ISO 9001 Muhasebe Sorumlusu Görev Tanımı

Muhasebe Sorumlusu görev tanımı, mali kayıtların düzenliliğini ve insan kaynakları koordinasyonunu ISO 9001 kalite yönetim sistemine bağlayan rolü tarif eder. Bu rehberde görevlerini, aranan yetkinlikleri ve bu rolün denetimde neden gözden kaçırılmaması gerektiğini bulacaksınız.

Muhasebe Sorumlusunun Görevleri

Bu rol, Genel Müdür ve Operasyon Lideri’ne bağlı çalışır:

• Personel maaşlarını hesaplamak ve ödemek
• Giriş ve çıkış kartlarını takip etmek
• Faturaları ve ödeme işlemlerini düzenlemek, ön muhasebeyi tutmak
• Bölümlerden gelen talepler doğrultusunda insan kaynakları ihtiyacını üst yönetimle koordine etmek
• Yeni istihdam edilen personeli kuruluş yapısı ve kalite yönetim sistemi hakkında bilgilendirmek
• Satın alma sorumlusuyla birlikte ödeme planları hazırlamak

Aranan Yetkinlikler

• Muhasebe alanında yükseköğrenim
• En az 2 yıllık ilgili deneyim
• Stres altında dikkatli çalışabilme ve karar verebilme
• Takım çalışmasına yatkınlık

Bu Rol Denetimde Neden Gözden Kaçırılmamalı?

Birçok işletme kalite dokümantasyonunu üretim ve kalite bölümlerine odaklarken, mali ve idari işler sürecini ihmal eder. Oysa Kaynak Yönetimi maddesi (Madde 7.1), kalite hedeflerine ulaşmak için gereken bütçenin sağlanmasını da kapsar; Muhasebe Sorumlusu bu bağlantının somut kanıtıdır. Ayrıca personel maaş ve SGK ödemelerinin zamanında yapılması, İhtiyaç ve Beklenti Analiz Formu’nda “çalışanlar” için tanımlanan temel bir ihtiyaçtır — bu rol o taahhüdün fiilen yerine getirilmesinden sorumludur.

Denetimde Bu Rol Nasıl Değerlendirilir?

Denetçiler doğrudan bu rolle nadiren görüşse de, personel özlük dosyalarının, maaş bordrolarının ve satın alma ödeme kayıtlarının düzenliliğini incelerken dolaylı olarak bu görevin etkinliğini değerlendirir. Ödemelerde sık aksama, bu rolün kaynak veya yetki eksikliğiyle çalıştığının işareti olabilir.

Sık Yapılan Hatalar

• Bu rolü kalite yönetim sisteminin tamamen dışında, sadece mali bir fonksiyon olarak görmek.
• Yeni personel bilgilendirmesini (oryantasyon) atlayarak sadece bordro işlemleriyle sınırlı tutmak.
• Satın alma ile koordinasyon eksikliği nedeniyle ödeme planlarının çakışması.
• Giriş-çıkış kayıtlarının düzensiz tutulması.
• Bu rolün yedeksiz kalması, kişi izinliyken ödemelerin aksaması.

Diğer Dokümanlarla İlişkisi

Bu görev tanımı, İnsan Kaynakları Prosedürü, Personel Bilgi Formu ve Satın Alma Prosedürü ile birlikte mali ve idari işler sürecinin sorumluluk sınırlarını netleştirir.

Sıkça Sorulan Sorular

Muhasebe Sorumlusu ISO 9001 denetiminde doğrudan görüşülür mü?

Genellikle hayır, ancak kayıtları (bordro, ödeme, özlük dosyası) dolaylı olarak incelenir; bazı denetimlerde kısa bir mülakat da yapılabilir.

Bu rol dış kaynaklı (mali müşavir) olabilir mi?

Evet, birçok küçük işletme bu fonksiyonu dış kaynaklı mali müşavirlik hizmetiyle yürütür; bu durumda görev tanımı, kuruluş içinde bu süreci koordine eden kişiyi tarif eder.

Bu görev tanımı hangi ISO 9001 maddesiyle ilişkilidir?

Doğrudan Madde 7.1 (Kaynaklar) ve dolaylı olarak Madde 6.1 (Risk ve Fırsatlar) ile ilişkilidir; mali kaynakların sürekliliği kalite hedeflerinin gerçekleşmesini doğrudan etkiler.

Bu rol için ayrı bir yetki devri gerekir mi?

Evet, özellikle ödeme onayı gibi mali işlemlerde kimin hangi tutara kadar yetkili olduğunun net tanımlanması önerilir.

Küçük işletmelerde bu görev kim tarafından yürütülür?

Genellikle işletme sahibi veya Genel Müdür bu görevi doğrudan üstlenir ya da dış kaynaklı bir muhasebeciyle çalışır.

Mali ve idari işler sürecinizin görev tanımlarını netleştirmek, kaynak yönetimi dokümantasyonunuzu denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.