ISO 9001 Doküman Dağıtım Teslim Formu

ISO 9001 Doküman Dağıtım Teslim Formu, kontrollü kopyaların hangi dokümanın kime teslim edildiğini izleyen dağıtım kaydıdır. Bu rehberde formun alanlarını, kontrollü kopya kavramının neden önemli olduğunu ve bir doküman revize edildiğinde nelerin değişeceğini bulacaksınız.

Bu Formun Amacı

Form, Madde 7.5.3 kapsamında kontrollü doküman kopyalarının dağıtımının ve teslim zincirinin izlenebilir olmasını sağlar. Bir prosedürün basılı bir kopyası bir bölüme teslim edildiğinde, o kopyanın “kontrollü” (güncel ve takip edilen) olduğunun garantisi bu kayıtla sağlanır.

Formda Hangi Bilgiler Yer Alır?

• Doküman no
• Doküman adı
• Teslim eden
• Teslim alan
• Teslim tarihi
• Kopya no (varsa, birden fazla kontrollü kopya dağıtıldıysa)

Kontrollü Kopya Nedir, Neden Önemlidir?

“Kontrollü kopya”, sahibi tarafından güncelliği takip edilen ve doküman revize edildiğinde otomatik olarak güncellenen kopyadır. Buna karşılık “kontrolsüz kopya” (örneğin bir e-postaya eklenmiş PDF), zamanla eski bir versiyon haline gelebilir ve kullanıcı bundan haberdar olmayabilir. Bu form, hangi kopyaların kontrollü olarak dağıtıldığını ve dolayısıyla güncel tutulması gerektiğini kayda geçirir.

Örnek Dağıtım Kaydı

Bir Doküman Revize Edildiğinde Ne Olur?

Bir doküman revize edildiğinde, bu formda kayıtlı tüm kontrollü kopya sahiplerine güncel versiyonun ulaştırılması ve eski kopyanın toplatılması veya geçersiz kılınması gerekir. Bu adım atlanırsa, sahada hâlâ eski bir prosedür versiyonuna göre çalışan bir bölüm olabilir; bu durum denetimde ciddi bir bulgu konusudur.

Denetimde Bu Form Nasıl Değerlendirilir?

Denetçi, sahada rastladığı basılı bir doküman kopyasının revizyon numarasını, bu formdaki kayıtla ve dokümanın güncel merkezi versiyonuyla karşılaştırır. Eski bir revizyon numarasına sahip basılı kopyanın hâlâ kullanımda olduğu tespit edilirse, dağıtım kontrolünün eksik işlediği anlaşılır.

Sık Yapılan Hatalar

• Dokümanı dağıtıp bu forma hiç işlememek.
• Revizyon sonrası eski kopyaları toplamadan yeni kopyayı dağıtmak, iki versiyonun bir arada dolaşmasına izin vermek.
• Teslim alan kişi/bölüm bilgisini net yazmadan “ilgili bölüm” gibi belirsiz ifadeler kullanmak.
• Dijital ortamda paylaşılan (e-posta, ortak klasör) dokümanları da kontrollü kopya sayıp ayrıca takip etmemek.
• Formu güncellemeden yıllarca aynı dağıtım listesini geçerli saymak.

Diğer Dokümanlarla İlişkisi

Bu form; Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürü ve Revizyon Takip Listesi ile birlikte çalışır. Bir doküman revize edildiğinde, Revizyon Takip Listesi’ndeki kayıt ile bu formdaki dağıtım listesi birlikte güncellenmelidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Dijital olarak paylaşılan dokümanlar için de bu form gerekli mi?

Ortak bir sistemden (örneğin merkezi doküman yönetim yazılımı) erişilen dokümanlar otomatik güncellenir ve genellikle bu formu gerektirmez; basılı veya e-posta ile dağıtılan kopyalar için form önerilir.

Her bölüme mutlaka basılı kopya mı verilmeli?

Hayır, dijital erişim yeterliyse basılı kopya dağıtımına gerek yoktur; kuruluş kendi altyapısına göre karar verir.

Kontrolsüz kopya tamamen yasak mı?

Hayır, ancak kontrolsüz kopyaların (örneğin referans amaçlı çıktılar) üzerine “kontrolsüz kopyadır” notu düşülmesi önerilir.

Bu form ile Revizyon Takip Listesi aynı mı?

Hayır, bu form kimin hangi kopyaya sahip olduğunu izler; Revizyon Takip Listesi ise dokümanın geçmiş revizyon tarihlerini gösterir.

Eski kopyalar toplatıldıktan sonra ne yapılmalı?

Doküman İmha Planı ve Tutanağı kapsamında usulüne uygun şekilde imha edilmelidir.

Kontrollü doküman dağıtımınızı izlenebilir hale getirmek veya ISO 9001 belgelendirme sürecinizde rehberlik almak için Nobel Belgelendirme olarak yanınızdayız.