İçindekiler
Formda Hangi Bilgiler Yer Alır?
Faaliyetin Kaynağı Olabilecek Durumlar
Denetimde Bu Form Nasıl Değerlendirilir?
Her uygunsuzluk için ayrı bir DİF numarası mı açılır?
Kök neden analizi için özel bir yöntem kullanmak zorunlu mu?
Etkinlik kontrolü kim tarafından yapılmalı?
ISO 9001 Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet Formu (DİF), tespit edilen bir uygunsuzluğun tanımını, kök nedenini, planlanan faaliyeti ve etkinlik takibini tek bir kayıtta toplayan formdur. Bu rehberde formun alanlarını, faaliyetin hangi kaynaklardan doğabileceğini ve örnek bir doldurulmuş kaydı bulacaksınız.
Bu Formun Amacı
Form, Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetler Prosedürü kapsamında her faaliyetin talebinden kapanışına kadar izlenebilir şekilde kayıt altına alınmasını sağlar. Tek bir formda uygunsuzluğun tanımı, kök nedeni, çözüm ve çözümün gerçekten işe yarayıp yaramadığının doğrulaması bir arada bulunur.
Formda Hangi Bilgiler Yer Alır?
- Faaliyet türü (düzeltici / iyileştirici), bildirim tarihi, DİF numarası, talep eden ve ilgili bölüm
- Kaynak (iç tetkik, YGG, müşteri şikâyeti, analiz/ölçme sonucu, dış tetkik, uygunsuz ürün/hizmet, iyileştirme önerisi, diğer)
- Uygunsuzluğun tanımı ve kök nedeni
- Planlanan faaliyet, sorumlu, planlanan ve gerçekleşen bitiş tarihi
- Tekrarı önleyecek kalıcı iyileştirici faaliyet
- Etkinliğin gözden geçirilmesi (kontrol tarihi, uygun/uygun değil)
- Sonuç: faaliyet kapatıldı veya yeni faaliyet başlatıldı
Faaliyetin Kaynağı Olabilecek Durumlar
| Kaynak | Örnek Tetikleyici |
|---|---|
| İç Tetkik | Tetkikte tespit edilen bir uygunsuzluk |
| Dış Tetkik | Belgelendirme denetiminde tespit edilen bulgu |
| Müşteri Şikâyeti | Teslim edilen üründe tespit edilen hata |
| Uygunsuz Ürün/Hizmet | Girdi kontrolünde veya üretim sırasında tespit edilen sapma |
| YGG Sonuçları | Performans değerlendirmesinde hedefin altında kalınan bir proses |
| İyileştirme Önerisi | Personelden gelen bir süreç iyileştirme fikri |
Örnek Doldurulmuş DİF Kaydı
| Alan | Örnek İçerik |
|---|---|
| DİF No / Tür | DİF-2026-014 / Düzeltici |
| Kaynak | İç tetkik |
| Uygunsuzluk | Kalibrasyon etiketi süresi dolmuş ölçüm cihazı kullanımda |
| Kök Neden | Kalibrasyon takip listesi manuel tutuluyor, hatırlatma sistemi yok |
| Planlanan Faaliyet | Dijital kalibrasyon takip sistemi kurulacak |
| Etkinlik Kontrolü | 3 ay sonra kontrol edildi — uygun, form kapatıldı |
Denetimde Bu Form Nasıl Değerlendirilir?
Denetçi, kayıtlı kök nedenin gerçekten mantıklı ve araştırılmış olup olmadığını, planlanan faaliyetin kök nedenle uyumlu olup olmadığını ve etkinlik kontrolünün gerçekten yapılıp yapılmadığını sorgular. Aynı kök nedenden kaynaklanan tekrarlayan DİF kayıtları varsa, önceki faaliyetin gerçekten etkili olmadığı anlaşılır.
Sık Yapılan Hatalar
- Kök neden alanını “personel dikkatsizliği” gibi yüzeysel bir ifadeyle geçmek.
- Planlanan faaliyeti kök nedenle ilişkilendirmeden genel bir ifadeyle yazmak.
- Etkinlik kontrol tarihini boş bırakıp formu erken kapatmak.
- Kaynak alanını doldurmadan hangi süreçten geldiğini belirtmemek.
- Kapatılan bir DİF’in aynı kök nedenle tekrar açıldığını fark etmemek.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form; Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetler Prosedürü ve DİF İzleme/Takip Formu ile birlikte çalışır. İç Tetkik Raporu, Müşteri Şikâyet Formu ve Uygun Olmayan Ürün ve Hizmet Prosedürü kapsamında tespit edilen her ciddi uygunsuzluk bu forma yönlendirilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Her uygunsuzluk için ayrı bir DİF numarası mı açılır?
Evet, her faaliyetin kendi numarası olması, izlenebilirlik ve raporlama açısından önemlidir.
Kök neden analizi için özel bir yöntem kullanmak zorunlu mu?
Zorunlu değildir; basit “5 Neden” tekniği veya benzer yöntemler yeterli olabilir, önemli olan yüzeysel geçilmemesidir.
Etkinlik kontrolü kim tarafından yapılmalı?
Genellikle Kalite Yönetim Temsilcisi veya bağımsız bir kişi tarafından yapılması, objektifliği artırır.
İyileştirici faaliyetler için de aynı form mu kullanılır?
Evet, form “faaliyet türü” alanı üzerinden hem düzeltici hem iyileştirici faaliyetler için kullanılabilir.
Bu form ile DİF İzleme/Takip Formu aynı mı?
Hayır, bu form her bir faaliyetin detaylı kaydını tutar; İzleme/Takip Formu ise açık faaliyetlerin toplu durumunu gösteren bir özet listesidir.
Düzeltici ve iyileştirici faaliyetlerinizi kök neden odaklı şekilde kayıt altına almak veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.