İçindekiler
ISO 9001 YGG Toplantı Duyuru Formu, Yönetim Gözden Geçirme toplantısının yeri, tarihi, saati, gündem maddeleri ve katılımcı listesini içeren duyuru dokümanıdır. Bu rehberde formun alanlarını, ne zaman ve nasıl gönderilmesi gerektiğini bulacaksınız.
Bu Formun Amacı
Form, Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü kapsamında toplantının en az 1 ay önceden ilgili katılımcılara resmi olarak duyurulmasını sağlar. Böylece katılımcılar kendi bölümlerine ait verileri (performans sonuçları, şikâyet özeti, kaynak talepleri) toplantıya hazırlıklı gelir.
Formda Hangi Bilgiler Yer Alır?
- Toplantı tarihi, yeri ve saati
- Katılımcı listesi (ad-soyad, bölüm, imza)
- Standart gündem maddeleri (önceki YGG kararlarının durumu, iç/dış hususlardaki değişiklikler, kalite hedefleri, risk-fırsat değerlendirmesi, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetler, iç tetkik sonuçları, kaynak ihtiyaçları, stratejik yön değerlendirmesi)
Örnek Doldurulmuş Duyuru
| Alan | Örnek İçerik |
|---|---|
| Toplantı Tarihi/Yeri | 10 Aralık, Toplantı Salonu |
| Katılımcılar | Genel Müdür, Kalite Yönetim Lideri, tüm bölüm liderleri |
| Gündem | 13 standart maddesi + önceki dönem özel takip konuları |
| Duyuru Tarihi | 10 Kasım (toplantıdan 1 ay önce) |
Ne Zaman ve Nasıl Gönderilmeli?
Duyuru, toplantı tarihinden en az 1 ay önce Kalite Yönetim Lideri tarafından e-posta ile gönderilir. Erken duyuru, bölüm liderlerinin kendi verilerini (performans puanları, şikâyet özetleri, kaynak talepleri) hazırlayıp toplantıya somut girdilerle gelmesini sağlar. Katılımcı imzaları ise toplantı açılışında, form üzerinde fiziksel olarak alınır.
Denetimde Bu Form Nasıl Değerlendirilir?
Denetçi, duyuru tarihi ile gerçekleşen toplantı tarihi arasında en az 1 aylık süre olup olmadığını kontrol eder. Ayrıca duyurudaki gündem maddelerinin standardın öngördüğü girdilerle örtüşüp örtüşmediği incelenir; duyurusu yapılmamış ama gerçekleşmiş bir toplantı, usul açısından eksik kabul edilir.
Sık Yapılan Hatalar
- Duyuruyu toplantıdan sadece birkaç gün önce göndermek.
- Gündem maddelerini standardın öngördüğü 13 başlıktan daha kısa tutmak.
- Katılımcı listesini önceden belirlemeden toplantı günü kimin geldiğine göre kaydetmek.
- Duyuru formunu e-posta ile gönderip herhangi bir kayıt/arşiv tutmamak.
- Her toplantıda aynı duyuru şablonunu değiştirmeden kullanıp o dönemin özel konularını eklememek.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu form; Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü, YGG Katılım Listesi ve YGG Toplantı Karar Formu ile birlikte çalışır. Duyuru formu toplantının “öncesini”, Karar Formu ise “sonucunu” belgeler.
Sıkça Sorulan Sorular
Duyuru mutlaka e-posta ile mi yapılmalı?
Zorunlu değildir, ancak e-posta hem hızlı hem de tarih kaydı bırakan bir yöntem olduğu için yaygın olarak tercih edilir.
1 aylık süre standardın kendi şartı mı?
Hayır, standart belirli bir süre şartı koymaz; bu süre kuruluşun kendi belirlediği ve tutarlı şekilde uyguladığı bir pratik süredir.
Katılımcı listesi her toplantıda aynı mı olmalı?
Genellikle çekirdek katılımcılar (genel müdür, kalite lideri, bölüm liderleri) sabittir; gerektiğinde ek uzmanlar davet edilebilir.
Duyuru formu ile toplantı gündemi aynı belge mi?
Evet, genellikle gündem maddeleri duyuru formunun içinde yer alır; ayrı bir gündem belgesi hazırlamaya gerek yoktur.
Bu form ile YGG Toplantı Karar Formu aynı mı?
Hayır, bu form toplantı öncesi duyuruyu, Karar Formu ise toplantı sonrası alınan kararları belgeler.
YGG toplantı sürecinizi usulüne uygun şekilde duyurmak ve belgelemek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.