İçindekiler
ISO 9001 Proses Bilgi Kartı, bir prosesin amacını, girdi-çıktılarını, kaynaklarını ve risk-fırsat ilişkisini tek sayfada özetleyen standart şablondur. Bu rehberde kartın alanlarını, örnek bir doldurulmuş kartı ve her proses için neden ayrı kart hazırlanması gerektiğini bulacaksınız.
Bu Kartın Amacı
Kart, Madde 4.4 “Kalite Yönetim Sistemi ve Prosesleri” kapsamında her prosesin proses yaklaşımı ilkelerine göre tanımlanmasını sağlar. Süreç Proses Etkileşim Şeması genel resmi gösterirken, bu kart her prosesin kendi içindeki detayları (kim sorumlu, hangi kaynak gerekli, hangi risk var) tek sayfada toplar.
Kartta Yer Alan Bilgiler
| Alan | Açıklama |
|---|---|
| Proses Adı / Sahibi | Prosesin adı, sorumluluk-yetki ve proses sahibi |
| Amaç ve Kapsam | Prosesin var oluş nedeni, kritik kontrol noktaları |
| Girdiler / Faaliyetler / Çıktılar | Prosesin aldığı girdiler, yaptığı faaliyetler, ürettiği çıktılar |
| İlişkili Taraflar | Girdilerin kaynakları, çıktıları alan bölüm/prosesler |
| Risk ve Fırsatlar | Prosese özgü risk-fırsat belirleme faaliyetleri |
| Performans Kriterleri | Prosesin başarısını ölçen göstergeler |
| Kaynaklar | İnsan, altyapı, çalışma ortamı ihtiyaçları |
| İlgili Doküman/Kayıtlar | Prosesi destekleyen prosedür, form ve kayıtlar |
Örnek Doldurulmuş Kart
| Alan | Örnek İçerik |
|---|---|
| Proses Adı | Bakım Onarım Prosesi |
| Sahibi | Bakım Onarım Sorumlusu |
| Girdi | Arıza bildirimi, planlı bakım takvimi |
| Çıktı | Onarılmış/bakımı yapılmış ekipman, bakım kaydı |
| Performans Kriteri | Ortalama arıza giderme süresi |
| İlgili Doküman | Bakım Onarım Prosedürü, Bakım Onarım Formu |
Her Proses İçin Neden Ayrı Kart Gerekir?
Kuruluşun tüm prosesleri için tek bir genel açıklama yeterli olmaz; her prosesin kendine özgü girdi-çıktısı, riski ve performans göstergesi vardır. Ayrı kartlar hazırlamak, hem her proses sahibinin kendi sorumluluğunu net görmesini sağlar hem de denetimde herhangi bir prosesin detaylarına hızlıca ulaşılmasını mümkün kılar.
Denetimde Bu Kart Nasıl Değerlendirilir?
Denetçi, karttaki bilgilerin sahadaki gerçek uygulamayla örtüşüp örtüşmediğini kontrol eder. Kartta belirtilen performans kriterinin gerçekten ölçülüp ölçülmediği veya kartta yer alan risklerin Risk Fırsat Analiz Prosedürü’ne yansıyıp yansımadığı sıkça sorgulanan noktalardır.
Sık Yapılan Hatalar
- Kartı hazırlayıp proses değiştiğinde (yeni bir girdi/çıktı eklendiğinde) güncellememek.
- Performans kriterini belirleyip hiç ölçmemek.
- Risk ve fırsatlar alanını genel ifadelerle doldurup prosese özgü somut riskleri yazmamak.
- Kartı hazırlayan kişi dışında proses sahibinin karttan haberdar olmaması.
- Süreç Proses Etkileşim Şeması’ndaki genel akışla kart içeriği arasında tutarsızlık olması.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu kart; Süreç Proses Etkileşim Şeması, Risk Fırsat Analiz Prosedürü ve Performans Değerlendirme Prosedürü ile birlikte çalışır ve proses yaklaşımının en detaylı seviyedeki kanıtını oluşturur.
Sıkça Sorulan Sorular
Her proses için mutlaka ayrı bir kart mı gerekir?
Evet, kuruluşun tanımladığı her ana ve destek proses için ayrı bir kart hazırlanması önerilir.
Kart kaç sayfa olmalı?
Adından da anlaşılacağı gibi, ideal olarak tek sayfada tüm bilgileri özetlemeyi hedefler.
Performans kriteri her zaman sayısal mı olmalı?
Mümkünse ölçülebilir/sayısal olması önerilir (süre, oran, adet gibi), ancak bazı prosesler için niteliksel kriterler de kullanılabilir.
Kartı kim hazırlamalı?
Genellikle proses sahibi, gerekirse Kalite Yönetim Sorumlusu desteğiyle hazırlar.
Bu kart ile Pazarlama ve Satış Proses Bilgi Kartı aynı şablon mu?
Evet, aynı genel şablon kullanılır; Pazarlama ve Satış Proses Bilgi Kartı bu genel şablonun spesifik bir prosese uygulanmış örneğidir.
Tüm proseslerinizi standart bir şablonla tek sayfada özetlemek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.