İçindekiler
ISO 9001 Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü, kalite yönetim sisteminin üst yönetim tarafından yılda en az bir kez gözden geçirilerek stratejik kararların alındığı süreci tanımlayan, Madde 9.3 “Yönetimin Gözden Geçirmesi” şartını karşılayan dokümandır. Bu rehberde toplantının sabit gündem maddelerini, uygulama sürecini ve denetimde en çok sorulan noktaları bulacaksınız.
Bu Prosedürün Amacı
Prosedürün amacı, kalite yönetim sisteminin sürekliliğinin, yeterliliğinin ve etkinliğinin üst yönetim düzeyinde düzenli olarak değerlendirilmesini ve gerekli stratejik kararların alınmasını sağlamaktır. Toplantıların organize edilmesi, yürütülmesi ve kararların takibinden Kalite Yönetim Lideri sorumludur.
Toplantının Sabit Gündem Maddeleri
Standart, YGG toplantısında hangi girdilerin ele alınacağını tanımlar. Aşağıdaki başlıklar her toplantıda değişmeden yer alır:
- Önceki YGG toplantı kararlarının faaliyet durumu
- İç ve dış hususlardaki değişiklikler (PESTLE, SWOT güncellemeleri)
- Kalite hedeflerinin değerlendirilmesi ve güncellenmesi
- İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerinin gözden geçirilmesi
- Risk ve fırsatların değerlendirilmesi
- Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetler ile sonuçları
- İzleme ve ölçme faaliyetlerinin sonuçları, yasal şartların yerine getirilme durumu
- İç tetkik sonuçlarının değerlendirilmesi
- Kaynakların yeterliliği ve kaynak talepleri
- İlgili taraflardan gelen şikâyet, talep ve öneriler
- Kalite yönetim sisteminin uygunluğu, yeterliliği ve sürekliliği
- Kalite yönetim sisteminde değişiklik ihtiyaçları
- Stratejik yönün yeniden değerlendirilmesi ve iyileştirme kararları
Toplantı Süreci
- Planlama: Toplantı yılda en az bir kez planlanır.
- Duyuru: Kalite Yönetim Lideri, YGG Toplantı Duyuru Formu ile katılımcılara toplantı tarihinden en az 1 ay önce bildirim yapar; duyuruda yer, tarih, gündem başlıkları ve katılımcı listesi belirtilir.
- Katılım Kaydı: İmzalar toplantı açılışında YGG Katılım Listesi’ne alınır.
- Karar Alma: Toplantıda ele alınan her gündem maddesi için alınan kararlar anında YGG Toplantı Karar Formu’na işlenir.
- Dağıtım ve Takip: Kalite Yönetim Lideri, kararları gerekli hazırlıkları yaptıktan sonra ilgili bölüm liderlerine iletir ve uygulanma durumunu takip eder.
Denetimde Bu Prosedür Nasıl Değerlendirilir?
Denetçi, YGG Toplantı Karar Formu’ndaki kararların bir sonraki toplantıya kadar gerçekten uygulanıp uygulanmadığını (“önceki toplantı kararlarının faaliyet durumu” gündem maddesi üzerinden) izler. Ayrıca standardın öngördüğü 13 girdinin tamamının toplantı tutanağında yer alıp almadığı kontrol edilir; bir girdinin sürekli atlanması, YGG’nin yüzeysel yürütüldüğünün işaretidir.
Sık Yapılan Hatalar
- Toplantıyı yapıp hiçbir karar formuna işlememek, sadece “toplantı yapıldı” notuyla geçmek.
- Standardın öngördüğü girdilerden bazılarını (özellikle ilgili taraf ihtiyaçları veya kaynak yeterliliği gibi) sürekli atlamak.
- Alınan kararları ilgili bölüm liderlerine iletmemek, kararların kağıt üzerinde kalmasına izin vermek.
- Duyuruyu toplantıdan çok kısa süre önce yapıp katılımcıların hazırlıksız gelmesine sebep olmak.
- Önceki toplantı kararlarının durumunu bir sonraki toplantıda hiç gözden geçirmemek.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu prosedür; YGG Toplantı Duyuru Formu, YGG Katılım Listesi ve YGG Toplantı Karar Formu ile birlikte çalışır. Ayrıca İç Tetkik Raporları, Performans Değerlendirme sonuçları ve müşteri şikâyet kayıtları bu toplantının temel girdilerini oluşturur.
Sıkça Sorulan Sorular
YGG toplantısı yılda sadece bir kez mi yapılmalı?
Standart en az yılda bir kez şartını koyar; kuruluş isterse daha sık (örneğin altı ayda bir) yapabilir.
Tüm gündem maddeleri her toplantıda detaylı görüşülmeli mi?
Standart tarafından öngörülen girdilerin tamamı ele alınmalıdır, ancak detay seviyesi kuruluşun o dönemki önceliklerine göre değişebilir.
Kararlar kim tarafından uygulanır?
Karar formunda belirtilen sorumlu bölüm lideri veya kişi, belirlenen süre içinde kararı uygulamakla sorumludur.
YGG toplantısına kimler katılmalı?
Genel müdür, kalite yönetim lideri ve tüm bölüm liderlerinin katılımı önerilir; gerektiğinde ilgili konu uzmanları da davet edilebilir.
Bu prosedür ile İç Tetkik Prosedürü aynı şey mi?
Hayır, iç tetkik operasyonel düzeyde uygunluk kontrolü yapar; YGG ise bu bulguları da girdi olarak alıp stratejik düzeyde değerlendirme ve karar alma sürecidir.
YGG toplantı sürecinizi standardın tüm girdilerini kapsayacak şekilde kurmak veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.