İçindekiler
Eğitim Katılım Formu, verilen her eğitimin kim tarafından, ne zaman ve kimlere verildiğini kanıtlayan, imzalı basit ama denetimde vazgeçilmez bir kayıt dokümanıdır. Bu rehberde formun alanlarını, örnek bir doldurulmuş kaydı ve bu küçük formun neden madde 7.2 denetiminde bu kadar sık istendiğini bulacaksınız.
Bu Formun Amacı
Bu form, Eğitim Planı’nda planlanan eğitimlerin gerçekten verildiğinin ve kimlerin katıldığının imzalı kanıtını oluşturur.
Formda Hangi Bilgiler Yer Alır?
- Eğitmen adı ve eğitim tarihi
- Eğitim konusu
- Katılımcıların adı soyadı, bölümü ve imzası
Örnek Doldurulmuş Kayıt
| Alan | Örnek İçerik |
|---|---|
| Eğitmen | Kalite Yönetim Lideri |
| Tarih | 12 Eylül |
| Konu | ISO 9001:2015 Farkındalık Eğitimi |
| Katılımcı 1 | [Ad Soyad] — Üretim — İmza |
| Katılımcı 2 | [Ad Soyad] — Kalite — İmza |
| Katılımcı 3 | [Ad Soyad] — Satın Alma — İmza |
Bu Küçük Form Denetimde Neden Bu Kadar Önemli?
Madde 7.2 (Yetkinlik) denetiminde, denetçinin en sık sorduğu soru “bu eğitim gerçekten verildi mi?” sorusudur; bu formun cevabı somutlaştırdığı tek kanıt genellikle budur. Eğitim Planı’nda yazan bir eğitimin katılım formu yoksa, denetçi o eğitimin hiç yapılmadığını varsayar — bu da doğrudan bir uygunsuzluk kaydına dönüşür.
Sık Yapılan Hatalar
- Eğitim verilip formu doldurmayı unutmak veya sonradan hatırlayıp yaklaşık bilgilerle doldurmak.
- Katılımcı imzalarını toplu halde, eğitimden günler sonra almak.
- Eğitim konusunu çok genel yazıp (ör. “kalite eğitimi”) içeriği belirsiz bırakmak.
- Formu dolduran ama arşivlemeyen, denetim öncesi bulunamayan kayıtlar.
- Aynı eğitime birden fazla kez katılan kişi için tekrarlayan kayıt oluşturmamak.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form, Eğitim Planı ve Eğitim Etkinlik Değerlendirme Formu ile birlikte kullanılır ve madde 7.2 (yetkinlik) kapsamında en sık istenen kayıtlardan biridir.
Sıkça Sorulan Sorular
Bu form her eğitim için mi doldurulmalı?
Evet, resmi olarak planlanmış her eğitim faaliyeti için ayrı bir form doldurulması ve arşivlenmesi beklenir.
Islak imza şart mı, dijital katılım yeterli mi?
Standart bir yöntem dayatmaz; dijital eğitimlerde platformun katılım raporu, yüz yüze eğitimlerde ıslak imza yaygın kanıt yöntemleridir.
Kısa (15-20 dakikalık) bilgilendirmeler de bu forma girer mi?
İşletmenin tercihine bağlıdır; kalite yönetim sistemini etkileyen her bilgilendirmenin kayıt altına alınması önerilir, ne kadar kısa olursa olsun.
Form ile özlük dosyası arasındaki bağlantı nedir?
Katılım kayıtlarının bir kopyası genellikle ilgili personelin özlük dosyasına da eklenir, böylece bireysel eğitim geçmişi tek yerden izlenebilir.
Bu form kaç yıl saklanmalı?
Standart bir süre belirtmez; işletmenizin doküman kontrol prosedüründe belirlediği genel kayıt saklama süresine uyulması önerilir.
Eğitim kayıtlarınızı standartlaştırmak, madde 7.2 kanıtlarınızı denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.