ISO 22000 Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürü

ISO 22000 Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürü, GGYS kapsamındaki tüm doküman türlerinin (el kitabı, prosedür, talimat, form, görev tanımı, plan, akış şeması, süreç haritası) nasıl hazırlanacağını, numaralandırılacağını, onaylanacağını, dağıtılacağını, revize edileceğini ve imha edileceğini tanımlayan temel prosedürdür. Bu yazıda prosedürün amacını, numaralandırma sistemini, dağıtım/kontrol kurallarını, revizyon yönetimini ve ISO 22000 denetiminde bu prosedürün neden tüm GGYS’nin omurgası sayıldığını ele alıyoruz.

ISO 22000 Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürünün Amacı, Kapsamı ve Sorumluluğu Nedir?

Bu prosedürün amacı, kuruluşta ISO 22000:2018 standardına uygun etkin bir Gıda Güvenliği Yönetim Sisteminin kurulması ve kurumsal bilginin güvence altına alınabilmesi için proseslerin ve dokümanların oluşturulması, uygulanması, süreçlere entegre edilmesi ve geliştirilmesi amacıyla yol, yöntem ve sorumlulukları belirlemektir. Prosedür tüm GGYS proseslerini kapsar. Tüm bölüm sorumluları, başta GGYS Temsilcisi olmak üzere, kendi prosesleriyle ilgili dokümanları oluşturmak veya oluşturulmasına liderlik etmek, kontrol/revize etmek, saklamak, değişikliklere karşı korumak, arşivlemek ve standart şartlarını güvence altına almaktan sorumludur. Bir değişiklik ihtiyacı hissedildiğinde, Değişim Yönetim Prosedürüne bağlı kalınarak Değişiklik Talep Formu doldurularak GGYS temsilcisine e-posta ile iletilir.

Doküman Türleri Hangi Kurallarla Hazırlanır?

GGYS El Kitabı GGYS temsilcisi tarafından hazırlanır, Genel Müdür tarafından gözden geçirilip onaylanır; kapak sayfası, bölüm, hazırlayan/onaylayan, yayın tarihi, doküman no, revizyon tarihi/no alanlarını içerir. Prosedürler GGYS temsilcisi tarafından hazırlanır, ilgili bölüm sorumlusunca kontrol edilir, Genel Müdür tarafından onaylanır; AMAÇ, KAPSAM, SORUMLULUK ve YETKİ, UYGULAMA ve İLGİLİ DOKÜMANLAR bölümlerinden oluşur. Talimatlar, yazılı doküman eksikliğinin kaliteyi olumsuz etkilediği görülen işler için GGYS temsilcisi ve Genel Müdür kararıyla hazırlanır ve ilgili bölüm lideri tarafından doğrulanır. Formlar, sistemde elde edilen verilerin kaydedildiği dokümanlardır; kullanışlı ve doğru kayıt yapılmasına olanak tanıyacak şekilde tasarlanır. Görev tanımları İnsan Kaynakları/Genel Müdür koordinasyonunda GGYS Temsilcisi tarafından hazırlanır ve kadro unvanı, bağlı bulunduğu birim, görevleri, yetkinlikleri ve yetkilerini içerir. Planlar ve akış şemaları da aynı hazırlayan-kontrol eden-onaylayan zincirinden geçerek yayına alınır.

Dokümanlara Nasıl Numara Verilir?

• GGYS Prosedürler: PR-001 formatında
• GGYS Talimatlar: TALİMAT-001 formatında
• GGYS Planlar: PLAN-001 formatında
• GGYS Formlar: FORM-001 formatında
• GGYS Akış Şemaları: SEMA-001 formatında
• GGYS Listeleri: LİSTE-001 formatında
• GGYS Görev Tanımları: GOREV-001 formatında
• GGYS Dış Kaynaklı Doküman: DKD-001 formatında
• GGYS Süreç Haritaları: SUREC-001 formatında

Her doküman türüne özgü bir ön ek tanımlanması, binlerce dokümanın bulunduğu büyük bir GGYS’de bile bir dokümanın numarasına bakarak türünün anında anlaşılmasını sağlar; bu, özellikle denetim sırasında hızlı doküman bulma açısından pratik bir fayda sunar.

Doküman ve Veri Kontrolü, Dağıtım ve Koruma Nasıl Yapılır?

Hazırlanan veya revize edilen dokümanlar tabloda belirtilen sorumlularca (Hazırlayan: GGYS Temsilcisi, Kontrol Eden: Bölüm Lideri, Onaylayan: Genel Müdür, Çoğaltan/Dağıtım: GGYS Temsilcisi) onaylanır, çoğaltılır ve dağıtılır; devreye alınan dokümanlar ilgili doküman listesine kayıt edilir. Dokümanların orijinalinde hazırlayan ve onaylayan haneleri ıslak imzalanarak yürürlüğe girer ve GGYS Doküman Dağıtım Teslim Formu ile imza karşılığı dağıtılır; imza karşılığı dağıtılan dokümanlar kontrollü kopya kabul edilir. Formlar prosedürle birlikte dağıtılır; dokümanların şirket dışına çıkışı Genel Müdür veya GGYS Temsilcisi onayı ile “KONTROLSUZ KOPYA” olarak yapılır ve kontrole tabi değildir. Tüm dokümanların orijinal versiyonları GGYS temsilcisi ve Genel Müdürün bilgisayarında (soft copy) saklanır; uygulama kayıtları hard copy olarak ilgili doküman klasöründe muhafaza edilir. GGYS’nin çekirdek klasörü hem GGYS temsilcisinin bilgisayarında hem harici bir hard diskte yedeklenir.

Dokümanlarda Revizyon Nasıl Yönetilir?

Doküman değişiklik ihtiyacı hissedildiğinde çalışmalar mutlaka Değişiklik Yönetim Prosedürü ve DİF prosedürlerine göre yürütülür; bölüm sorumluları ve GGYS temsilcisi değişiklik yapmadan önce Değişiklik Talep Formunu doldurur ve talep Değişiklik İzleme ve Takip Listesine işlenir. Revize edilen dokümanların dağıtımı imza karşılığı, geçersiz doküman geri alınarak yapılır; orijinaline “İPTAL” yazısı yazılarak arşivlenir. GGYS El Kitabında revizyonlar sayfa bazında yapılır ve toplam revizyon sayısı 20’ye ulaştığında el kitabı yeniden yayınlanır (baskı numarası artırılır, sayfa revizyonları sıfırlanır); diğer dokümanlarda revizyon doküman bazında yapılır ve revizyon numarası bir artırılır.

Dokümanların Saklanması, İmhası ve Kayıt Kontrolü Nasıl Yapılır?

Prosedürler, talimatlar, planlar, akış şemaları, listeler ve görev tanımları “Revize Edilene Kadar” geçerli sayılır, revize edildikten sonra +1 yıl arşivde tutulur ve +2 yıl içinde imha edilir; kayıtlar ise +3 yıl arşiv süresine tabidir. Prosedürler, talimatlar, akış şemaları, görev tanımları, dokümanların asıl kopyaları ve doküman listeleri revize edilmedikçe eski versiyonları imha edilmez; diğer dokümanlar 10 yıl arşivde tutulduktan sonra GGYS Doküman İmha Planına işlenerek Doküman İmha Tutanağı ve Genel Müdür onayıyla imha edilebilir (imha planında en az 6 ay yer almayan dokümanlar imha edilemez). Baskılı kayıtlar kullanım süresince ilgili bölümde, sonrasında arşivde dış etkilerden korunarak saklanır; elektronik medyada tutulan kayıtlar da GGYS temsilcisi tarafından düzenli olarak korunur. Bu prosedür, ISO 22000 belgesi denetimlerinde tüm dokümante edilmiş bilginin yaşam döngüsünün kontrollü şekilde yönetildiğinin temel kanıtıdır.