ISO 9001 YGG Toplantı Karar Formu

ISO 9001 YGG Toplantı Karar Formu, Yönetim Gözden Geçirme toplantısında alınan iyileştirme kararlarının katılımcı imzalarıyla kayıt altına alındığı formdur. Bu rehberde formun alanlarını, kararların nasıl takip edildiğini ve denetimde dikkat edilecek noktaları bulacaksınız.

Bu Formun Amacı

Form, Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü kapsamında toplantıda alınan kararların unutulmadan, netleşmiş sorumlu ve süre ile birlikte anında kayda geçirilmesini sağlar. Toplantı bittiğinde “ne konuşulduğu” değil “ne kararlaştırıldığı” önemlidir; bu form tam olarak bunu belgeler.

Formda Hangi Bilgiler Yer Alır?

• Toplantı tarihi, yeri ve saati
• Katılımcılar (ad-soyad, bölüm, imza)
• Toplantıda alınan iyileştirme kararları (numara, açıklama, sorumlu, hedef tarih)
• Toplantının tamamlandığı tarih/saat aralığı
• Kalite Yönetim Lideri onayı

Örnek Doldurulmuş Karar Formu

Kararlar Nasıl Takip Edilir?

Kalite Yönetim Lideri, karar formundaki her maddeyi gerekli hazırlıkları yaptıktan sonra ilgili bölüm liderine iletir. Her kararın bir sorumlusu ve hedef tarihi olması, bir sonraki YGG toplantısında “önceki kararların faaliyet durumu” gündem maddesinin somut şekilde değerlendirilebilmesini sağlar. Süresi geçtiği halde uygulanmayan kararlar için gerekçe sorgulanır ve gerekirse yeni bir tarih belirlenir.

Denetimde Bu Form Nasıl Değerlendirilir?

Denetçi, bir önceki YGG’de alınan kararların bu toplantıya kadar gerçekten uygulanıp uygulanmadığını sorgular. Karar formunda yer alan bir maddenin hiçbir zaman kapatılmadığı veya sürekli ötelendiği tespit edilirse, bu YGG sürecinin etkinliğinin sorgulanmasına yol açar.

Sık Yapılan Hatalar

• Kararları genel ifadelerle yazıp (“süreç iyileştirilecek” gibi) somut, ölçülebilir hale getirmemek.
• Karara sorumlu kişi veya hedef tarih atamadan “not edildi” şeklinde geçmek.
• Kararların uygulanma durumunu bir sonraki toplantıya kadar hiç takip etmemek.
• Katılımcı imzalarını toplantı sonrasında sonradan tamamlamaya çalışmak.
• Kalite Yönetim Lideri onayını almadan formu kapatmak.

Diğer Dokümanlarla İlişkisi

Bu form; Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü, YGG Toplantı Duyuru Formu ve YGG Katılım Listesi ile birlikte çalışır. Alınan kararlar niteliğine göre Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetler Prosedürü’ne de yönlendirilebilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Her karara mutlaka bir hedef tarih verilmeli mi?

Evet, hedef tarihsiz bir karar takip edilemez ve bir sonraki toplantıda değerlendirilmesi zorlaşır.

Kararlar sadece kalite ile ilgili konuları mı kapsar?

Hayır, kaynak talebi, personel takviyesi, yatırım kararı gibi stratejik konular da bu forma işlenebilir.

Bir karar hedef tarihinde tamamlanamazsa ne olur?

Gerekçesiyle birlikte not düşülür ve yeni bir hedef tarih belirlenir; bu durum bir sonraki toplantıda tekrar görüşülür.

Form kim tarafından onaylanmalı?

Genellikle Kalite Yönetim Lideri, kararların doğru kayda geçtiğini teyit ederek onaylar.

Bu form ile YGG Toplantı Duyuru Formu aynı mı?

Hayır, Duyuru Formu toplantı öncesi bilgilendirmeyi, bu form ise toplantı sonrası alınan kararları belgeler.

YGG toplantı kararlarınızı somut ve takip edilebilir hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.