İçindekiler
ISO 22000 Kuruluşun Bağlamı Prosedürü, gıda güvenliği yönetim sisteminin (GGYS) hedeflerine ulaşma kabiliyetini etkileyen iç ve dış hususların, ilgili tarafların ve bunların ihtiyaç/beklentilerinin sistematik olarak belirlendiği temel prosedürdür. Bu yazıda prosedürün amacını, bağlam analizi yöntemini ve ISO 22000 denetiminde GGYS kapsamının neden somut biçimde tanımlanması gerektiğini ele alıyoruz.
ISO 22000 Kuruluşun Bağlamı Prosedürünün Amacı Nedir?
Bu prosedürün amacı, ISO 22000:2018 standardı kapsamında kuruluşun amacıyla ilgili ve GGYS’nin istenen sonuçlarını gerçekleştirme kabiliyetini olumsuz etkileyebilecek iç ve dış hususları belirlemek ve analiz etmektir. Aynı zamanda gıda güvenliğine yönelik geçerli yasal ve düzenleyici gereklilikleri ve müşteri gerekliliklerini tutarlı şekilde karşılayan ürün ve hizmetler sunma becerisine sahip olunması için GGYS ile ilgili tarafların ve bu tarafların gerekliliklerinin belirlenmesi ve analiz edilmesi amaçlanır. Bir gıda işletmesinin bağlamı, örneğin bir otomotiv firmasınınkinden çok farklıdır; tedarik zincirindeki her halka (çiftlikten tabağa) ayrı bir risk kaynağı taşıdığından, bu analiz GGYS’nin geri kalanının üzerine inşa edileceği zemini oluşturur.
Prosedürün Kapsamı ve Sorumluluğu Nedir?
Bu prosedür, kuruluşun tüm operasyonel faaliyet ve proseslerini kapsamaktadır. Kuruluşun Bağlamı Prosedürünün uygulanmasından başta Üst Yönetim olmak üzere, kalite, pazarlama ve satış, operasyonel faaliyet ve bölüm yetkilileri sorumludur. Sorumluluğun tek bir departmanla sınırlı tutulmaması, bağlam analizinin yalnızca kalite biriminin kağıt üzerindeki bir ödevi değil, kuruluşun tüm işlevlerinin ortak çıktısı olması gerektiğini gösterir.
Bağlam Analizi Nasıl Yapılır?
Kuruluşta bağlam ve ilgili taraf analizleri, belirlenen taraf ve bağlam başlıkları üzerinde SWOT analizi yapılarak ele alınır. Kuruluş bağlamının anlaşılması amacıyla yılda 1 kez, prosedürde tanımlanan sorumlular ile birlikte Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) toplantısında belirlenen başlıklar üzerinde SWOT analizi yapılır ve elde edilen veriler risk ve fırsat değerlendirmesine, düzeltici ve iyileştirici faaliyetlere, değişiklik yönetimine, kalite hedeflerine, planlama ve sürekli iyileştirme faaliyetlerine ve GGYS’de yapılacak güncellemelere girdi sağlar.
Analiz edilecek dış bağlam maddeleri Yasal Şartlar, Teknoloji, Ekonomi, Çevre, Rekabet ve Gıda Güvenliği’dir. Analiz edilecek iç bağlam maddeleri ise Makine-Ekipman, Alt Yapı, Çalışma Ortamı, Yazılımlar, Ölçüm Cihazları, Personel Yetkinliği, Kaynak Yeterliliği, Gıda Güvenliği, HACCP ve Kurumsal Hijyen başlıklarını kapsar. Bu ayrımın özellikle “Gıda Güvenliği, HACCP ve Kurumsal Hijyen” maddesini hem iç bağlamın bir parçası saymasına dikkat etmek gerekir; bu, HACCP olgunluğunun yalnızca teknik bir kontrol listesi değil, kuruluşun kendi iç kapasitesinin bir göstergesi olarak değerlendirildiğini gösterir.
İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentileri Nasıl Belirlenir?
İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerinin anlaşılması amacıyla, yine yılda 1 kez YGG toplantısında İhtiyaç ve Beklenti Analiz Formu ile gerekli değerlendirmeler yapılır. Kuruluşta ilgili taraflar arasında Üst Yönetim, Çalışanlar, Müşteriler, Tedarikçiler, Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı, Sağlık Bakanlığı, İl Belediyesi, İlçe Belediyesi, Valilik, Komşu Kuruluşlar, Medya, Finansal Kuruluşlar ve Rakipler yer alır. Bir gıda işletmesi için bu listenin resmi kurumları (bakanlıklar, belediyeler) bu kadar belirgin içermesi, sektörün yoğun regüle edilmiş doğasının doğal bir sonucudur; iç ve dış bağlam analizi SWOT metoduyla, ilgili tarafların analizi ise İhtiyaç ve Beklenti Analiz Formu ile yapılır ve her iki analiz de olumlu/olumsuz tüm yönler öz eleştiriye açık şekilde ele alınır.
GGYS Kapsamı Nasıl Belirlenir ve Denetimde Ne Aranır?
GGYS kapsamı belirlenirken kuruluşun adresi, iletişim bilgileri, faaliyet alanı, tesis ve ekipman envanteri, personel yapısı ile üretim/hizmet süreçleri detaylı şekilde tanımlanır. Örneğin toplu yemek üretimi ve catering hizmeti veren bir kuruluş için mutfak, bulaşıkhane, soğuk hava deposu, kuru gıda deposu ve soğuk zincir araçları gibi fiziki varlıklar ile üretim sorumlusu, üretim şefi, aşçı ve mutfak personeli gibi kadro yapısı GGYS kapsamına dahil edilir. Kuruluş, ISO 22000:2018 standardının gerekliliklerine uygun olarak oluşturduğu prosesler ve bu proseslerin etkileşimini gösteren Proses Etkileşim Şeması ile GGYS’yi uygulamakta, sürekliliğini sağlamakta, güncellemekte ve sürekli iyileştirmektedir. Denetçiler bu prosedürü incelerken genellikle tanımlanan kapsamın sahadaki gerçek faaliyetlerle birebir örtüşüp örtüşmediğini sorgular. Bu prosedür, ISO 22000 belgesi denetimlerinde kuruluşun kendi bağlamını ve ilgili taraflarını sistematik olarak analiz ettiğinin ve GGYS kapsamını gerekçelendirdiğinin kanıtıdır.