ISO 9001 Doküman İmha Tutanağı

ISO 9001 Doküman İmha Tutanağı, saklama süresi dolan ve Doküman İmha Planı’na göre imha edilen dokümanların adını, numarasını ve imha tarihini kayıt altına alan resmi tutanaktır. Bu rehberde tutanağın alanlarını, imha yönteminin neden belirtilmesi gerektiğini ve örnek bir doldurulmuş tutanağı bulacaksınız.

Bu Tutanağın Amacı

Tutanak, Doküman İmha Planı kapsamında fiilen imha edilen dokümanların resmi kanıtını oluşturur. Plan “ne zaman imha edilecek”i gösterirken, bu tutanak “gerçekten imha edildi ve kim tarafından yapıldı”yı belgeler.

Tutanakta Hangi Bilgiler Yer Alır?

• Doküman no ve adı
• İmha edilme tarihi
• İmha yöntemi (kağıt kırpma, dijital silme, fiziksel imha)
• İmhayı gerçekleştiren ve onaylayan kişi bilgisi

Örnek Doldurulmuş Tutanak

İmha Yöntemi Neden Belirtilmeli?

Özellikle kişisel veri içeren dokümanlarda (personel bilgileri, müşteri iletişim bilgileri) imha yönteminin geri kurtarılamaz olması önemlidir. Sadece çöpe atmak yerine kağıt kırpma veya dijital güvenli silme gibi yöntemlerin kullanıldığının belirtilmesi, hem veri güvenliği hem de denetim açısından güçlü bir kanıt oluşturur.

Denetimde Bu Tutanak Nasıl Değerlendirilir?

Denetçi, Doküman İmha Planı’nda “imha edildi” olarak işaretlenen her kalemin karşılığında bu tutanaktan bir kayıt olup olmadığını kontrol eder. Plan ile tutanak arasında sayısal bir tutarsızlık (planda 5 kalem imha edildi görünürken tutanakta 3 kayıt olması gibi) denetimde soru işareti yaratır.

Sık Yapılan Hatalar

• İmha işlemini yapıp hiçbir tutanak tutmamak.
• İmha yöntemini belirtmeden sadece “imha edildi” yazmak.
• Tutanağı imha işleminden çok sonra, hatırlanarak doldurmaya çalışmak.
• Onaylayan kişi imzasını almadan tutanağı tamamlanmış saymak.
• Doküman İmha Planı’ndaki kalemle tutanaktaki kaydı ilişkilendirmemek (farklı doküman numarası kullanmak gibi).

Diğer Dokümanlarla İlişkisi

Bu tutanak; Doküman İmha Planı ve Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürü ile birlikte çalışır. Kişisel veri içeren dokümanlarda, kuruluşun varsa veri koruma politikasıyla da ilişkilendirilmelidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Her imha için ayrı bir tutanak mı doldurulmalı?

Aynı tarihte toplu imha edilen birden fazla doküman tek bir tutanakta listelenebilir; önemli olan her dokümanın ayrı ayrı tanımlanmasıdır.

Dijital dokümanların imhası nasıl belgelenir?

Silme işleminin tarihi ve yöntemi (kalıcı silme, güvenli format) aynı tutanak mantığıyla kayda geçirilir.

İmha tutanağı ne kadar süre saklanmalı?

Tutanağın kendisi, imha edilen dokümandan farklı olarak kalite kayıtları saklama süresi kapsamında tutulmalıdır.

Tutanağı kim onaylamalı?

Genellikle Doküman Kontrol Sorumlusu veya ilgili bölüm yöneticisi onaylar.

Bu tutanak ile Doküman İmha Planı aynı doküman mı?

Hayır, plan gelecekteki imhaları planlar; bu tutanak fiilen gerçekleşen imhanın resmi kanıtını oluşturur.

Doküman imha süreçlerinizi güvenli ve izlenebilir şekilde belgelemek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.