İçindekiler
Bir kalite yönetim sisteminde onlarca prosedür bulunabilir ve her biri zamanla revize edilir. Prosedür Dokümanları Listesi, kuruluşta yürürlükte olan tüm prosedürlerin hangi doküman numarasıyla, ne zaman yayınlandığını ve hangi revizyon numarasında olduğunu tek bir yerde toplayan bir kontrol tablosudur. Bu rehberde listenin hangi alanları içerdiğini, örnek bir prosedür listesini ve denetimde bu listenin neden bu kadar önemli olduğunu bulacaksınız.
Bu Listenin Amacı
Listenin amacı, ISO 9001 kapsamında hazırlanan tüm prosedürlerin güncelliğini tek bir bakışta görünür kılmak ve eski/geçersiz revizyonların sahada yanlışlıkla kullanılmasının önüne geçmektir. Standardın Madde 7.5 (Dokümante Edilmiş Bilgi) gerekliliklerinin en somut uygulama araçlarından biridir.
Hangi Alanlar Yer Alır?
Doküman no (prosedüre atanan benzersiz kod, örn. PR.01), doküman adı (prosedürün tam başlığı), yayın tarihi (dokümanın ilk yürürlüğe girdiği tarih), revizyon numarası (dokümanın kaçıncı kez güncellendiği).
Örnek Doldurulmuş Liste
Aşağıda, bir kalite yönetim sisteminde tipik olarak yer alan prosedürlerin listeye nasıl işlenebileceğine dair örnek satırlar bulunmaktadır:
| Doküman No | Doküman Adı | Revizyon No |
|---|---|---|
| PR.01 | Kuruluşun Bağlamı Prosedürü | Rev.0 |
| PR.02 | Liderlik Prosedürü | Rev.0 |
| PR.03 | Risk Fırsat Analiz Prosedürü | Rev.0 |
| PR.04 | Kalite Hedefleri ve Planlama Prosedürü | Rev.0 |
| PR.05 | Değişiklik Yönetim Prosedürü | Rev.0 |
| PR.06 | İnsan Kaynakları Prosedürü | Rev.0 |
| PR.07 | Kaynak Yönetim Prosedürü | Rev.0 |
| PR.08 | Doküman Yönetim ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü | Rev.0 |
| PR.09 | Satın Alma Prosedürü | Rev.0 |
| PR.10 | İç Tetkik Prosedürü | Rev.0 |
Gerçek uygulamada bu liste, kuruluşun sahip olduğu tüm prosedürleri (genellikle 15-25 arası) kapsayacak şekilde genişletilir; her yeni prosedür hazırlandığında veya revize edildiğinde liste güncellenir.
Liste Kim Tarafından Güncellenir?
Bu liste genellikle Doküman Yönetim ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü kapsamında kalite yönetim temsilcisi tarafından güncel tutulur. Yeni bir doküman hazırlandığında veya revize edildiğinde Revizyon Talep Formu üzerinden değişiklik başlatılır ve onaylandıktan sonra bu ana listeye işlenir.
Denetimde Bu Liste Neden Sorgulanır?
Denetçiler, sahada kullanılan bir prosedürün bu listede kayıtlı revizyon numarasıyla uyumlu olup olmadığını kontrol eder. Listede Rev.2 görünen bir prosedürün sahada hâlâ Rev.0 olarak kullanılması, doküman kontrolü zincirinde ciddi bir kopukluk olarak değerlendirilir ve tipik bir uygunsuzluk kaynağıdır.
Sık Yapılan Hatalar
- Yeni bir prosedür hazırlanıp listeye hiç eklenmemesi.
- Sahada revize edilmiş bir dokümanın kullanılmasına rağmen listenin eski revizyon numarasında kalması.
- Doküman numaralandırma düzeninin (PR.01, PR.02…) tutarsız uygulanması.
- Listeyi sadece prosedürler için tutup formlar/talimatlar için ayrı liste açmamak.
- Yayın tarihi alanını boş bırakmak.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu liste; Form Dokümanları Listesi, Talimat Dokümanları Listesi, Plan Dokümanları Listesi ve Revizyon Takip Listesi ile birlikte dokümantasyon kontrolünün omurgasını oluşturur.
Sıkça Sorulan Sorular
Doküman numaralandırması için standart bir kural var mı?
Hayır, ISO 9001 belirli bir numaralandırma sistemi dayatmaz; önemli olan seçtiğiniz sistemin (PR.01, PR-01, P.01 vb.) kuruluş genelinde tutarlı uygulanmasıdır.
Bu liste ile Revizyon Takip Listesi aynı şey mi?
Hayır. Bu liste tüm prosedürlerin güncel/son hâlini gösterirken, Revizyon Takip Listesi bir dokümanın geçmişteki tüm revizyonlarını ve her revizyonda ne değiştiğini kayıt altına alır.
Prosedür sayısı ne kadar olmalı?
Standart bir sayı şartı yoktur; işletmenin büyüklüğüne ve süreç karmaşıklığına göre değişir, küçük işletmelerde 10-15, daha büyük yapılarda 25’in üzerinde prosedür yaygındır.
Liste elektronik mi, basılı mı tutulmalı?
İkisi de kabul edilir; önemli olan listenin güncel tutulması ve ilgili tüm personelin doğru/son sürüme erişebilmesidir.
Bir prosedür iptal edilirse listeden silinir mi?
Silinmez, genellikle “iptal” veya “yürürlükten kaldırıldı” notuyla işaretlenip listede izlenebilir kalması önerilir; böylece geçmişe dönük denetimlerde de referans oluşturur.
Doküman listelerinizi düzenlemek, revizyon takibinizi denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.