ISO 9001 Satın Alma Prosedürü

ISO 9001 Satın Alma Prosedürü, tedarikçi seçimi, değerlendirmesi ve satın alma taleplerinin nasıl yönetileceğini tanımlayan, standardın Madde 8.4 “Dışarıdan Sağlanan Proses, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü” şartını karşılayan dokümandır. Bu rehberde satın alma planlarının nasıl kurulacağını, tedarikçi puanlama sistemini ve denetimde en çok sorulan noktaları bulacaksınız.

Bu Prosedürün Amacı

Prosedürün amacı, kaliteyi doğrudan etkileyen tüm satın almalarda tedarikçilerin objektif kriterlerle değerlendirilmesini, seçilmesini ve performanslarının düzenli olarak ölçülmesini sağlamaktır. Uygulamadan satın alma sorumlusu ve operasyon/üretim lideri birlikte sorumludur.

Satın Alma Taleplerinin Planlanması

Kuruluş, düzenli tekrar eden satın almaları iki ayrı planda toplar:

• Onaylı Satın Alma Planı: Tedarikçi değerlendirmesi yapılan, düzenli alınan malzeme/hizmetlerin hangi onaylı tedarikçiden temin edileceğini gösterir.
• Onaysız Satın Alma Planı: Tedarikçi değerlendirmesinin pratikte uygulanamayacağı perakende, tekel niteliğindeki veya tek yetkili satıcısı olan ürün/hizmetleri listeler; bu alımlar ilgili bölüm sorumlusu veya satın alma sorumlusu tarafından doğrudan yapılır.

Planlarda yer almayan bir ihtiyaç ortaya çıktığında, talep eden bölüm Satın Alma Talep Formu’nu doldurarak satın alma sorumlusuna iletir. Genel müdür veya üretim lideri onayının ardından talep; tek seferlik bir alımsa Onaysız Satın Alma Planı’na işlenir, düzenli tekrar edecek bir alımsa Tedarikçi Seçme ve Değerlendirme süreci başlatılır.

Tedarikçi Seçme ve Değerlendirme Süreci

Yeni bir tedarikçi adayı, Tedarikçi Bilgi ve Değerlendirme Formu ile ön değerlendirmeye alınır. Aşağıdaki tablo örnek bir puanlama mantığını gösterir; her kuruluş kriterleri kendi satın alma politikasına göre uyarlayabilir:

Toplam 100 puan üzerinden değerlendirilen tedarikçiler puanlarına göre sıralanarak Onaylı Tedarikçi Listesi’ne eklenir; genellikle en yüksek puanı alan tedarikçiyle çalışmaya başlanır. Puanlama sisteminin amacı, tedarikçi seçiminin kişisel tercihe değil ölçülebilir kriterlere dayanmasını sağlamaktır.

Periyodik Yeniden Değerlendirme

Tedarikçi ilişkisi tek seferlik bir onayla bitmez. İlk çalışma döneminden belirli bir süre (örneğin 6 ay) sonra tedarikçi tekrar değerlendirilir; puan önceden belirlenmiş bir eşiğin (örneğin 60) altına düşerse, listede sıradaki tedarikçiyle çalışmaya geçilir. Sonraki dönemlerde ise yıllık bir kontrol değerlendirmesi yapılır ve sonuç Onaylı Tedarikçi Listesi’ndeki “kontrol puanı” alanına işlenir. Bu periyodik döngü, düşen performansın erken fark edilmesini sağlar.

Denetimde Bu Prosedür Nasıl Değerlendirilir?

Denetçi genellikle Onaylı Tedarikçi Listesi’nden birkaç tedarikçi seçer ve o tedarikçiye ait Tedarikçi Bilgi ve Değerlendirme Formu’nun dolu olup olmadığını, puanlamanın tutarlı yapılıp yapılmadığını, periyodik yeniden değerlendirmenin zamanında yapılıp yapılmadığını kontrol eder. Ayrıca listede olmayan bir tedarikçiden düzenli alım yapıldığı tespit edilirse, bu prosedürün sahada uygulanmadığının işareti olarak değerlendirilir.

Sık Yapılan Hatalar

• Onaylı Tedarikçi Listesi dışından düzenli tedarikçiyle çalışmaya başlayıp listeyi güncellememek.
• Puanlamayı öznel yorumla yapıp destekleyici belge/kanıt aramadan puan vermek.
• Periyodik yeniden değerlendirme tarihini kaçırmak veya hiç takip etmemek.
• Onaysız Satın Alma Planı’nı, aslında tedarikçi değerlendirmesi gerektiren düzenli alımlar için de kullanmak.
• Satın Alma Talep Formu doldurulmadan doğrudan sipariş vermek.

Diğer Dokümanlarla İlişkisi

Bu prosedür; Tedarikçi Bilgi ve Değerlendirme Formu, Onaylı Tedarikçi Listesi, Onaylı/Onaysız Satın Alma Planı ve Satın Alma Talep Formu ile birlikte çalışır ve Operasyon Prosedürü’ndeki dışarıdan sağlanan girdilerin kontrolüyle doğrudan ilişkilidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Her satın alma için tedarikçi değerlendirmesi gerekli mi?

Hayır, sadece düzenli tekrar eden ve kaliteyi etkileyen alımlar için gereklidir; tek seferlik veya tekel ürün alımları Onaysız Satın Alma Planı kapsamında doğrudan yapılabilir.

Puanlama kriterleri sabit mi olmalı?

Hayır, kriterler kuruluşun sektörüne ve satın alma politikasına göre belirlenir; önemli olan kriterlerin objektif ve tutarlı şekilde uygulanmasıdır.

Puanı düşen bir tedarikçiyle çalışmaya hemen son verilir mi?

Genellikle önce iyileştirme fırsatı verilir; puan eşiğin altında kalırsa listede sıradaki tedarikçiye geçiş yapılır.

Yeni bir tedarikçi acil ihtiyaç için değerlendirme yapılmadan kullanılabilir mi?

Acil ve tek seferlik bir ihtiyaçta kullanılabilir, ancak düzenli çalışma planlanıyorsa değerlendirme süreci sonradan tamamlanmalıdır.

Bu prosedür ile Tedarikçi Bilgi ve Değerlendirme Formu aynı doküman mı?

Hayır, bu prosedür genel satın alma sürecini tanımlar; Tedarikçi Bilgi ve Değerlendirme Formu ise değerlendirme adımında kullanılan spesifik puanlama formudur.

Satın alma ve tedarikçi değerlendirme süreçlerinizi ISO 9001 Madde 8.4 şartlarına uygun şekilde kurmak veya belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.