ISO 9001 Dış Kaynaklı Doküman Listesi

ISO 9001 Dış Kaynaklı Doküman Listesi, kuruluşun dışından temin edilen standart, yönetmelik, teknik şartname gibi dokümanların hangi tarihte sisteme eklendiğini ve hangi versiyonun kullanıldığını izleyen listedir. Bu rehberde listenin kapsamını, alanlarını ve güncelliğin neden kritik olduğunu bulacaksınız.

Bu Listenin Amacı

Liste, Madde 7.5.3 kapsamında kuruluş dışından gelen ve kalite yönetim sisteminin planlanması veya işletimi için gerekli olan dokümanların tanımlanmasını ve kontrolünü sağlar. Bu tür dokümanlar kuruluşun kendi kontrolünde revize edilemez; ancak hangi versiyonun kullanıldığının bilinmesi ve güncel tutulması kuruluşun sorumluluğundadır.

Bu Listeye Hangi Dokümanlar Girer?

• İlgili ISO standartları (ISO 9001:2015 gibi)
• Sektörel TSE/EN standartları
• Yasal mevzuat ve yönetmelikler (iş güvenliği, çevre, gıda vb.)
• Müşteri veya tedarikçiden gelen teknik şartnameler
• Kamu kurumlarından gelen tebliğ ve genelgeler

Bu liste, Diğer Doküman ve Kayıtlar Listesi’nden farklıdır: o liste kuruluşa özgü sözleşme/sertifika gibi belgeleri kapsarken, bu liste özellikle standart, mevzuat ve şartname gibi dışarıdan gelen “referans niteliğindeki” dokümanları kapsar.

Listede Hangi Bilgiler Yer Alır?

• Doküman no
• Doküman adı
• Eklenme tarihi
• Güncel versiyon/yıl bilgisi

Örnek Liste Görünümü

Güncelliğin Takibi Neden Önemli?

Standartlar ve mevzuat zaman içinde revize edilir; kuruluş eski bir versiyona göre çalışırken standardın yeni versiyonunun farkında olmayabilir. Bu liste, hangi dokümanın hangi tarihte eklendiğini kayda geçirerek, periyodik gözden geçirmelerde “bu standardın/mevzuatın güncel versiyonu değişti mi?” sorusunun sorulmasını tetikler.

Denetimde Bu Liste Nasıl Değerlendirilir?

Denetçi, kuruluşun kullandığı standart veya mevzuatın güncel versiyonuyla uyumlu olup olmadığını kontrol eder. Yürürlükten kalkmış bir yönetmeliğe göre çalışıldığının tespit edilmesi, dış kaynaklı dokümanların kontrolünün yetersiz olduğu şeklinde değerlendirilir.

Sık Yapılan Hatalar

• Standart veya mevzuat güncellendiğinde eski versiyonu listede tutmaya devam etmek.
• Müşteriden gelen bir teknik şartnameyi bu listeye eklemeyi unutmak.
• Listeyi bir kez oluşturup periyodik gözden geçirme sorumluluğu atamadan bırakmak.
• Diğer Doküman ve Kayıtlar Listesi ile bu listeyi karıştırıp aynı dokümanı iki listeye birden yazmak.
• Eklenme tarihini kaydetmeden dokümanın ne zamandan itibaren kullanıldığını bilmemek.

Diğer Dokümanlarla İlişkisi

Bu liste; Doküman Kontrol Prosedürü ve Diğer Doküman ve Kayıtlar Listesi ile birlikte çalışır. Değişiklik Yönetim Prosedürü de, dış kaynaklı bir dokümanın güncellenmesi durumunda hangi iç dokümanların gözden geçirilmesi gerektiğini tanımlar.

Sıkça Sorulan Sorular

Bu liste ile Diğer Doküman ve Kayıtlar Listesi aynı şey mi?

Hayır, bu liste özellikle standart, mevzuat ve teknik şartname gibi dışarıdan gelen referans dokümanları kapsar; Diğer Doküman ve Kayıtlar Listesi ise sözleşme, sertifika gibi kuruluşa özgü belgeleri kapsar.

Standardın güncel versiyonunu takip etmek zorunlu mu?

Evet, güncel olmayan bir standarda göre çalışmak, belgelendirme denetiminde ciddi bir bulguya yol açabilir.

Her müşteri şartnamesi bu listeye mi eklenmeli?

Kalite yönetim sistemini veya ürün spesifikasyonlarını etkileyen şartnameler eklenmelidir.

Bu liste hangi sıklıkla gözden geçirilmeli?

Yıllık gözden geçirme yaygın bir uygulamadır; kritik mevzuat değişikliklerinde ise anında güncelleme yapılmalıdır.

Dış kaynaklı bir doküman kuruluş tarafından revize edilebilir mi?

Hayır, bu dokümanlar kuruluşun kontrolü dışında yayınlanır; kuruluş sadece hangi versiyonu kullandığını takip edebilir.

Dış kaynaklı dokümanlarınızın güncelliğini sistematik şekilde takip etmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.