İçindekiler
Listede Hangi Alanlar Yer Alır?
Bu Liste Denetimde Neden Sıkça Sorgulanır?
Denetimde Bu Liste Nasıl Değerlendirilir?
Her pozisyon için mutlaka ayrı bir görev tanımı gerekir mi?
Bu liste organizasyon şemasıyla nasıl eşleşir?
Stajyer veya geçici personel için de görev tanımı gerekir mi?
Görev Tanımları Doküman Listesi, kuruluştaki tüm pozisyonlara ait görev tanımlarının doküman numarası, yayın tarihi ve revizyon bilgisini izleyen kayıt listesidir. Bu rehberde listenin alanlarını, örnek bir doldurulmuş tabloyu ve bu listenin denetimde neden sıkça sorgulandığını bulacaksınız.
Bu Listenin Amacı
Bu liste, Madde 5.3 (Organizasyonel Roller) kapsamında hazırlanan tüm görev tanımlarının “GÖREV-001” formatında numaralandırılarak izlenmesini sağlar.
Listede Hangi Alanlar Yer Alır?
- Doküman no (GÖREV-001 formatında)
- Doküman adı (pozisyon unvanı)
- Yayın tarihi
- Revizyon numarası
Örnek Doldurulmuş Liste
| Doküman No | Doküman Adı | Revizyon No |
|---|---|---|
| GÖREV-001 | Genel Müdür Görev Tanımı | Rev.0 |
| GÖREV-002 | Kalite Yönetim Lideri Görev Tanımı | Rev.1 |
| GÖREV-003 | Operasyon Lideri Görev Tanımı | Rev.0 |
| GÖREV-004 | Satın Alma Sorumlusu Görev Tanımı | Rev.0 |
Bu Liste Denetimde Neden Sıkça Sorgulanır?
Denetçiler için bu liste, organizasyon şemasındaki her pozisyon için gerçekten bir görev tanımının hazırlanıp hazırlanmadığını hızlıca kontrol etmenin en pratik yoludur. Organizasyon şemasında görünen ama bu listede karşılığı olmayan bir pozisyon, Madde 5.3’ün eksik uygulandığının doğrudan göstergesidir.
Denetimde Bu Liste Nasıl Değerlendirilir?
Denetçiler, organizasyon şeması ile bu listeyi yan yana koyup her pozisyonun bir görev tanımına sahip olup olmadığını karşılaştırır. Ayrıca listede kayıtlı bir görev tanımının, o pozisyondaki kişi tarafından fiilen imzalanıp imzalanmadığı da sorgulanabilir.
Sık Yapılan Hatalar
- Yeni bir pozisyon açıldığında görev tanımı hazırlanıp listeye eklenmemesi.
- Organizasyon şeması ile bu listenin tutarsız olması (şemada olan pozisyonun listede olmaması).
- Kişi değiştiğinde görev tanımını yeniden imzalatmadan revizyon yapılmış gibi göstermek.
- Aynı pozisyon için birden fazla, birbiriyle çelişen görev tanımı nüshası bulunması.
- Listeyi sadece kalite departmanının bilmesi, İnsan Kaynakları ile paylaşılmaması.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu liste, organizasyon şemasındaki her pozisyon için bir görev tanımının hazırlanmış olduğunun kanıtını oluşturur ve Organizasyon Şeması ile birlikte kullanılır.
Sıkça Sorulan Sorular
Her pozisyon için mutlaka ayrı bir görev tanımı gerekir mi?
Evet, standart her rolün yetki ve sorumluluğunun tanımlı olmasını ister; aynı unvanı taşıyan birden fazla kişi aynı görev tanımını paylaşabilir.
Bu liste organizasyon şemasıyla nasıl eşleşir?
İdeal olarak, şemadaki her kutunun bu listede karşılık gelen bir görev tanımı numarası olmalıdır; bu eşleşme denetimde doğrudan kontrol edilir.
Stajyer veya geçici personel için de görev tanımı gerekir mi?
Kalite ile ilgili bir görevde çalışacaksa evet; tamamen destek amaçlı, kısa süreli görevlerde işletmenin takdirine bağlıdır.
Bu liste ne sıklıkla güncellenmelidir?
Yeni bir pozisyon açıldığında, bir görev tanımı revize edildiğinde veya organizasyon yapısı değiştiğinde anında güncellenmelidir.
Aynı kişi birden fazla görev tanımına sahip olabilir mi?
Evet, özellikle küçük işletmelerde bir kişi birden fazla rolü üstlenebilir; bu durumda her rol için ayrı görev tanımı hazırlanması önerilir.
Organizasyonel rol dokümantasyonunuzu düzenlemek, görev tanımı-şema uyumunuzu denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.