İçindekiler
Satın Alma Sorumlusu, tedarikçi seçiminden hammadde kalitesine kadar dış kaynaklı süreçlerin ISO 9001 gerekliliklerine uygunluğunu güvence altına alan roldür. Bu rehberde görevlerini, aranan yetkinlikleri ve denetimde tedarik zincirinin nasıl sorgulandığını bulacaksınız.
Satın Alma Sorumlusunun Görevleri
Bu rol, Genel Müdür ve Operasyon/Üretim Lideri’ne bağlı çalışır:
- Tüm satın almaları yönetmek
- Tedarikçi değerlendirme ve performans izleme gereklerini yürütmek
- Tedarik edilecek hammadde veya hizmetin uygun kalitede olmasını sağlamak
- Onaylı tedarikçi listesi hazırlamak
- En iyi kaliteyi en uygun fiyata satın almak için fiyat teklifi toplamak
- Tedarik sürecini başından sonuna kadar takip etmek, uygun olmayan kısımları saptamak
- Risk ve fırsat değerlendirme sonuçlarına, iş güvenliği kurallarına uymak
Aranan Yetkinlikler
- 4 yıllık üniversite mezunu olmak
- 3-5 yıllık satın alma tecrübesi
- ISO 9001:2015 KYS eğitimi almış olmak
Bu Rol ISO 9001’de Neden Kritiktir?
ISO 9001:2015’in Madde 8.4’ü (Dışarıdan Sağlanan Süreç, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü), kuruluşun dışarıdan aldığı her şeyin nihai ürün/hizmet kalitesini etkileyebileceğini kabul eder. Satın Alma Sorumlusu, bu maddenin fiili uygulayıcısıdır: onaylı tedarikçi listesi tutmak ve tedarikçi performansını izlemek, standardın “dış kaynaklı risklerin kontrolü” beklentisini somutlaştırır.
Denetimde Bu Rol Nasıl Değerlendirilir?
Denetçiler, onaylı tedarikçi listesinin güncelliğini, bir tedarikçinin nasıl değerlendirilip listeye alındığını ve kalite sorunu yaşanan bir tedarikçiyle ne yapıldığını sorgular. Onaylı listede olmayan bir tedarikçiden yapılan alım, tipik bir uygunsuzluk kaynağıdır.
Sık Yapılan Hatalar
- Onaylı tedarikçi listesini oluşturup bir daha hiç güncellememek.
- Tedarikçi performansını sadece fiyat üzerinden değerlendirip kalite/teslimat performansını göz ardı etmek.
- Acil durumlarda onaysız tedarikçiden alım yapıp bunu sonradan kayıt altına almamak.
- Fiyat teklifi toplama sürecini belgelemeden sözlü yürütmek.
- Tedarik sürecindeki uygunsuzlukları Uygun Olmayan Ürün Prosedürü’ne bağlamamak.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu görev tanımı, Satın Alma Prosedürü, Tedarikçi Bilgi ve Değerlendirme Formu, Onaylı Tedarikçi Listesi ve Onaylı/Onaysız Satın Alma Planları ile birlikte tedarik zincirinin sorumluluk sınırlarını netleştirir.
Sıkça Sorulan Sorular
Onaylı tedarikçi listesine nasıl girilir?
Genellikle bir ön değerlendirme (numune, referans kontrolü, deneme siparişi) sonrasında Tedarikçi Bilgi ve Değerlendirme Formu doldurularak karar verilir.
Tek tedarikçiden alım yapmak sorun mu?
Standart alternatif tedarikçi şartı koşmaz, ancak tek tedarikçiye bağımlılık bir risk olarak değerlendirilip Risk ve Fırsat Analizi’nde ele alınmalıdır.
Acil durumda onaysız tedarikçiden alım yapılabilir mi?
Yapılabilir, ancak bu durumun gerekçesiyle birlikte kayıt altına alınması ve mümkünse tedarikçinin sonradan değerlendirmeye alınması önerilir.
Tedarikçi performansı ne sıklıkla değerlendirilmeli?
Kritik tedarikçiler için yılda en az bir kez, sorun yaşanan tedarikçiler için daha sık değerlendirme yapılması önerilir.
Bu görev hizmet satın alımlarını da kapsar mı?
Evet, Madde 8.4 sadece hammaddeyi değil, dışarıdan alınan tüm hizmetleri (kalibrasyon, bakım, danışmanlık gibi) da kapsar.
Tedarik zincirinizin görev tanımlarını netleştirmek, tedarikçi değerlendirme sisteminizi denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.