ISO 9001 İç Tetkik Standard Matrisi

ISO 9001 İç Tetkik Standard Matrisi, standardın her maddesinin kuruluş içinde hangi proses veya bölüm tarafından sahiplenildiğini gösteren eşleştirme tablosudur. Bu rehberde matrisin nasıl kurulacağını, iç tetkik planlamasında nasıl kullanılacağını ve denetimde dikkat edilecek noktaları bulacaksınız.

Bu Matrisin Amacı

Matris, iç tetkik planlaması yapılırken standardın hangi maddesinin hangi bölümü ilgilendirdiğini hızlıca görmeyi sağlar; böylece tetkikçi doğru bölümde doğru soruları sorar ve hiçbir madde tetkik kapsamı dışında kalmaz.

Standart Maddesi – Bölüm Eşleştirmesi

Matris Tetkik Planlamasında Nasıl Kullanılır?

İç Tetkik Planı hazırlanırken, her bölüm için hangi standart maddelerinin sorulacağı bu matrisden okunur. Örneğin Satın Alma bölümü tetkik edilecekse, matris Madde 8’in bu bölümü ilgilendirdiğini gösterir ve tetkikçi doğrudan Madde 8.4 “Dışarıdan Sağlanan Proses, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü” sorularına yönelir. Bu, tetkikçinin ilgisiz maddelerle zaman kaybetmesini önler ve tetkikin kapsamının standardın tümünü periyodik olarak kapsadığını garanti eder.

Denetimde Bu Matris Nasıl Değerlendirilir?

Denetçi, yıl içindeki tüm iç tetkiklerin toplamda standardın her maddesini kapsayıp kapsamadığını bu matrisle karşılaştırır. Bir maddenin (örneğin Madde 7 Destek) hiçbir bölümde hiç tetkik edilmediği tespit edilirse, iç tetkik programının eksik kapsamlı olduğu şeklinde bulgu oluşabilir.

Sık Yapılan Hatalar

• Matrisi bir kez hazırlayıp organizasyon yapısı değiştiğinde güncellememek.
• Bazı maddeleri (özellikle Madde 4 ve Madde 5 gibi “yönetimsel” maddeleri) hiçbir bölüme atamayıp tetkik kapsamı dışı bırakmak.
• Matrisi hazırlayıp İç Tetkik Planı ile hiç ilişkilendirmemek.
• Yeni açılan bir bölüm veya proses için matrise satır eklemeyi unutmak.
• Aynı maddeyi birden fazla bölüme atayıp hangi bölümün asıl sorumlu olduğunu netleştirmemek.

Diğer Dokümanlarla İlişkisi

Bu matris; İç Tetkik Planı, İç Tetkik Soru Listeleri ve İç Tetkik Prosedürü ile birlikte çalışır. Matris “hangi madde hangi bölümü ilgilendiriyor” sorusunu, Soru Listeleri ise “bu madde için hangi sorular sorulmalı” sorusunu yanıtlar.

Sıkça Sorulan Sorular

Küçük bir kuruluşta bu matrise gerçekten ihtiyaç var mı?

Evet, kuruluş küçük olsa da standardın tüm maddelerinin tetkik kapsamında olduğunu göstermek için faydalı bir araçtır.

Bir madde birden fazla bölümü ilgilendiriyorsa nasıl gösterilir?

Matriste birden fazla bölüm yan yana listelenebilir; önemli olan hiçbirinin atlanmamasıdır.

Matris her yıl yeniden mi hazırlanmalı?

Organizasyon yapısı değişmediyse yeniden hazırlamaya gerek yoktur, ancak periyodik gözden geçirme önerilir.

Bu matris İç Tetkik Soru Listelerinin yerine mi geçer?

Hayır, matris sadece madde-bölüm eşleştirmesini gösterir; asıl denetim soruları Soru Listelerinde yer alır.

Matriste yer almayan bir bölüm tetkik edilmeyebilir mi?

Hayır, matriste eksik bir bölüm varsa bu bir planlama hatasıdır ve tamamlanması gerekir; her bölümün en az bir maddeyle ilişkilendirilmesi beklenir.

İç tetkik kapsamınızı standardın tüm maddelerini eksiksiz kapsayacak şekilde planlamak veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.