İçindekiler
Risk Fırsat Analiz Prosedürünün Amacı ve Kapsamı
Risk Fırsat Analiz Ekibi Nasıl Kurulur?
Risk Puanı Nasıl Hesaplanır? (Gerçek Örnek)
Risk Puanı Nasıl Sınıflandırılır?
Denetimde Bu Prosedür Nasıl Değerlendirilir?
Risk puanlaması için 1-5 skalası zorunlu mudur?
Risk fırsat analizi ile kuruluşun bağlamı analizi nasıl ilişkilidir?
Düşük puanlı riskler için de aksiyon planı yazılmalı mı?
ISO 9001:2015’in en köklü değişikliklerinden biri, önceki versiyonlardaki “önleyici faaliyet” maddesinin kaldırılıp yerine standardın tamamına yayılan “risk odaklı düşünme” yaklaşımının gelmesidir. Bu rehberde Risk Fırsat Analiz Prosedürü’nün nasıl kurgulandığını, risk puanının gerçek bir örnek üzerinden nasıl hesaplandığını ve denetimde bu maddenin nasıl sınandığını bulacaksınız.
Risk Fırsat Analiz Prosedürünün Amacı ve Kapsamı
Bu prosedürün amacı, firma içi veya dışı süreçlerden kaynaklanan tehlike ve risklerin belirlenerek aksiyon planları oluşturulması, olası fırsatların öngörülmesi ve gerekli iyileştirmelerin planlanmasıdır. Kapsam, tüm iç ve dış süreçleri ve bu süreçlerden kaynaklanan riskleri önleme faaliyetlerini içerir.
Risk Fırsat Analiz Ekibi Nasıl Kurulur?
Risk ve fırsat yönetiminin sorumluluğu, başta risk analiz ekip lideri olmak üzere tüm risk analiz ekibine verilir. Ekip lideri görev atama formunda belirtilir ve genel müdür onayıyla göreve başlar. Ekip üyeleri tüm proses liderlerinden oluşur ve bu kişiler ekibin daimi üyesi sayılır.
Risk Puanı Nasıl Hesaplanır? (Gerçek Örnek)
Risk analizinde kullanılan temel formül şudur: Riskin Olasılığı × Riskin Şiddeti = Risk Puanı. Her ikisi de 1-5 arası puanlanır.
| Şiddet | Tanım |
|---|---|
| 1 | Herhangi bir aksiyon gerektirmeyen önemsiz risklerin etkisi. Proses ve bağlı prosesleri etkilemez. |
| 2 | İlgili prosesi doğrudan etkilemeyen ancak dolaylı yoldan etkileyen risk şiddeti. |
| 3 | Mutlaka izlenmesi ve kontrol altında tutulması gereken, prosesin işleyişini her an aksatabilecek tehdit düzeyi. |
| 4 | Mutlaka aksiyon alınmasını gerektiren, süreçlerin en az %30 ve üzerinde işini aksatan risk. |
| 5 | Kesinlikle ve acil müdahale gerektiren, süreçlerin işleyişini %80 ve üzerinde engelleyen risk. |
| Olasılık | Puan | Gerçekleşme Sıklığı |
|---|---|---|
| Çok Düşük | 1 | Yılda en fazla 1 defa gerçekleşen risk/uygunsuzluk |
| Düşük | 2 | Yılda en fazla 2 defa gerçekleşen risk/uygunsuzluk |
| Orta | 3 | Yılda en fazla 3 defa gerçekleşen risk/uygunsuzluk |
| Yüksek | 4 | Yılda en fazla 4 defa gerçekleşen risk/uygunsuzluk |
| Çok Yüksek | 5 | Yılda 5 defa ve üzerinde tekrar eden risk/uygunsuzluk |
Örnek: Bir üretim hattında kalite kontrol cihazının kalibrasyon tarihinin kaçırılma riskini ele alalım. Bu durum gerçekleşirse sevkiyat kalitesi doğrudan etkilenir ve müşteri şikâyetine yol açabilir (Şiddet: 4). Geçmiş kayıtlara göre bu tür bir gecikme yılda en fazla 2 kez yaşanmıştır (Olasılık: 2). Risk Puanı = 4 × 2 = 8.
Risk Puanı Nasıl Sınıflandırılır?
Elde edilen risk puanı, aşağıdaki tabloya göre bir önem sınıfına ve renk koduna karşılık gelir. Şiddet puanı 5 olan bir risk için, olasılığına bakılmaksızın mutlaka aksiyon planlanması gerekir.
| Risk Puanı | Önem / Renk | Gerçekleştirilecek Eylem |
|---|---|---|
| 20 – 25 | Acil Eylem (Kırmızı) | Acil eylem gerektirir; önleyici faaliyetlerle mutlaka kabul edilebilir sınıra çekilmelidir. |
| 11 – 19 | Önemli (Turuncu) | Hemen düzeltici faaliyet ve risk belirleme çalışması başlatılmalıdır. |
| 5 – 10 | Kabul Edilebilir (Sarı) | Aksiyon sonrası ulaşılması istenen ara seviyedir. |
| 0 – 5 | Düşük (Mavi) | Tüm aksiyon planlarından sonra ulaşılması istenen en değerli bölgedir. |
Yukarıdaki örnekte hesaplanan 8 puanlık risk “Kabul Edilebilir” bandına girer; yine de kalibrasyon takip sıklığının artırılması gibi hafif bir iyileştirme aksiyonu önerilir, çünkü hedef her zaman 0-5 bandına doğru ilerlemektir.
Fırsatlar Nasıl Belirlenir?
Her bölüm risk değerlendirmesini yaparken, olası risklerin getireceği fırsatları da bağlam risk-fırsat etki değerlendirme planında değerlendirir. Bölümlere ait SWOT analiz formları, firmanın genel SWOT tablosundan ayrı olarak bölüm liderlerince hazırlanır ve daha sonra genel analizle birleştirilir. Risk kovalarken fırsatlar ortaya çıkabileceği gibi, fırsat kovalarken de risk almak gerekebilir; bu iki kavram prosedürde birbirinin tamamlayıcısı olarak ele alınır.
Toplantılar Nasıl Planlanır?
Risk ve fırsat belirleme faaliyetleri, yılda bir kez düzenlenen risk yönetim toplantılarında, önceden belirlenmiş bir toplantı planına göre gerçekleştirilir.
Bu toplantılar genellikle Yönetimin Gözden Geçirmesi’nden bir ay önce yapılır, böylece sonuçlar YGG’de de değerlendirmeye alınabilir.
Acil aksiyon gerektiren durumlarda, ekip lideri toplantı beklemeden risk ve aksiyon planını onaylayabilir; güncellenen plan e-posta ile duyurulur ve bir sonraki toplantıda resmi olarak gözden geçirilir.
Denetimde Bu Prosedür Nasıl Değerlendirilir?
Denetçiler risk-fırsat çalışmasında öncelikle şunu arar: puanlama tablosunun kağıt üzerinde kalıp kalmadığı.
Sık sorulan sorular arasında “Yüksek puanlı bir riskiniz için hangi aksiyonu aldınız, sonucu ne oldu?” ve “Bu risk listesi ne zaman güncellendi?” yer alır. Aksiyonu olmayan veya yıllardır güncellenmemiş bir risk listesi, tipik bir uygunsuzluk nedenidir.
Sık Yapılan Hatalar
- Risk listesini bir kez oluşturup yıllarca güncellememek.
- Yüksek puanlı riskler için aksiyon planı yazıp hiç takip etmemek.
- Fırsatları hiç değerlendirmeden sadece riskleri listelemek.
- Puanlamayı gerçek verilere değil, tahmine dayandırmak.
- Müşteri şikâyetleri ve uygunsuzlukları risk listesine hiç yansıtmamak.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu prosedürle ilişkili dokümanlar arasında Bağlam Risk Fırsat Etki Değerlendirme Planı, Bağlam Risk ve Fırsat Değerlendirme Talimatı, Risk Fırsat Analiz Ekip Listesi, Risk Fırsat Analiz Toplantı Planı ve Risk Fırsat Analiz Toplantı Karar Formu yer alır.
Sıkça Sorulan Sorular
Risk puanlaması için 1-5 skalası zorunlu mudur?
Hayır, standart belirli bir skala dayatmaz; 1-5 en yaygın kullanılan yöntemdir çünkü hem basit hem de yeterince ayrıştırıcıdır. İşletmeniz 1-10 gibi farklı bir skala da kullanabilir, önemli olan tutarlı uygulanmasıdır.
Risk fırsat analizi ile kuruluşun bağlamı analizi nasıl ilişkilidir?
Bağlam analizinde tespit edilen dış ve iç tehditler ile fırsatlar, doğrudan risk fırsat analiz çalışmasına girdi olarak aktarılır; risk analizi bağlam analizinin bir devamı niteliğindedir.
Düşük puanlı riskler için de aksiyon planı yazılmalı mı?
Zorunlu değildir; genellikle sadece “Kabul Edilebilir” ve üzeri bantlardaki riskler için aksiyon planı yazılır, düşük bant riskler ise sadece izlemeye alınır.
Risk listesi kaç kişi tarafından hazırlanmalı?
Tüm proses liderlerinin katılımı beklenir; tek bir kişinin (genellikle kalite sorumlusunun) tüm süreçler adına risk tahmin etmesi, denetimde güvenilirliği düşüren bir uygulamadır.
Risk fırsat analizi ne sıklıkla güncellenmelidir?
En az yılda bir kez, YGG öncesinde; ayrıca yeni bir uygunsuzluk, müşteri şikâyeti veya süreç değişikliği olduğunda ayrıca gözden geçirilmelidir.
Risk fırsat analizinizi kurmak, puanlama sisteminizi denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.