İçindekiler
Risk Fırsat Analiz Toplantı Karar Formu, yıllık risk değerlendirme toplantısının gündemini, alınan kararları ve katılımcı imzalarını kayıt altına alan tutanak niteliğindeki dokümandır. Bu rehberde formun bölümlerini, örnek bir gündem-karar tablosunu ve bu tutanağın denetimde nasıl kullanıldığını bulacaksınız.
Bu Formun Amacı
Bu form, risk değerlendirme toplantısının gerçekten yapıldığını, hangi konuların görüşüldüğünü ve hangi kararların alındığını kanıtlayan resmi tutanaktır.
Karar Formunda Hangi Bölümler Yer Alır?
- Toplantı tarihi ve yeri
- Risk değerlendirme toplantısı gündem maddeleri
- Toplantı kararları
- Katılımcıların ad soyad ve imzaları
Örnek Gündem ve Karar Tablosu
| Gündem Maddesi | Alınan Karar |
|---|---|
| Geçen yılki risk kayıtlarının gözden geçirilmesi | 3 risk kapatıldı, 2 risk açık kaldı ve takibe devam edilecek |
| Yeni tedarikçi riskinin değerlendirilmesi | Alternatif tedarikçi araştırması başlatılacak |
| Müşteri şikâyetlerinin risk listesine yansıtılması | Üretim sürecine ek kontrol noktası eklenecek |
| Bir sonraki toplantı tarihinin belirlenmesi | Gelecek yıl aynı dönemde tekrar toplanılacak |
Her toplantıda alınan kararlar, Bağlam Risk Fırsat Etki Değerlendirme Planı’na aktarılarak izlenir; bu form olmadan planda yapılan güncellemelerin nereden geldiği izlenemez hale gelir.
Denetimde Bu Form Nasıl Değerlendirilir?
Denetçiler, karar formunda yazan kararların gerçekten uygulanıp uygulanmadığını, Risk Fırsat Etki Değerlendirme Planı’ndaki güncellemelerle örtüşüp örtüşmediğini kontrol eder. İmzasız bir tutanak veya kararı olmayan, sadece “toplantı yapıldı” diyen bir form, denetimde zayıf kanıt olarak değerlendirilir.
Sık Yapılan Hatalar
- Toplantı yapılmadan formu doldurup imzalatmak.
- Kararları çok genel yazıp somut bir aksiyon veya sorumlu belirtmemek.
- İmza toplamayı unutmak veya bazı katılımcıların imzasını eksik bırakmak.
- Kararları Risk Fırsat Etki Değerlendirme Planı’na hiç aktarmamak.
- Formu sadece arşivlemek, bir sonraki toplantıda geçmiş kararların takibini yapmamak.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form, Risk Fırsat Analiz Toplantı Planı ve Bağlam Risk Fırsat Etki Değerlendirme Planı ile birlikte kullanılır ve toplantı yönetiminin somut kanıtını oluşturur.
Sıkça Sorulan Sorular
Bu form her risk toplantısında mı doldurulmalı?
Evet, her resmi risk değerlendirme toplantısı için ayrı bir form doldurulması ve arşivlenmesi önerilir.
Karar formu ile toplantı planı aynı doküman mı?
Hayır. Toplantı planı toplantıdan önce kimlerin katılacağını, karar formu ise toplantıdan sonra neyin konuşulup neye karar verildiğini gösterir.
Kararlar hangi ayrıntıda yazılmalı?
Somut ve takip edilebilir olmalıdır; “iyileştirme yapılacak” gibi genel ifadeler yerine “alternatif tedarikçi araştırması Mart ayı sonuna kadar tamamlanacak” gibi net kararlar tercih edilir.
Toplantıya katılamayan biri kararları nasıl onaylar?
Toplantı sonrası kendisine tutanak paylaşılır ve mutabakatı e-posta veya ek imza yoluyla alınabilir.
Bu form dijital imza ile de geçerli mi?
Standart bir imza yöntemi şartı koşmaz; işletmenizin kabul ettiği herhangi bir doğrulanabilir imza yöntemi (ıslak imza, dijital imza, e-posta onayı) kullanılabilir.
Risk toplantılarınızın tutanaklarını standartlaştırmak, karar takibinizi denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.