İçindekiler
ISO 22000 Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetler Prosedürü, uygunsuzlukların kök nedeninin ortadan kaldırılmasından sürekli iyileştirme girdilerine, faaliyet başlatma kaynaklarından etkinlik takibine kadar tüm DİF sürecini tanımlayan kapsamlı prosedürdür. Bu yazıda prosedürün amacını, düzeltici/iyileştirici faaliyet ayrımını, başlatma koşullarını, süreç takibini ve ISO 22000 denetiminde DİF sisteminin neden GGYS’nin kendi kendini iyileştirme motoru sayıldığını ele alıyoruz.
ISO 22000 Prosedürünün Amacı, Kapsamı ve Tanımları Nedir?
Bu prosedürün amacı, kuruluş proseslerinde gerçekleştirilen sürekli iyileştirme süreçlerini düzenlemek, uygunsuzlukları izlemek, gidermek ve iyileştirmek için yol, yöntem ve sorumlulukları belirlemektir; GGYS’nin tüm proses ve faaliyetlerini kapsar. Düzeltici Faaliyet, bir hata oluştuğunda hatayı meydana getiren nedenlerin ortadan kaldırılarak tekrarının önlenmesi işlemidir. İyileştirici Faaliyet, uygunsuzluk tespiti olmasa bile istenen çıktıların geliştirilmesi veya istenmeyen etkilerin önlenmesi amacıyla yapılan tüm faaliyetlerdir. Sürekli İyileştirme ise düzeltici ve iyileştirici faaliyetlerin düzenli ve zorunlu bir sonucudur. Uygulamadan, üst yönetimin liderliğinde tüm bölüm sorumluları, GGYS temsilcisi ve tüm personel (beyaz ve mavi yaka dahil) sorumludur. Düzeltici faaliyetin “zaten olmuş bir hatayı” düzeltmesine karşın, iyileştirici faaliyetin “henüz hata olmasa bile” devreye girebilmesi, bu prosedürün hem reaktif hem proaktif iki mekanizmayı aynı çatı altında birleştirdiğini gösterir.
Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet Hangi Koşullarda Başlatılır?
Düzeltici Faaliyet; uygunsuz ürün/hizmet şartları, müşteri/tedarikçi şikayetleri, tehdit/risk için aksiyon planlandığında, kritik (majör) ürün uygunsuzluğu, tekrarlayan minör uygunsuzluklar, iç/müşteri/yasal/belgelendirme denetimlerinde tespit edilen uygunsuzluk, tedarikçiden kaynaklanan tekrarlayan uygunsuzluklar durumunda başlatılır. İyileştirici Faaliyet; düzeltmenin kalıcı olması istendiğinde, yasal bildirimler doğrultusunda, müşteri geri bildirimleri/ihtiyaç analizleri, pazar analizleri (SWOT, iç-dış bağlam), YGG sonuçları, süreç ölçümleri, veri analizleri ve önceki deneyimler doğrultusunda başlatılır ve uygulanır.
Sürekli İyileştirme Girdileri ve Sorumluluklar Nelerdir?
Sürekli iyileştirme girdileri; düzeltici faaliyetler, iyileştirici faaliyetler, risk yönetimi, fırsat yönetimi, kalite hedefleri ve planlama, ilgili tarafların önerileri, SWOT analizleri, iç-dış bağlam analizleri, YGG sonuçları, iç-dış tetkik sonuçları, değişiklik önerileri ve kaynak yönetimidir; PUKO döngüsüyle uygulanan tüm süreçler her tur tamamlandığında sürdürülebilir iyileştirme sağlar. Üst yönetim gerekli durumlarda DİF raporlarını talep eder ve sonuçları gözden geçirir; GGYS Temsilcisi DİF isteklerini inceler, koordine eder ve YGG’ye iletir, faaliyetleri izleyip etkinliğini değerlendirir; diğer bölüm sorumluları kendileriyle ilgili DİF isteklerini başlatır ve kendilerinden istenen faaliyetleri belirtilen tarihe kadar yerine getirir.
DİF Süreci Nasıl Uygulanır ve Takip Edilir?
DİF, organizasyon içinde herhangi bir bölüm tarafından DİF Formu doldurularak GGYS Temsilcisine verilip başlatılır; istek, hatanın tarifini, kaliteye etkisini ve iyileştirme yöntemini açıklamalıdır. Değişiklik Yönetimi Prosedürü gereği bir operasyonel değişiklik ihtiyacı varsa önce düzeltici faaliyet yürütülür, sonuçlarına göre değişiklik planlanır ve tüm bölüm liderlerinin onayından sonra İyileştirici Faaliyet kapsamında uygulamaya alınır. Bölüm sorumlusu problemin nedenlerini araştırır, planlanan faaliyetleri, sorumluları ve tamamlanma tarihini belirler. GGYS Temsilcisi, uygulama tarihinde veya hemen sonra faaliyetin uygulanıp uygulanmadığını ve etkin olup olmadığını inceler; etkinliğe dair objektif kanıt varsa form kapatılır, yetersizse yeni faaliyet başlatılır veya YGG toplantısına iletilir. DİF formunun birinci kısmı uygunsuzluğun tanımlanmasına (kaynak, tanım, kök neden), ikinci kısmı planlanan faaliyet ve sorumlulara, üçüncü kısmı takip ve sonuca ayrılmıştır. Kapatılmamış DİF’ler ilgili bölüm sorumlusu ve GGYS temsilcisi tarafından aylık incelenir; sonuçlar iç tetkiklerde ve YGG toplantılarında ele alınır. Bu prosedür, ISO 22000 belgesi denetimlerinde uygunsuzlukların kök nedene inilerek kalıcı olarak çözüldüğünün ve sürekli iyileştirmenin sistematik yürütüldüğünün temel kanıtıdır.