İçindekiler
ISO 14001 Uygun Olmayan Ürün Prosedürü, ÇYS için yeterli bulunmayan ürün ve hizmetlerin tanımlanması, ayrılması ve elden çıkarılmasıyla proses uygunsuzluklarında kalıcı tedbir alınmasını tanımlayan prosedürdür. Aşağıda örnek bir prosedürü ve uygunsuz ürünlerin hangi aşamada nasıl ayrıştırıldığını bulabilirsiniz.
Prosedürün Amacı ve Kapsamı
Bu prosedürün amacı, çevre yönetim sistemi için yeterli olmadığı tespit edilen tüm uygunsuz ürün ve hizmetlerin tanımlanması, ayrılması, elden çıkarılması ve proses aşamalarında meydana gelen uygunsuzluklarda kalıcı tedbir alınabilmesi için bir sistem oluşturmaktır; kuruluş içinde veya teslimattan sonra tespit edilen tüm ürün/hizmet ve proses uygunsuzlukları kapsam dahilindedir. Uygulanmasından tüm çalışanlar, takibinden birim/bölüm sorumluları sorumludur — yani her çalışan bir uygunsuzluğu fark ettiğinde harekete geçme yetkisine sahiptir.
Giriş Kontrolü, Karantina ve Proses Uygunsuzlukları
Girişteki kontrollerde uygunsuzluk tespit edildiğinde ürüne uygunsuzluğun belirtildiği etiket yapıştırılır ve/veya karantinaya alınır, uygulanabiliyorsa iade edilir. Tedarikçiden gelen malzemeler idari veya teknik kabulde reddedilirse şartlı kabul edilir ya da iade edilir; iade mümkün değilse hammadde deposundaki karantina bölgesine alınıp etiketlenerek müteakip bir tarihte iade edilir. Bu “karantina” mantığı kritik önem taşır: uygunsuz bir ürünün, henüz karar verilmeden kullanıma veya sevkiyata karışması önlenir. Proses aşamalarında kalite sistemini olumsuz etkileyen ve düzeltici faaliyet gerektiren uygunsuzluklar için Uygunsuzluk Bildirim Formu doldurulur ve uygulanacak faaliyet için karar alınır. Müşteri şikâyeti değerlendirmesi sonucunda uygunsuzluk tespit edilirse ilgili kişilere üst kademe tarafından düzeltici faaliyet talebinde bulunulur.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Karantina bölgesinin fiziksel olarak ayrılmış ve etiketli olup olmadığı
- Reddedilen malzemelerin gerçekten iade edilip edilmediği veya karantinada tutulup tutulmadığı
- Müşteri şikâyetlerinden doğan uygunsuzlukların düzeltici faaliyete dönüşüp dönüşmediği
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, karantinaya alınması gereken bir malzemenin aceleyle üretime veya sevkiyata dahil edilmesidir. Bir diğer sorun, uygunsuzluğun etiketlenip kayıt altına alınmasına rağmen nihai kararın (iade/imha/şartlı kabul) hiç verilmemesi, malzemenin belirsiz şekilde karantinada kalmasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu prosedür; Uygun Olmayan Ürün Bildirim Formu ve Uygunsuzluk Bildirim Formu ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Karantinaya alınan her ürün mutlaka iade mi edilir?
Hayır, durumuna göre şartlı kabul, iade veya elden çıkarma seçeneklerinden biri uygulanabilir.
Proses uygunsuzluğu ile ürün uygunsuzluğu arasındaki fark nedir?
Ürün uygunsuzluğu somut bir malzeme/ürünle ilgiliyken, proses uygunsuzluğu bir sürecin kendisinde (örneğin yanlış bir işlem adımında) ortaya çıkar.
Müşteri şikâyeti her zaman düzeltici faaliyete mi dönüşür?
Yalnızca değerlendirme sonucunda gerçek bir uygunsuzluk tespit edilirse düzeltici faaliyet talep edilir.
Karantina bölgesi kaç gün içinde boşaltılmalıdır?
Prosedürde kesin bir süre belirtilmez; ancak uzun süreli belirsizlik iyi bir uygulama sayılmaz.
Bu prosedür ISO 9001 uygun olmayan çıktı şartıyla birleştirilebilir mi?
Evet, entegre yönetim sistemlerinde genellikle tek bir prosedürle her iki standardı da kapsayacak şekilde yürütülür.