İçindekiler
ISO 22000 Değişiklik Planlama Prosedürü, personel değişiklikleri dahil GGYS’de yapılması gereken tüm değişikliklerin nasıl planlanacağını, uygulanacağını, izleneceğini ve sonuçlarının nasıl analiz edileceğini tanımlayan prosedürdür. Bu yazıda prosedürün amacını, değişiklik kaynaklarını, onay/uygulama sürecini ve ISO 22000 denetiminde değişiklik yönetiminin neden ayrı bir prosedür gerektirdiğini ele alıyoruz.
ISO 22000 Değişiklik Planlama Prosedürünün Amacı Nedir?
Bu prosedürün amacı, ISO 22000:2018 GGYS’de değişiklik yapma ihtiyacı belirlendiğinde, söz konusu değişikliklerin nasıl planlanıp uygulanacağı ve izleneceğine ait yol ve yöntemleri belirlemektir. Prosedür Üst Yönetim ve Kalite Yönetim Sistemi başta olmak üzere tüm kuruluş süreçlerini kapsar; uygulanmasından GGYS Temsilcisi ve İnsan Kaynakları Sorumlusu yetkili ve sorumludur. Standart, bir GGYS’nin statik değil dinamik bir sistem olduğunu kabul eder; bu nedenle değişikliklerin plansız yapılması, sistemin bütünlüğünü bozma riski taşır.
Değişiklik Kaynakları Nelerdir?
Kuruluşun olası değişiklik ihtiyaçları düzeltici faaliyetler, iç/dış tetkikler, kurumsal tecrübe, personel talep formu, GGYS hedefleri, risk fırsat aksiyon belirleme süreci, müşteri şikayet/gereklilikleri, haftalık/aylık toplantılar, mevzuattaki zorunlu değişiklikler ve YGG toplantı kararları sonucunda ortaya çıkabilir. Bu geniş kaynak listesi, değişikliklerin yalnızca iç inisiyatifle değil, dış denetim ve mevzuat baskısıyla da tetiklenebildiğini gösterir.
Onay ve Uygulama Süreci Nasıl İşler?
Değişiklik planlama gereksinimleri yılda en az bir kez YGG toplantısında veya acil durumlarda bölüm liderlerinin katıldığı toplantılarda görüşülerek Değişiklik İzleme ve Entegrasyon Planı ile kayıt altına alınır. Değişiklik Talep Formuyla GGYS Temsilcisi tarafından onaylanan plan, iletişim matrisinde belirtilen periyot ve yöntemle tüm bölüm liderlerine duyurulur. Planlanan değişikliğin boyutuna göre GGYS Temsilcisi liderliğinde bir değişiklik doğrulama, izleme ve onay ekibi oluşturulur. Değişiklikten olumsuz etkileneceğini düşünen veya iyileştirme önerisi olan bölüm liderleri Değişiklik Talep Formu doldurarak GGYS Temsilcisine iletir; GGYS Temsilcisi gerekli gördüğünde acil YGG toplantısı düzenleyebilir. Onaylanan değişiklikler Değişiklik Onay Listesine eklenerek doğrulanmış kabul edilir. Denetçiler genellikle bir değişikliğin talep formundan onay listesine kadar tüm dokümantasyon zincirinin eksiksiz olup olmadığını sorgular. Bu prosedür, ISO 22000 belgesi denetimlerinde sistem değişikliklerinin kontrollü ve izlenebilir şekilde yönetildiğinin kanıtıdır.