İçindekiler
Uygunsuzluğun Tespit Edildiği Noktaya Göre İzlenen Yol
Uygunsuz Çıktının Elden Çıkarılma Seçenekleri
Denetimde Bu Prosedür Nasıl Değerlendirilir?
Her küçük hata için bu prosedür mü işletilmeli?
Kullanım izniyle kabul kim tarafından verilmeli?
Uygunsuz ürün her zaman imha edilmeli mi?
Bu prosedür ile Düzeltici İyileştirici Faaliyetler Prosedürü aynı mı?
Teslimat sonrası fark edilen bir uygunsuzluk nasıl ele alınır?
ISO 9001 Uygun Olmayan Ürün Prosedürü, kalite şartlarını karşılamayan ürün, hizmet veya proses çıktılarının tanımlanması, ayrılması ve elden çıkarılmasını düzenleyen, standardın Madde 8.7 “Uygun Olmayan Çıktıların Kontrolü” şartını karşılayan dokümandır. Bu rehberde uygunsuzluğun nerede tespit edilebileceğini, izlenecek adımları ve denetimde en çok sorulan noktaları bulacaksınız.
Bu Prosedürün Amacı
Prosedürün amacı, şartlara uymayan çıktıların istem dışı kullanılmasını veya sevkiyatını önlemek, tespit edilen uygunsuzluklarda kalıcı çözüm için düzeltici faaliyetlerin devreye girmesini sağlamaktır. Uygulamadan tüm personel, takibinden ilgili bölüm sorumluları sorumludur.
Kapsam ve Tanımlar
“Uygun olmayan çıktı” terimi, girdi kontrolünden nihai teslimata kadar herhangi bir aşamada belirlenen spesifikasyonlara uymayan hammadde, yarı mamul, bitmiş ürün veya hizmeti; “proses uygunsuzluğu” ise bir üretim/hizmet adımının tanımlanan yöntemle yürütülmemesini ifade eder. Kapsam, firma içinde tespit edilen uygunsuzlukları da teslimat sonrası fark edilen uygunsuzlukları da içerir.
Uygunsuzluğun Tespit Edildiği Noktaya Göre İzlenen Yol
| Tespit Noktası | İzlenen Yol |
|---|---|
| Girdi kontrolü (tedarikçiden gelen malzeme) | Uygunsuzluk etiketi yapıştırılır, karantinaya alınır; mümkünse tedarikçiye iade edilir, mümkün değilse hammadde deposundaki karantina bölgesinde bekletilir. |
| Proses aşaması (üretim/hizmet sırasında) | Uygunsuzluk Formu doldurulur; tekrarını önlemek için kök neden değerlendirilir ve düzeltici faaliyet kararı alınır. |
| Son kontrol (sevkiyat öncesi) | Ürün ayrıştırılır, düzeltilebiliyorsa yeniden işleme alınır, düzeltilemiyorsa imha/hurda kaydı tutulur. |
| Müşteri şikâyeti (teslimat sonrası) | Şikâyet kaydı açılır, üst yönetim bilgilendirilir, ilgili bölümden düzeltici faaliyet talep edilir. |
Uygunsuz Çıktının Elden Çıkarılma Seçenekleri
- Düzeltme/yeniden işleme: Uygunsuzluk giderilebiliyorsa ürün tekrar işleme alınır ve yeniden kontrol edilir.
- Kullanım izniyle kabul: Uygunsuzluk kritik değilse ve yetkili onayı varsa ürün, bu durum kayda geçirilerek kullanıma/sevkiyata bırakılabilir.
- İade: Tedarikçi kaynaklı bir uygunsuzluksa malzeme iade edilir.
- Ayrıştırma ve imha: Düzeltilemeyen ve kullanım izni verilemeyen ürünler ayrıştırılıp hurdaya çıkarılır.
Hangi seçeneğin uygulanacağına, uygunsuzluğun ciddiyeti ve maliyeti değerlendirilerek yetkili personel karar verir; bu kararın gerekçesiyle birlikte kayda geçmesi denetimde aranan bir noktadır.
Örnek Uygunsuzluk Kaydı
| Alan | Örnek İçerik |
|---|---|
| Tespit Noktası | Girdi kontrolü |
| Uygunsuzluk | Sac kalınlığı toleransın dışında |
| Alınan Aksiyon | Karantinaya alındı, tedarikçiye iade edildi |
| Sonuç | Yeni parti talep edildi, tedarikçi kontrol puanına not düşüldü |
Denetimde Bu Prosedür Nasıl Değerlendirilir?
Denetçi, karantina alanının fiziksel olarak var olup olmadığını, uygunsuz olarak etiketlenen bir ürünün gerçekten ayrıştırılıp ayrıştırılmadığını ve Uygunsuzluk Formu ile Düzeltici İyileştirici Faaliyet kayıtları arasındaki bağlantının kurulup kurulmadığını kontrol eder. Uygunsuz bulunan bir ürünün kayda hiç geçmeden “bu sefer olsun” mantığıyla sevk edildiğinin tespiti, denetimde majör bulgu riski taşır.
Sık Yapılan Hatalar
- Karantina alanını fiziksel olarak ayırmadan sadece kağıt üzerinde tanımlamak.
- Kullanım izniyle kabul edilen bir ürünü hiçbir onay kaydı olmadan sevk etmek.
- Uygunsuzluk Formu doldurup kök neden analizini hiç yapmamak, aynı hatayı tekrar tekrar yaşamak.
- Müşteri şikâyetinden gelen bir uygunsuzluğu bu prosedürle değil sadece sözlü olarak çözmek.
- Etiketleme sistemini tutarsız uygulamak, farklı vardiyalarda farklı renk/etiket kullanmak.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu prosedür; Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetler Prosedürü, Operasyon Prosedürü ve Kalite Kontrol Formları ile doğrudan bağlantılıdır. Bir uygunsuzluk kaydının kök nedeni giderilmeden kapatılması, bu iki prosedür arasındaki bağlantının koptuğu anlamına gelir.
Sıkça Sorulan Sorular
Her küçük hata için bu prosedür mü işletilmeli?
Şartları karşılamayan her çıktı kapsam dahilindedir, ancak ciddiyetine göre uygulanacak aksiyon (basit düzeltme veya kapsamlı düzeltici faaliyet) farklılaşabilir.
Kullanım izniyle kabul kim tarafından verilmeli?
Genellikle kalite veya üretim sorumlusu, uygunsuzluğun ürün güvenliğini/performansını etkilemediğini teyit ederek onay verir.
Uygunsuz ürün her zaman imha edilmeli mi?
Hayır, düzeltilebilen veya kullanım izniyle kabul edilebilen ürünler imha edilmeden değerlendirilebilir.
Bu prosedür ile Düzeltici İyileştirici Faaliyetler Prosedürü aynı mı?
Hayır, bu prosedür uygunsuz çıktının o anki yönetimini kapsar; Düzeltici İyileştirici Faaliyetler Prosedürü ise kök nedeni ortadan kaldırmaya yönelik kalıcı aksiyonu kapsar.
Teslimat sonrası fark edilen bir uygunsuzluk nasıl ele alınır?
Müşteri şikâyeti olarak kayda geçirilir, üst yönetim bilgilendirilir ve gerekli düzeltici faaliyet başlatılır.
Uygunsuz ürün yönetim sisteminizi ISO 9001 Madde 8.7 şartlarına uygun şekilde kurmak veya belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.