İçindekiler
İç ve Dış İletişim Planı, kuruluşta hangi konunun kiminle, ne sıklıkla ve hangi yöntemle iletişime konu edileceğini tek bir tabloda toplayan kapsamlı bir iletişim matrisidir. Bu rehberde planın yapısını, gerçek bir örnek matrisi ve bu planın diğer iletişim dokümanlarının şemsiyesi olma rolünü bulacaksınız.
Bu Planın Amacı
Bu plan, Madde 7.4 kapsamında kuruluşun tüm rutin iletişim akışını (acil durumlardan doküman dağıtımına, müşteri şikâyetlerinden YGG duyurularına) önceden tanımlayarak standartlaştırır.
Planda Hangi Bilgiler Yer Alır?
Plan, her iletişim konusu için sıra no, iletişim konusu, sorumlu, iletişim periyodu, ilgili taraf, iletişim yöntemi ve iç/dış iletişim ayrımını içerir. Örnek konu başlıkları:
| İletişim Konusu | Sorumlu | Periyot | Yöntem |
|---|---|---|---|
| Acil durumlar | Tüm personel | Acil durumlarda | Alarm, telefon, WhatsApp |
| Müşteri şikâyetleri | Pazarlama ve Satış | Şikâyet durumunda | E-posta (telefonla teyit), DİF formu |
| Eğitim duyuruları | İnsan Kaynakları | Eğitim planına göre | Duyuru panosu, iç iletişim formu |
| İç tetkik duyurusu | İç Tetkik Ekibi | Yılda 1 | E-posta, iç tetkik planı |
| YGG duyurusu | İç Tetkik Ekibi | Yılda 1 | E-posta, YGG duyuru formu |
| Yeni doküman dağıtımı | KYS Temsilcisi | Yeni doküman hazırlandığında | E-posta, doküman teslim formu |
| Kalite politikası duyurusu | İnsan Kaynakları | Yılda 1 YGG sonrası | Duyuru panosu, farkındalık eğitimi |
Bu plan, gerçek uygulamada kuruluşun tüm süreçlerini kapsayacak şekilde 20-30 satıra kadar genişletilebilir.
Bu Plan Diğer İletişim Dokümanlarının Şemsiyesi Neden Sayılır?
Yönetim Bilgilendirme Formu, Personel Bilgilendirme Formu ve İç ve Dış İletişim Formu, aslında bu planda tanımlanan iletişim konularının uygulama kayıtlarıdır. Plan “hangi konu, ne sıklıkla, kiminle” sorusunu cevaplarken, formlar bu planın fiilen uygulandığının kanıtını üretir. Bu nedenle plan hazırlanmadan formların anlamlı kullanılması zordur.
Denetimde Bu Plan Nasıl Değerlendirilir?
Denetçiler, plandaki bir satırın (ör. “iç tetkik duyurusu yılda 1”) gerçekten o periyotta uygulanıp uygulanmadığını, ilgili formla eşleşip eşleşmediğini kontrol eder. Plan hazırlanmış ama hiçbir satırının uygulama kanıtı bulunamıyorsa, iletişim sisteminin kağıt üzerinde kaldığı anlaşılır.
Sık Yapılan Hatalar
- Planı hazırlayıp süreç değiştiğinde güncellememek.
- Bazı önemli iletişim konularını (ör. tedarikçi bildirimleri) plana hiç eklememek.
- Periyot belirtip fiilen o periyoda uymamak.
- Planı çok genel tutup somut yöntem/sorumlu belirtmemek.
- Plan ile gerçek uygulama kayıtları (formlar) arasında hiç çapraz kontrol yapmamak.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu plan, İç ve Dış İletişim Formu, Yönetim Bilgilendirme Formu ve Personel Bilgilendirme Formu ile birlikte iletişimin “kimin, ne zaman, nasıl” sorularına net cevap verdiğinin kanıtıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Bu plan kaç satır olmalı?
Standart bir sayı şartı yoktur; küçük işletmelerde 10-15 satır yeterli olabilirken, çok süreçli organizasyonlarda 30’a kadar çıkabilir.
Plan ile İletişim Prosedürü aynı şey mi?
Hayır, prosedür genel yöntemi ve sorumlulukları tanımlarken, bu plan her bir iletişim konusunu tek tek somutlaştıran uygulama tablosudur.
Yeni bir iletişim ihtiyacı ortaya çıkarsa ne yapılmalı?
Plana yeni bir satır olarak eklenmeli ve ilgili sorumluya, periyoda ve yönteme karar verilmelidir.
Bu plan tüm çalışanlarla paylaşılmalı mı?
En azından ilgili sorumlularla paylaşılması gerekir; tüm plan tüm personele açık olmasa da, kendi sorumluluğundaki satırları herkesin bilmesi önerilir.
Plan ne sıklıkla gözden geçirilmelidir?
Yılda en az bir kez YGG’de; organizasyon yapısı veya iletişim kanallarında önemli bir değişiklik olduğunda da ayrıca gözden geçirilmelidir.
İletişim matrisinizi kurmak, tüm iletişim akışınızı tek bir tabloda standartlaştırmak veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.