İçindekiler
ISO 9001 Performans Değerlendirme ve Ölçüm Prosedürü, kuruluştaki önemli proseslerin performansının dönemsel kriterlere göre puanlanarak Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) toplantılarında değerlendirilmesini tanımlayan, Madde 9.1 “İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme” şartını karşılayan dokümandır. Bu rehberde puanlama kriterlerini, artı/eksi yönlü fark değerlendirmesini ve denetimde dikkat edilecek noktaları bulacaksınız.
Bu Prosedürün Amacı
Prosedürün amacı, proseslerin performansının “iyi gidiyor” gibi öznel bir izlenimle değil, ölçülebilir kriterlerle değerlendirilmesini sağlamaktır. Uygulamadan üst yönetim ve kalite ekibi, verilerin toplanmasından ise ilgili bölüm liderleri sorumludur.
Değerlendirme Kriterleri
Her proses aşağıdaki başlıklarda 1-5 arası puanlanır (1 en düşük, 5 en yüksek katkıyı temsil eder):
| Kriter | Neyi Ölçer? |
|---|---|
| Risk ve Fırsat Belirleme | Prosesin risk-fırsat izleme tablosuna katkısı |
| Kalite Hedefleri ve Planlama | Hedef sayısı ve hedefe ulaşma etkinliği |
| Farkındalık | Personelin kalite politikası/hedeflerine dair farkındalığı |
| Eğitim | Verilen/alınan eğitim saat ortalaması |
| Personel Memnuniyeti | Anket sonuçları ve çalışma şartları uygunluğu |
| Uygunsuz Ürün ve Hizmetler | Düzeltici faaliyet gerektiren hata sayısındaki değişim |
| İyileştirici Faaliyetler | Prosesin müşteri odaklılık ve KYS hedeflerine katkısı |
Uygulama Süreci
- Kriterler ve puanlar Proses Performans Kriterleri ve İzleme Tablosu’na işlenir.
- Puanlar Kalite Yönetim Sorumlusu tarafından belirlenir, Genel Müdür tarafından onaylanır.
- Değerlendirme her YGG toplantısından önce tamamlanır; sonuçlar toplantıda görüşülür.
- Sonuçlar bir önceki dönemle (genellikle 1 yıl) karşılaştırılır.
Artı/Eksi Yönlü Fark Değerlendirmesi
Karşılaştırma sonucunda ortaya çıkan fark iki şekilde ele alınır:
- Artı yönlü fark (iyileşme): Olumlu kabul edilir, ancak hedefin hâlâ altındaysa kök neden araştırılır ve gerekirse iyileştirici faaliyet uygulanır.
- Eksi yönlü fark (kötüleşme): Öncelikle kaynak yeterliliği (personel, ekipman, zaman) değerlendirilir; kaynak eksikliği tespit edilirse veya başka bir kök neden bulunursa Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet süreci başlatılır.
Örnek Puanlama Tablosu
| Proses | Kalite Hedefleri | Uygunsuz Ürün | Eğitim | Ortalama |
|---|---|---|---|---|
| Üretim | 4 | 3 | 4 | 3,7 |
| Satın Alma | 5 | 4 | 3 | 4,0 |
| İnsan Kaynakları | 3 | — | 5 | 4,0 |
Denetimde Bu Prosedür Nasıl Değerlendirilir?
Denetçi, İzleme Tablosu’ndaki puanların dayanağı olan verilerin (anket sonuçları, eğitim kayıtları, uygunsuzluk sayıları) gerçekten mevcut olup olmadığını kontrol eder. Ayrıca düşük puan alan bir prosesin YGG’de görüşülüp görüşülmediği ve bir aksiyon planına bağlanıp bağlanmadığı sorgulanır.
Sık Yapılan Hatalar
- Puanları dayanak veri olmadan sezgisel şekilde vermek.
- Düşük puanlı bir proses için YGG’de hiçbir aksiyon kararı almamak.
- Önceki dönemle karşılaştırma yapmadan sadece o anki puanı raporlamak.
- Tabloyu YGG öncesi hazırlamayı unutup toplantıda güncel veri sunamamak.
- Kriterleri her dönem farklı yorumlayıp puanlar arasında karşılaştırılabilirliği kaybetmek.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu prosedür; Kalite Hedefleri ve Planlama Formları, Personel Memnuniyet Anketleri, Personel Performans Değerlendirme kayıtları ve Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetler Prosedürü ile birlikte çalışır ve Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarının temel girdisini oluşturur.
Sıkça Sorulan Sorular
Bu değerlendirme hangi sıklıkla yapılmalı?
Genellikle her YGG toplantısı öncesinde (yaygın olarak yıllık) yapılır; kuruluş isterse daha sık aralıklarla da uygulayabilir.
Her proses için aynı 7 kriter mi kullanılmalı?
Zorunlu değildir, kuruluş kendi süreç yapısına göre kriter sayısını ve içeriğini uyarlayabilir; önemli olan tutarlı ve ölçülebilir olmasıdır.
Puanı düşük çıkan proses cezalandırılır mı?
Hayır, amaç cezalandırma değil kök nedeni bulup kaynak veya süreç iyileştirmesi yapmaktır.
Bu prosedür ile Kalite Hedefleri Prosedürü aynı mı?
Hayır, Kalite Hedefleri Prosedürü hedeflerin nasıl belirleneceğini tanımlar; bu prosedür ise proseslerin genel performansının puanlanarak değerlendirilmesini kapsar.
Puanlama sonuçları personelle paylaşılmalı mı?
Şeffaflık açısından ilgili bölüm liderleriyle paylaşılması önerilir, ancak zorunlu değildir.
Proses performansınızı ölçülebilir kriterlerle izlemek, YGG toplantılarınızı veriye dayalı hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.