ISO 9001 Doküman Uygulama Matrisi

ISO 9001 Doküman Uygulama Matrisi, standardın her maddesini ilgili doküman, kayıt, form ve proses ile eşleştiren kapsamlı bir kontrol tablosudur. Bu rehberde matrisin alanlarını, örnek eşleştirmeleri ve Kalite El Kitabı’ndan farkını bulacaksınız.

Bu Matrisin Amacı

Matris, standardın Madde 4’ten Madde 10’a kadar tüm şartlarının kuruluşta hangi doküman, kayıt, form veya proses ile karşılandığını tek bakışta gösterir. “Madde 8.4’ü hangi dokümanımız karşılıyor?” sorusu, tüm doküman klasörünü aramadan bu matristen anında yanıtlanabilir.

Matriste Hangi Bilgiler Yer Alır?

• Standart maddesi (örneğin 4.1 Kuruluş ve Bağlamının Anlaşılması)
• İlgili doküman (prosedür/talimat)
• İlgili kayıt
• İlgili form
• İlgili proses

Örnek Eşleştirmeler

Bu Matris ile Kalite El Kitabı Arasındaki Fark

Kalite El Kitabı, standardın her maddesini anlatı/özet şeklinde ele alır ve okunması amaçlanır. Bu matris ise aynı bilgiyi tablo formatında, hızlı arama ve çapraz kontrol için optimize edilmiş şekilde sunar. İkisi birbirini tamamlar: El Kitabı “niçin” ve “nasıl” sorularını anlatırken, matris “hangi doküman” sorusuna hızlı yanıt verir.

Denetimde Bu Matris Nasıl Değerlendirilir?

Denetçi, matriste bir maddeye karşılık gösterilen dokümanın gerçekten mevcut ve güncel olup olmadığını kontrol eder. Matriste bir maddenin karşılığı hiç gösterilmemişse (boş bırakılmışsa), bu standardın o maddesinin sistemde nasıl karşılandığının belirsiz olduğu şeklinde yorumlanabilir.

Sık Yapılan Hatalar

• Matrisi bir kez hazırlayıp yeni doküman eklendiğinde veya kaldırıldığında güncellememek.
• Bir maddeye birden fazla doküman karşılık geliyorsa sadece birini yazıp diğerlerini atlamak.
• Matristeki doküman isimleriyle gerçek doküman isimleri arasında tutarsızlık olması (isim değişse matris güncellenmemiş olması).
• Alt maddeleri (örneğin 8.5.1, 8.5.2) tek bir üst madde altında birleştirip detayı kaybetmek.
• Matrisi hazırlayıp hiç kullanmamak, sadece “vardır” diye dosyada tutmak.

Diğer Dokümanlarla İlişkisi

Bu matris; Kalite El Kitabı ile birlikte kullanılır ve pratikte kalite yönetim sisteminin tüm prosedür, form ve kayıtlarına atıfta bulunan en kapsamlı referans dokümandır.

Sıkça Sorulan Sorular

Matris her alt maddeyi mi kapsamalı?

İdeal olarak evet; en azından ana maddeler (4.1, 4.2, 5.1 gibi) eksiksiz kapsanmalıdır.

Bir doküman birden fazla maddeye karşılık gelebilir mi?

Evet, örneğin Satın Alma Prosedürü hem Madde 8.4 hem de dolaylı olarak Madde 8.1’i (operasyonel planlama) etkileyebilir; matriste bu tür çoklu eşleştirmeler gösterilebilir.

Bu matris Excel formatında mı tutulmalı?

Zorunlu değildir, ancak standardın çok sayıda maddesini kapsadığından Excel filtreleme ve arama açısından pratiktir.

Yeni bir standart maddesi eklendiğinde (revizyon) matris nasıl güncellenir?

Standart revize edildiğinde, yeni veya değişen maddeler için matrise yeni satırlar eklenir ve ilgili dokümanlar gözden geçirilir.

Bu matris ile İç Tetkik Standard Matrisi aynı mı?

Hayır, İç Tetkik Standard Matrisi madde-bölüm eşleştirmesi yapar; bu matris ise madde-doküman/kayıt/proses eşleştirmesi yapar.

Standardın tüm maddelerini dokümanlarınızla eksiksiz eşleştirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.