İçindekiler
Listede Hangi Alanlar Yer Alır?
Şemalar Neden Ayrı Bir Doküman Türü Olarak Kodlanır?
Denetimde Bu Liste Nasıl Değerlendirilir?
Organizasyon Şeması ne sıklıkla güncellenmelidir?
Şemalar hangi yazılımla hazırlanmalı?
Bu liste ile diğer doküman listeleri (form, talimat) birleştirilebilir mi?
Proses Etkileşim Şeması ile Proses Bilgi Kartları arasındaki fark nedir?
Şema Dokümanları Listesi, kuruluştaki tüm akış şemalarının (proses akışları, organizasyon şeması vb.) doküman numarası ve revizyon bilgisini izleyen kayıt listesidir. Bu rehberde listenin alanlarını, örnek bir doldurulmuş tabloyu ve şemaların diğer doküman türlerinden neden ayrı kodlandığını bulacaksınız.
Bu Listenin Amacı
Bu liste, “AŞM-001” formatında numaralandırılan tüm akış şemalarının güncelliğini izler.
Listede Hangi Alanlar Yer Alır?
- Doküman no (AŞM-001 formatında)
- Doküman adı
- Yayın tarihi
- Revizyon numarası
Örnek Doldurulmuş Liste
| Doküman No | Doküman Adı | Revizyon No |
|---|---|---|
| AŞM-001 | Organizasyon Şeması | Rev.2 |
| AŞM-002 | Süreç Proses Etkileşim Şeması | Rev.1 |
| AŞM-003 | Satın Alma Süreç Akış Şeması | Rev.0 |
| AŞM-004 | İnsan Kaynakları Akış Şeması | Rev.0 |
Şemalar Neden Ayrı Bir Doküman Türü Olarak Kodlanır?
Şemalar, metin ağırlıklı prosedür ve talimatlardan farklı olarak görsel bir formatta hazırlanır ve genellikle organizasyon değişikliklerinde (yeni pozisyon, yeni süreç) sık revize edilir. Bu farklı doğa nedeniyle ayrı kodlanmaları, hem hazırlama hem revizyon takibini kolaylaştırır.
Denetimde Bu Liste Nasıl Değerlendirilir?
Denetçiler, özellikle Organizasyon Şeması’nın güncel personel durumunu yansıtıp yansıtmadığını kontrol eder — işten ayrılan veya yeni gelen personelin şemaya yansımaması sık karşılaşılan bir bulgudur. Aynı şekilde, Proses Etkileşim Şeması’nın gerçek süreç akışıyla uyumu da sorgulanır.
Sık Yapılan Hatalar
- Personel değişikliklerini Organizasyon Şeması’na yansıtmamak.
- Yeni bir süreç eklendiğinde Proses Etkileşim Şeması’nı güncellememek.
- Şemaları hazırlayıp bu listeye hiç işlememek.
- Şemaların eski, düşük çözünürlüklü kopyalarını kullanmaya devam etmek.
- Organizasyon Şeması ile Görev Tanımları Listesi arasında tutarsızlık olması.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu liste, süreçlerin görsel dokümantasyonunun kontrol altında tutulmasını sağlar ve Organizasyon Şeması ile Proses Etkileşim Şeması ile birlikte kullanılır.
Sıkça Sorulan Sorular
Organizasyon Şeması ne sıklıkla güncellenmelidir?
Her personel değişikliğinde (işe alım, ayrılma, terfi) mümkün olan en kısa sürede güncellenmesi önerilir.
Şemalar hangi yazılımla hazırlanmalı?
Standart bir yazılım şartı koşmaz; Word, PowerPoint, Excel veya özel şema yazılımlarının herhangi biri kullanılabilir.
Bu liste ile diğer doküman listeleri (form, talimat) birleştirilebilir mi?
Teknik olarak mümkündür, ancak şemaların görsel ve sık güncellenen doğası nedeniyle ayrı tutulması önerilir.
Proses Etkileşim Şeması ile Proses Bilgi Kartları arasındaki fark nedir?
Şema süreçler arası girdi-çıktı ilişkisini görsel olarak gösterirken, bilgi kartları her sürecin kendi detaylarını (sahip, kontrol noktası) ayrı ayrı tanımlar.
Bu liste ne sıklıkla gözden geçirilmelidir?
Her şema güncellendiğinde anında; ayrıca yılda bir genel gözden geçirme önerilir.
Şema dokümantasyonunuzu güncel tutmak, organizasyon ve süreç görsellerinizi denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.