İçindekiler
ISO 9001 Müşteri ve Tedarikçi Mülkünün Korunması Prosedürü, kuruluş bünyesinde bulunan ancak müşteri veya tedarikçiye ait ürün, numune, veri ve dokümanların kaybolmadan ve hasar görmeden muhafaza edilmesini düzenleyen, Madde 8.5.3 şartını karşılayan dokümandır. Bu rehberde üçüncü taraf mülkünün nasıl tanımlandığını, hangi tedbirlerin alınması gerektiğini ve bir zarar durumunda izlenecek yolu bulacaksınız.
Bu Prosedürün Amacı
Prosedürün amacı, kuruluş bünyesindeki müşteri ve tedarikçi mülkünün gereken şartlarda korunmasını ve zamanında sevkiyatının/geri teslimatının sağlanmasını güvence altına almaktır. Bu şart, doğrudan üretilen ürünlerin yanı sıra ödünç verilen ekipman, test numunesi veya müşterinin sağladığı teknik veriler için de geçerlidir.
Tanımlar
- Müşteri Mülkü: Müşteriye ait, henüz sevk edilmemiş ürünler; müşteri şikâyet/geri bildirim kayıtları; müşteriye ait teknik doküman, numune veya ekipman.
- Tedarikçi Mülkü: Tedarikçiye ait numune, test raporu, kayıt veya doküman.
- Muhafaza: İlgili tarafa ait mülkiyetin elleçleme, taşıma ve sevkiyat süresince zarar görmeden takip ve kontrol edilmesi için alınan tüm tedbirler.
Uygulama Adımları
- Üretimi tamamlanan ürünler, ilgili fatura ve irsaliyeleriyle birlikte sevkiyat alanında muhafaza edilir ve sevk öncesi gözle kontrol edilir.
- Müşteri ve tedarikçi mülkü, karışmayı önlemek amacıyla depolamada birbirinden ve kuruluşun kendi ürünlerinden ayrı tutulur.
- Giriş kontrolü yapılarak nem, toz, darbe gibi dış etkenlerden korunacak şekilde saklanır.
- Yanlış sevkiyatı önlemek amacıyla lojistik/depo sorumlusu sevkiyat öncesi eşleştirme kontrolü yapar.
- Müşteri veya tedarikçiden gelen malzeme, ilgili tarafın izni olmadan başka bir amaçla kullanılamaz.
- Müşteri talep ettiğinde kendi mülküne ait güncel durum ve konum bilgisi kendisiyle paylaşılabilecek şekilde kayıt tutulur.
Zarar veya Kayıp Durumunda İzlenecek Yol
Muhafaza edilen bir mülkte hasar, kayıp veya kullanıma uygunsuzluk fark edildiğinde önce sebep-sonuç değerlendirmesi yapılır: hasar kuruluş kaynaklı mı, taşıma sırasında mı, yoksa mülk zaten hasarlı mı teslim alınmış? Bu değerlendirme Hasar Kayıp Raporu’na işlenir ve mülk sahibi (müşteri veya tedarikçi) Müşteri/Tedarikçi Bilgilendirme Formu ile durumdan haberdar edilir. Bildirim, sorumluluğun gizlenmesi değil şeffaf şekilde yönetilmesi amacını taşır.
Gizlilik Şartları
Müşteri veya tedarikçiye ait teknik doküman, tasarım verisi veya ticari bilgi niteliğindeki mülkler için gerekli görüldüğünde gizlilik sözleşmesi hazırlanır ve ilgili personel tarafından imzalanır. Bu, özellikle tasarım/geliştirme faaliyeti olan veya müşteri özel teknik çizim paylaşan kuruluşlarda önem kazanır.
Denetimde Bu Prosedür Nasıl Değerlendirilir?
Denetçi genellikle depoyu ziyaret ederek müşteri/tedarikçi mülkünün fiziksel olarak ayrı tutulup tutulmadığını, etiketleme ve tanımlamanın yapılıp yapılmadığını gözlemler. Geçmişte bir hasar/kayıp yaşanmışsa, bu olayın Hasar Kayıp Raporu’na işlenip işlenmediği ve mülk sahibine bildirim yapılıp yapılmadığı sorgulanır.
Sık Yapılan Hatalar
- Müşteri mülkünü kendi hammadde/ürünüyle aynı alanda, ayrım yapmadan depolamak.
- Zarar/kayıp yaşandığında mülk sahibine hiç bildirim yapmamak.
- Tedarikçiden gelen numuneyi izinsiz başka bir test veya amaçla kullanmak.
- Gizlilik gerektiren teknik dokümanları herkesin erişebileceği ortak alanlarda tutmak.
- Hasar Kayıp Raporu’nu doldurup hiçbir düzeltici aksiyon almadan kapatmak.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu prosedür; Hasar Kayıp Raporu, Müşteri/Tedarikçi Bilgilendirme Formu ve Depolama ve Sevkiyat Talimatı ile birlikte çalışır. Sevkiyat aşamasındaki genel muhafaza kuralları Depolama ve Sevkiyat Talimatı’nda, üçüncü taraf mülküne özgü kurallar bu prosedürde tanımlanır.
Sıkça Sorulan Sorular
Müşteri mülkü sadece fiziksel ürünleri mi kapsar?
Hayır, müşteriye ait teknik doküman, numune, ekipman ve hatta müşteri şikâyet kayıtları da bu kapsamda değerlendirilir.
Hasar durumunda müşteri her zaman bilgilendirilmeli mi?
Evet, hasarın büyüklüğü fark etmeksizin şeffaflık ilkesi gereği mülk sahibi bilgilendirilmelidir.
Gizlilik sözleşmesi her müşteri için gerekli mi?
Hayır, sadece hassas teknik veya ticari bilgi paylaşımı olan durumlarda gerekli görülür.
Tedarikçiden gelen numune ne kadar süre saklanmalı?
Süre kuruluşun politikasına ve sözleşme şartlarına göre belirlenir; testi tamamlanan numune sözleşmede belirtilen süre sonunda iade edilebilir veya imha edilebilir.
Bu prosedür ile Depolama ve Sevkiyat Talimatı aynı mı?
Hayır, Depolama ve Sevkiyat Talimatı genel muhafaza kurallarını kapsar; bu prosedür özellikle üçüncü taraflara (müşteri/tedarikçi) ait mülkün korunmasına odaklanır.
Müşteri ve tedarikçi mülkünüzü ISO 9001 Madde 8.5.3 şartlarına uygun şekilde korumak veya belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.