İçindekiler
Listede Hangi Alanlar Yer Alır?
Bu Liste Diğer Doküman Listelerinden Nasıl Farklı?
Denetimde Bu Liste Nasıl Değerlendirilir?
Bir kuruluşta genellikle kaç form olur?
Formlar ile kayıtlar (records) aynı şey mi?
Bu liste hangi sıklıkla güncellenmelidir?
Form numaraları neden FORM-001 gibi sıralı olmalı?
İptal edilen bir form numarası yeni bir forma verilebilir mi?
Form Dokümanları Listesi, kuruluşta kullanılan tüm formların doküman numarası, yayın tarihi ve revizyon bilgisini izleyen kayıt listesidir. Bu rehberde listenin alanlarını, örnek bir doldurulmuş tabloyu ve diğer doküman listelerinden farkını bulacaksınız.
Bu Listenin Amacı
Bu liste, Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürü kapsamında, “FORM-001” formatında numaralandırılan tüm formların güncel durumunu tek bir tabloda görünür kılar.
Listede Hangi Alanlar Yer Alır?
- Doküman no (FORM-001 formatında)
- Doküman adı
- Yayın tarihi
- Revizyon numarası
Örnek Doldurulmuş Liste
| Doküman No | Doküman Adı | Revizyon No |
|---|---|---|
| FORM-001 | İş Başvuru Formu | Rev.0 |
| FORM-002 | Personel Bilgi Formu | Rev.1 |
| FORM-003 | Kaynak Talep Formu | Rev.0 |
| FORM-004 | Eğitim Katılım Formu | Rev.0 |
| FORM-005 | Değişiklik Talep Formu | Rev.2 |
Bu Liste Diğer Doküman Listelerinden Nasıl Farklı?
Prosedür, Talimat ve Plan Dokümanları Listeleri kendi doküman türlerini izlerken, bu liste sadece formları kapsar. Tüm listeler aynı Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürü’nün alt uygulamalarıdır; ayrı tutulmalarının nedeni, form sayısının genellikle diğer doküman türlerinden çok daha fazla olması ve ayrı bir liste olmadan takibin karmaşıklaşmasıdır.
Denetimde Bu Liste Nasıl Değerlendirilir?
Denetçiler, sahada kullanılan bir formun bu listede kayıtlı revizyon numarasıyla uyumlu olup olmadığını kontrol eder. Listede Rev.2 görünen bir formun sahada hâlâ Rev.0 olarak kullanılması, doküman kontrol zincirinin koptuğunun göstergesidir.
Sık Yapılan Hatalar
- Yeni bir form oluşturulup listeye hiç eklenmemesi.
- Form revize edildiğinde listenin revizyon numarasının güncellenmemesi.
- Aynı formun farklı bölümlerde farklı numaralarla anılması.
- Kullanılmayan, iptal edilmiş formların listeden hiç çıkarılmaması (iptal notu düşülmeden).
- Listeyi sadece kalite departmanının bilmesi, diğer bölümlerin form numaralarından habersiz olması.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu liste, Prosedür ve Talimat Dokümanları Listeleri ile birlikte dokümantasyon kontrolünün temel takip araçlarından biridir.
Sıkça Sorulan Sorular
Bir kuruluşta genellikle kaç form olur?
İşletme büyüklüğüne göre değişir; küçük işletmelerde 20-30, daha büyük ve çok süreçli yapılarda 60’ın üzerine çıkabilir.
Formlar ile kayıtlar (records) aynı şey mi?
Hayır. Form boş şablondur (ör. boş bir İş Başvuru Formu); kayıt ise o formun doldurulmuş, gerçek veri içeren hâlidir (ör. Ahmet Bey’in doldurduğu başvuru formu).
Bu liste hangi sıklıkla güncellenmelidir?
Her yeni form oluşturulduğunda veya mevcut bir form revize edildiğinde anında; ayrıca yılda bir genel gözden geçirme önerilir.
Form numaraları neden FORM-001 gibi sıralı olmalı?
Zorunlu değildir, ancak sıralı numaralandırma hem yeni form eklemeyi hem de eksik/atlanmış numaraları fark etmeyi kolaylaştırır.
İptal edilen bir form numarası yeni bir forma verilebilir mi?
Önerilmez; karışıklığı önlemek için iptal edilen numaralar boş bırakılır, yeni formlara her zaman bir sonraki sıradaki numara verilir.
Form dokümantasyonunuzu düzenlemek, revizyon takibinizi denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.