İçindekiler
Personel Bilgi Formu, çalışanın temel iletişim ve özlük bilgilerini tek bir sayfada toplayan, personel dosyasının ilk sayfası niteliğindeki dokümandır. Bu rehberde formda yer alan alanları, KVKK açısından nelere dikkat edilmesi gerektiğini ve İş Başvuru Formu’ndan farkını bulacaksınız.
Bu Formun Amacı
Bu form, acil durumlarda ve İK süreçlerinde ihtiyaç duyulacak temel personel bilgilerini güncel tutar. KVKK gereği, formda yalnızca amaçla sınırlı ve gerekli veriler toplanmalıdır.
Formda Hangi Alanlar Yer Alır?
- Ad soyad ve görev tanımı
- Adres, ev ve cep telefonu, e-posta
- Doğum yeri ve tarihi
- Eğitim durumu
- T.C. kimlik no, nüfus cüzdan no, SGK numarası
- Ehliyet no ve kan grubu (acil durum bilgisi için)
KVKK Açısından Nelere Dikkat Edilmeli?
Kan grubu ve sağlık durumuna ilişkin bilgiler KVKK kapsamında “özel nitelikli kişisel veri” sayılır ve daha sıkı korunması gerekir. Bu formun kullanımında şu üç ilke gözetilmelidir: veri minimizasyonu (sadece gerçekten gerekli alanlar toplanmalı), açık rıza (özellikle özel nitelikli veriler için personelden yazılı onay alınmalı) ve güvenli saklama (form fiziksel olarak kilitli bir dolapta veya erişim yetkisi sınırlı dijital bir sistemde tutulmalı).
Bu Form ile İş Başvuru Formu Arasındaki Fark
İş Başvuru Formu, adayın işe alım aşamasında değerlendirilmesi için doldurulur ve seçilmeyen adaylarda belirli bir süre sonra imha edilmesi beklenir; Personel Bilgi Formu ise sadece işe alınan personel için açılır ve çalışma süresi boyunca güncel tutulan kalıcı bir kayıttır.
Denetimde Bu Form Nasıl Değerlendirilir?
ISO 9001 denetçileri bu formun içeriğinden çok, bilgilerin güncel olup olmadığını (ör. adres veya telefon değişikliğinin işlenip işlenmediği) ve özlük dosyasının erişim güvenliğini kontrol eder. KVKK uyumu doğrudan ISO 9001’in konusu olmasa da, aynı dosyanın bir arada bulunması nedeniyle genellikle birlikte değerlendirilir.
Sık Yapılan Hatalar
- Formu bir kez doldurup adres/telefon değişikliklerini hiç güncellememek.
- Özel nitelikli veriler (kan grubu, sağlık bilgisi) için ayrı bir rıza metni almamak.
- Özlük dosyalarını herkesin erişebileceği ortak bir dolapta tutmak.
- Personel ayrıldıktan sonra bilgileri gereksiz yere uzun süre saklamak.
- Formda gerçekten ihtiyaç duyulmayan fazladan kişisel bilgi toplamak.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form, İş Başvuru Formu ile birlikte özlük dosyasında saklanır ve personel iletişim bilgilerinin güncelliğini garanti eder.
Sıkça Sorulan Sorular
Bu form ne sıklıkla güncellenmelidir?
Bilgi değiştiğinde (adres, telefon, medeni durum gibi) hemen; ayrıca yılda bir kez genel bir kontrol yapılması önerilir.
Kan grubu bilgisi zorunlu mu?
Yasal bir zorunluluk değildir, ancak acil sağlık durumlarında hayat kurtarıcı olabileceği için birçok işletme bu bilgiyi rızaya dayalı olarak toplar.
Bu form dijital ortamda tutulabilir mi?
Evet, ancak erişim yetkilerinin sınırlandırılması ve verinin yetkisiz erişime karşı korunması (şifreleme, erişim logu vb.) önerilir.
Personel işten ayrıldığında form ne olur?
İşletmenizin veri saklama politikasına ve yasal saklama sürelerine göre bir süre daha saklanır, ardından KVKK’ya uygun şekilde imha edilir.
Bu form ISO 27001 ile de ilişkili mi?
Evet, kişisel veri içerdiği için işletmeniz ISO 27001 de uyguluyorsa bu form bilgi güvenliği kapsamında ek kontrol gerektirebilir.
Personel dosyalarınızı KVKK uyumlu hale getirmek, özlük süreçlerinizi denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.