İçindekiler
Proses Bilgi Formları Doküman Listesi, her sürece ait proses bilgi kartlarının (girdi, çıktı, sahibi, kritik kontrol noktaları) doküman numarası ve revizyon bilgisini izleyen kayıt listesidir. Bu rehberde listenin alanlarını, örnek bir doldurulmuş tabloyu ve proses yaklaşımıyla ilişkisini bulacaksınız.
Bu Listenin Amacı
Bu liste, Madde 4.4 (Proses Yaklaşımı) kapsamında hazırlanan proses bilgi kartlarının güncelliğini izler.
Listede Hangi Alanlar Yer Alır?
- Doküman no
- Doküman adı (süreç adı)
- Yayın tarihi
- Revizyon numarası
Örnek Doldurulmuş Liste
| Doküman No | Doküman Adı | Revizyon No |
|---|---|---|
| PBK-001 | Pazarlama ve Satış Proses Bilgi Kartı | Rev.0 |
| PBK-002 | Satın Alma Proses Bilgi Kartı | Rev.1 |
| PBK-003 | Ürün ve Hizmet Gerçekleştirme Proses Bilgi Kartı | Rev.0 |
| PBK-004 | İnsan Kaynakları Proses Bilgi Kartı | Rev.0 |
Proses Bilgi Kartı Nedir, Neden Önemlidir?
Her proses bilgi kartı, ilgili sürecin girdisini, çıktısını, sürecin sahibini, kritik kontrol noktalarını ve performans göstergelerini tek bir sayfada özetler. Bu liste, kuruluşun tanımladığı tüm süreçlerin gerçekten bir proses bilgi kartına sahip olup olmadığını hızlıca kontrol etmeyi sağlar; eksik kalan bir süreç, proses yaklaşımının tam uygulanmadığının işaretidir.
Denetimde Bu Liste Nasıl Değerlendirilir?
Denetçiler, Proses Etkileşim Şeması’nda görünen her sürecin bu listede karşılığı olup olmadığını kontrol eder. Şemada adı geçen ama bilgi kartı bulunmayan bir süreç, tipik bir tutarsızlık bulgusudur.
Sık Yapılan Hatalar
- Proses Etkileşim Şeması’ndaki bir süreç için hiç bilgi kartı hazırlamamak.
- Bilgi kartlarını hazırlayıp bu listeye hiç işlememek.
- Süreç birleştirildiğinde veya kaldırıldığında listeyi güncellememek.
- Farklı süreçler için aynı proses bilgi kartını kopyalayıp özelleştirmeden kullanmak.
- Revizyon numaralarını takip etmeyip eski kartın sahada kullanılmaya devam etmesi.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu liste, Proses Etkileşim Şeması ile birlikte proses yaklaşımının somut kanıtını oluşturur.
Sıkça Sorulan Sorular
Her süreç için proses bilgi kartı zorunlu mu?
Standart doğrudan bu isimde bir doküman şart koşmaz, ancak proses yaklaşımının (girdi-çıktı-sahiplik-kontrol) belgelendirilmesi beklenir; bilgi kartı bunun en pratik yoludur.
Proses bilgi kartı ile görev tanımı aynı şey mi?
Hayır. Görev tanımı bir kişinin rolünü, proses bilgi kartı ise bir sürecin bütününü (girdi, çıktı, performans) tanımlar.
Bu liste kaç süreci kapsamalı?
Kuruluşun Proses Etkileşim Şeması’nda tanımladığı tüm ana ve destek süreçleri kapsaması beklenir.
Proses bilgi kartı kim tarafından hazırlanır?
Genellikle sürecin sahibi (bölüm lideri) ile kalite yönetim temsilcisinin ortak çalışmasıyla hazırlanır.
Bu liste ne sıklıkla güncellenmelidir?
Yeni bir süreç tanımlandığında, mevcut bir süreç değiştiğinde veya birleştirildiğinde anında; ayrıca yılda bir genel gözden geçirme önerilir.
Proses yaklaşımı dokümantasyonunuzu düzenlemek, süreç bilgi kartlarınızı denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.