İçindekiler
Risk Fırsat Analiz Toplantı Planı, yıllık risk değerlendirme toplantısına kimlerin, hangi bölümden, hangi tarihte katılacağını önceden belgeleyen basit ama denetimde sık sorgulanan bir plan dokümanıdır. Bu rehberde planın içeriğini, örnek bir katılımcı tablosunu ve denetimde bu basit dokümanın neden önemsendiğini bulacaksınız.
Bu Planın Amacı
Bu plan, Risk Fırsat Analiz Prosedürü’nde tanımlanan yıllık değerlendirme toplantısının katılımcı listesini ve tarihini önceden kayıt altına alır; toplantı sonrasında gerçek katılımın plana uygun olup olmadığı denetimde karşılaştırılır.
Plan Hangi Bilgileri İçerir?
- Katılımcı personelin adı
- Katılımcının bağlı olduğu bölüm
- Toplantının planlanan tarihi
Örnek Katılımcı Tablosu
| Katılımcı | Bölüm | Planlanan Tarih |
|---|---|---|
| Kalite Yönetim Lideri | Kalite | 10 Kasım |
| Operasyon Lideri | Üretim | 10 Kasım |
| Satın Alma Sorumlusu | Satın Alma | 10 Kasım |
| Muhasebe Sorumlusu | Mali İşler | 10 Kasım |
| Depo ve Sevkiyat Sorumlusu | Lojistik | 10 Kasım |
Toplantı, genellikle Yönetimin Gözden Geçirmesi’nden bir ay önce, risk fırsat ekip lideri ve tüm proses liderlerinin katılımıyla gerçekleştirilir.
Bu Basit Doküman Denetimde Neden Önemli?
Bu plan tek başına küçük bir doküman gibi görünse de, denetçiler için toplantının gerçekten planlı ve kapsayıcı yapıldığının ilk kanıtıdır. Denetçi, plandaki katılımcı listesini toplantı tutanağındaki gerçek katılımla karşılaştırır; planlanan ama hiç katılmayan kişilerin olması veya toplantının plandaki tarihten çok farklı bir tarihte yapılması, sürecin ciddiyetle yürütülmediğinin bir işaretidir.
Sık Yapılan Hatalar
- Planı hazırlayıp toplantıyı hiç o tarihte yapmamak.
- Sadece kalite departmanını davet edip diğer proses liderlerini dahil etmemek.
- Planlanan katılımcı ile toplantıya gerçekten katılan kişi arasında tutarsızlık olması.
- Planı her yıl aynı tarihe kopyalayıp gerçek program değişikliklerini yansıtmamak.
- Toplantı Karar Formu ile bu planı hiç ilişkilendirmemek.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu plan, Risk Fırsat Analiz Toplantı Karar Formu ve Risk Fırsat Analiz Prosedürü ile birlikte kullanılır; risk yönetiminin periyodik ve planlı yürütüldüğünün kanıtını oluşturur.
Sıkça Sorulan Sorular
Bu toplantı yılda kaç kez yapılmalı?
Standart en az yılda bir kez şart koşar; ancak önemli bir değişiklik (yeni ürün, yeni pazar, ciddi bir uygunsuzluk) olduğunda ek toplantılar da planlanabilir.
Toplantıya tüm çalışanlar mı katılmalı?
Hayır, genellikle proses liderleri ve risk fırsat ekip üyeleri katılır; tüm çalışanların katılımı beklenmez.
Planlanan bir katılımcı toplantıya katılamazsa ne olmalı?
Yerine bir vekil katılmalı ve bu durum toplantı tutanağında not edilmelidir; hiç temsil edilmemiş bir bölüm, o bölümün risklerinin eksik değerlendirilmesine yol açabilir.
Bu plan ile YGG toplantı planı aynı mı?
Hayır, ayrı dokümanlardır; risk toplantısı genellikle YGG’den önce yapılır ve sonuçları YGG’ye girdi olarak sunulur.
Plan ne zaman hazırlanmalı?
Toplantı tarihinden makul bir süre önce (örneğin 2-4 hafta), katılımcıların takvimlerini ayarlayabilmesi için hazırlanması önerilir.
Risk yönetimi toplantılarınızı planlamak, katılım takibinizi denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.