İçindekiler
Formda Hangi Alanlar Yer Alır?
Bu Form Farkındalık Maddesiyle Nasıl İlişkilidir?
Denetimde Bu Form Nasıl Değerlendirilir?
Bu form ile İç ve Dış İletişim Formu aynı şey mi?
Her duyuru için ayrı form mu doldurulmalı?
Personel önerileri bu formda mı, ayrı bir formda mı tutulmalı?
Personel Bilgilendirme Formu, kalite politikası duyurusundan personel önerilerine geri bildirime kadar, personele iletilmesi gereken kısa duyuruları kayıt altına alan basit bir dokümandır. Bu rehberde formun alanlarını, örnek bir duyuru kaydını ve bu formun farkındalık maddesiyle ilişkisini bulacaksınız.
Bu Formun Amacı
Bu form, personele yapılan duyuruların (kalite politikası, kalite hedefleri, öneri geri bildirimi vb.) ne zaman ve kim tarafından yapıldığını kayıt altına alır.
Formda Hangi Alanlar Yer Alır?
- Tarih, sorumlu ve bölüm bilgisi
- Duyuru türü (kalite politikası, kalite hedefleri, öneri bilgilendirme, diğer)
- Duyuru konusu
- Varsa öneriler
Örnek Duyuru Kaydı
| Alan | Örnek İçerik |
|---|---|
| Tarih / Sorumlu / Bölüm | 18 Mart / Kalite Yönetim Lideri / Tüm Bölümler |
| Duyuru Türü | Kalite Hedefleri |
| Duyuru Konusu | 2026 yılı müşteri şikâyet azaltma hedefi ve her bölümün bu hedefe katkısı |
| Öneriler | Üretim bölümünden gelen: sevkiyat öncesi çift kontrol önerisi değerlendirmeye alındı |
Bu Form Farkındalık Maddesiyle Nasıl İlişkilidir?
ISO 9001:2015’in Madde 7.3’ü (Farkındalık), personelin kalite politikasından, ilgili kalite hedeflerinden ve kendi katkısının sisteme etkisinden haberdar olmasını ister. Bu form, bu farkındalığın “bir kere anlatıldı” değil, düzenli ve izlenebilir bir iletişim süreciyle sağlandığının kanıtıdır.
Denetimde Bu Form Nasıl Değerlendirilir?
Denetçiler, formda kayıtlı bir duyurunun (ör. yeni kalite hedefi) personel tarafından gerçekten bilinip bilinmediğini sahada bir çalışana sorarak çapraz kontrol edebilir. Form dolu ama personel duyurudan habersizse, iletişim sürecinin kağıt üzerinde kaldığı anlaşılır.
Sık Yapılan Hatalar
- Duyuruları yapıp hiç kayıt altına almamak.
- Sadece yazılı ilan panosuna asıp sözlü/toplantı yoluyla pekiştirmemek.
- Personelden gelen önerileri kayda geçirip hiç geri dönüş yapmamak.
- Duyuru konusunu çok genel yazıp (ör. “toplantı yapıldı”) içeriği belirsiz bırakmak.
- Formu sadece üst düzey duyurular için kullanıp saha bilgilendirmelerini atlamak.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form, İç ve Dış İletişim Formu ile aynı mantıkla çalışır ve personel bilgilendirme sürecinin izlenebilir olmasını sağlar.
Sıkça Sorulan Sorular
Bu form ile İç ve Dış İletişim Formu aynı şey mi?
Hayır, benzer mantıkla çalışsalar da İç ve Dış İletişim Formu daha geniş kapsamlıdır (dış paydaşları da içerir); bu form özellikle personele yönelik iç duyurulara odaklanır.
Her duyuru için ayrı form mu doldurulmalı?
Evet, her duyuru olayının ayrı bir satır veya kayıt olarak tutulması, ne zaman ne anlatıldığının net izlenebilmesini sağlar.
Personel önerileri bu formda mı, ayrı bir formda mı tutulmalı?
İşletmenin tercihine bağlıdır; bazı işletmeler öneri sistemini ayrı bir Personel Öneri Formu ile yürütür, bazıları bu formla birleştirir.
Bu form kimler tarafından doldurulabilir?
Genellikle kalite yönetim lideri veya bölüm liderleri doldurur; duyuru kimin tarafından yapıldıysa o kişi sorumlu olarak kaydedilir.
Form ne sıklıkla gözden geçirilmeli?
Düzenli bir gözden geçirme sıklığı şart değildir, ancak YGG toplantısında iletişim sürecinin etkinliği genel olarak değerlendirilebilir.
Personel iletişim sürecinizi kayıt altına almak, farkındalık kanıtlarınızı denetime hazır hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizin tamamında yanınızda olmak için Nobel Belgelendirme olarak buradayız.