ISO 9001 Onaysız Satın Alma Planı

ISO 9001 Onaysız Satın Alma Planı, tedarikçi seçme ve değerlendirme sürecinin uygulanamayacağı veya gerekli olmadığı satın almaların (tekel ürünler, mecburi hizmetler, perakende alımlar) kaydedildiği listedir. Bu rehberde bu planın hangi alımları kapsadığını, Onaylı Satın Alma Planı’ndan farkını ve denetimde dikkat edilecek noktaları bulacaksınız.

Bu Planın Amacı

Her satın almanın tedarikçi değerlendirmesinden geçmesi ne pratik ne de anlamlıdır; bir belediyenin su faturası, kırtasiye alışverişi veya tek yetkili distribütörü olan bir yedek parça için puanlama yapmak gereksizdir. Bu plan, böyle alımların da kayıt altında ve izlenebilir olduğunu göstermek için tutulur.

Bu Plana Hangi Alımlar Girer?

• Tekel/tek yetkili ürünler: Sadece bir üreticinin sattığı yedek parça veya lisanslı yazılım gibi alımlar.
• Mecburi hizmetler: Elektrik, su, doğalgaz, internet gibi kamu/altyapı hizmetleri.
• Perakende/yapı marketi alımları: Küçük tutarlı, düzensiz ihtiyaçlar için yapılan doğrudan alışverişler.
• Değerlendirmenin ekonomik olmadığı düşük riskli, düşük tutarlı alımlar.

Planda Hangi Bilgiler Yer Alır?

• Sıra no
• Tedarikçi/satıcı adı
• Alınan ürün ve hizmetler
• Alım gerekçesi (tekel / mecburi hizmet / perakende)

Örnek Plan Görünümü

Bu Plan ile Onaylı Satın Alma Planı Arasındaki Fark

İki plan da düzenli alımları kapsar, ancak aralarındaki temel fark tedarikçi değerlendirmesinin uygulanıp uygulanmamasıdır. Onaylı Satın Alma Planı’ndaki her tedarikçi puanlanmış ve Onaylı Tedarikçi Listesi’nde kayıtlıdır; bu plandaki tedarikçiler için böyle bir değerlendirme zorunlu değildir, çünkü değerlendirme pratik olarak uygulanamaz veya anlamsızdır. Bu ayrımın net tutulması, hangi alımın hangi süreçten geçmesi gerektiğini karıştırmamak için önemlidir.

Denetimde Bu Plan Nasıl Değerlendirilir?

Denetçi, bu plana giren her kalemin gerçekten tedarikçi değerlendirmesinin uygulanamayacağı türden bir alım olup olmadığını sorgular. Aslında düzenli ve değerlendirilebilir bir tedarikçiyle yapılan alımın “pratik değil” gerekçesiyle bu plana kaydedilmesi, sürecin gerçek amacından kaçmak için kullanıldığı şeklinde yorumlanabilir ve bulguya dönüşebilir.

Sık Yapılan Hatalar

• Değerlendirilebilecek düzenli bir tedarikçiyi sadece kolaylık olsun diye bu plana yazmak.
• Alım gerekçesini belirtmeden sadece tedarikçi adını listelemek.
• Planı hiç güncellememek, artık kullanılmayan tedarikçileri listede bırakmak.
• Onaylı ve Onaysız planları birbirine karıştırıp aynı tedarikçiyi iki listede birden göstermek.
• Perakende alımların fiş/fatura kayıtlarıyla desteklenmemesi.

Diğer Dokümanlarla İlişkisi

Bu plan; Satın Alma Prosedürü ve Onaylı Satın Alma Planı ile birlikte kuruluşun tüm satın alma kanallarının haritasını oluşturur. Bir alımın hangi plana gireceği konusunda tereddüt varsa, Satın Alma Prosedürü’ndeki tanım esas alınmalıdır.

Sıkça Sorulan Sorular

Bir alımın onaylı mı onaysız plana gireceğine kim karar verir?

Genellikle satın alma sorumlusu, Satın Alma Prosedürü’ndeki kriterlere göre karar verir; belirsiz durumlarda üretim/operasyon liderinin onayı alınır.

Bu plandaki bir tedarikçi zamanla onaylı plana geçebilir mi?

Evet, alım sıklığı ve tutarı arttıkça, tedarikçi değerlendirmeye alınarak Onaylı Satın Alma Planı’na taşınabilir.

Perakende alımlar için fatura saklamak zorunlu mu?

Zorunlu olmasa da, izlenebilirlik ve denetim kolaylığı açısından fiş/fatura kayıtlarının saklanması önerilir.

Mecburi hizmetler (elektrik, su vb.) için değerlendirme yapılır mı?

Hayır, bu hizmetlerde alternatif tedarikçi seçimi mümkün olmadığından değerlendirme uygulanmaz.

Bu plan ile Onaylı Satın Alma Planı aynı doküman mı?

Hayır, bu plan tedarikçi değerlendirmesinin uygulanamadığı alımları, Onaylı Satın Alma Planı ise değerlendirmeden geçmiş tedarikçilerle yapılan düzenli alımları kapsar.

Tüm satın alma kanallarınızı (onaylı ve onaysız) ISO 9001 şartlarına uygun şekilde kayıt altına almak veya belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.