firması) |
| Tarih | 22 Nisan |
| İçerik | Kalibrasyon sertifikasının güncel kopyasının talep üzerine paylaşılması |
| Ek | Kalibrasyon sertifikası PDF |
Bu Form, İletişim Prosedürü’ndeki Diğer Dokümanlardan Nasıl Farklı?
Yönetim Bilgilendirme Formu bölümlerden üst yönetime giden periyodik raporları, Personel Bilgilendirme Formu üst yönetimden personele giden duyuruları kapsarken, bu form daha genel amaçlıdır ve yukarıdaki ikisinin kapsamadığı her türlü iç/dış iletişimi (müşteri yazışmaları, tedarikçi bildirimleri, resmi kurum yazışmaları gibi) kayıt altına alır.
Denetimde Bu Form Nasıl Değerlendirilir?
Denetçiler, özellikle müşteri şikâyeti veya önemli bir talep sonrası yapılan iletişimin bu formda kayıtlı olup olmadığını sorgulayabilir. Sözlü olarak “hallettik” denilen ama hiçbir yazılı izi olmayan iletişimler, izlenebilirlik açısından zayıf kabul edilir.
Sık Yapılan Hatalar
- Önemli iletişimleri sadece sözlü yürütüp hiç kayıt altına almamak.
- Formu doldurup eklerini (sözleşme, sertifika, teklif gibi) arşivlememek.
- İç ve dış iletişimi ayrı ayrı işaretlemeden karışık kaydetmek.
- Formu sadece olumsuz olaylar için kullanıp rutin iletişimi hiç kaydetmemek.
- Tarih bilgisini eksik bırakıp kronolojik takibi imkânsız hale getirmek.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form, İç ve Dış İletişim Planı’nda tanımlanan iletişim türlerinin uygulama kaydını oluşturur ve iletişimin izlenebilirliğini sağlar.
Sıkça Sorulan Sorular
Her e-posta bu forma mı işlenmeli?
Hayır, rutin ve önemsiz yazışmalar için gerekli değildir; kalite yönetim sistemini etkileyen veya ileride referans olabilecek iletişimlerin kaydı önerilir.
WhatsApp yazışmaları resmi kayıt sayılır mı?
Ekran görüntüsü alınıp forma eklenmesi koşuluyla kanıt olarak kullanılabilir; ancak kritik konularda daha resmi bir kanal (e-posta) tercih edilmelidir.
Bu form kimler tarafından doldurulabilir?
İletişimi kuran kişi (bölüm lideri, kalite temsilcisi, ilgili personel) tarafından doldurulması, kaydın doğruluğunu artırır.
Formun eksik doldurulması ne gibi bir soruna yol açar?
Denetimde iletişimin ne zaman, kiminle ve ne amaçla yapıldığı net olmazsa, izlenebilirlik zayıflar ve bulgu konusu olabilir.
Bu form dijital bir sistemde (e-posta arşivi gibi) tutulabilir mi?
Evet, önemli olan iletişimlerin sistematik ve erişilebilir şekilde arşivlenmesidir; fiziksel form şart değildir.
İletişim kayıtlarınızı standartlaştırmak, izlenebilirlik sisteminizi kurmak veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.