ISO 9001 Hasar Kayıp Raporu

ISO 9001 Hasar Kayıp Raporu, müşteri veya tedarikçi mülkünde meydana gelen hasar ya da kayıpların tarih, bölüm ve sorumlu bilgisiyle kayıt altına alındığı ve sebep-sonuç değerlendirmesine temel oluşturan formdur. Bu rehberde raporun alanlarını, sebep-sonuç değerlendirmesinin nasıl yapılacağını ve müşteri bilgilendirmesiyle bağlantısını bulacaksınız.

Bu Raporun Amacı

Rapor, Müşteri ve Tedarikçi Mülkünün Korunması Prosedürü kapsamında yaşanan bir hasar veya kaybın ne olduğunu, nasıl fark edildiğini ve olası nedenini kayda geçirir. Bu kayıt, hem mülk sahibine yapılacak bildirimin hem de tekrarını önleyecek aksiyonların dayanağıdır.

Raporda Hangi Bilgiler Yer Alır?

• Tarih, bölüm ve sorumlu kişi bilgisi
• Hasar/kayıp tanımı (ne, ne zaman, nasıl fark edildi)
• Olası sebep (taşıma, depolama, işlem hatası, mülk zaten hasarlı mı teslim alınmış)
• Alınan ilk aksiyon
• Mülk sahibine bildirim yapılıp yapılmadığı

Örnek Doldurulmuş Rapor

Sebep-Sonuç Değerlendirmesi Nasıl Yapılır?

Hasar fark edildiğinde önce üç soru yanıtlanır: mülk kuruluşa hasarsız mı teslim edilmişti, hasar kuruluşun elleçleme/depolama/taşıma sürecinde mi oluştu, yoksa mülk sahibi tarafından bilinen bir durum mu? Bu değerlendirme, sorumluluğun doğru şekilde belirlenmesi ve gerekirse ambalajlama veya depolama yönteminde kalıcı bir düzeltme yapılması için gereklidir.

Müşteri/Tedarikçi Bilgilendirmesiyle Bağlantı

Rapor tamamlandıktan sonra, mülk sahibi olan müşteri veya tedarikçi Müşteri/Tedarikçi Bilgilendirme Formu ile durumdan haberdar edilir. Bu iki doküman arasındaki bağlantı denetimde özellikle aranır: bir hasar kaydı varsa, karşılığında bir bildirim kaydının da bulunması beklenir.

Denetimde Bu Rapor Nasıl Değerlendirilir?

Denetçi, depoda veya sevkiyat alanında gözlemlediği herhangi bir hasarlı ürün/ambalaj izini bu raporla karşılaştırır. Rapor edilmemiş ama gözle görülür bir hasar izi bulunması, sistemin eksik işletildiğinin göstergesidir.

Sık Yapılan Hatalar

• Hasarı fark edip hiç rapor doldurmadan “bu sefer geçsin” demek.
• Olası sebep alanını boş bırakıp tekrarını önleyecek bir aksiyon almamak.
• Raporu doldurup Müşteri Bilgilendirme Formu ile hiç ilişkilendirmemek.
• Aynı tür hasarın (örneğin taşıma kaynaklı) tekrar tekrar yaşanmasına rağmen ambalajlama yöntemini değiştirmemek.
• Raporda sorumlu kişi ve bölüm bilgisini belirtmemek.

Diğer Dokümanlarla İlişkisi

Bu rapor; Müşteri ve Tedarikçi Mülkünün Korunması Prosedürü ve Müşteri/Tedarikçi Bilgilendirme Formu ile birlikte çalışır. Sık tekrar eden hasar türleri için Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetler Prosedürü de devreye girebilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Her küçük hasar için bu rapor mu doldurulmalı?

Evet, hasarın büyüklüğü fark etmeksizin kayıt tutulması önerilir; küçük görünen bir hasar bile tekrarlayan bir sorunun işareti olabilir.

Rapor kim tarafından doldurulmalı?

Hasarı ilk fark eden veya ilgili bölümden sorumlu personel doldurur.

Mülk zaten hasarlı teslim edilmişse ne yapılmalı?

Bu durum rapora not edilir ve mülk sahibine, hasarın kendilerinden geldiği bilgisiyle birlikte bildirim yapılır.

Bu rapor sigorta talebi için kullanılabilir mi?

Gerekirse evet, ancak bu form birincil olarak ISO 9001 kayıt şartı için tutulur; sigorta süreci için ayrıca ilgili poliçe şartlarına bakılmalıdır.

Bu rapor ile Müşteri Bilgilendirme Formu aynı doküman mı?

Hayır, bu rapor olayın kendisini ve sebebini kayda geçirir; Müşteri Bilgilendirme Formu ise mülk sahibine yapılan bildirimi belgeler.

Müşteri ve tedarikçi mülkünde yaşanan olayları sistematik şekilde kayıt altına almak veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.