İçindekiler
ISO 14001 Dış Kaynaklı Doküman Listesi, firma dışından temin edilen standart, mevzuat, katalog ve müşteri şartnamesi gibi dokümanların kayıt altına alındığı listedir. Aşağıda örnek bir liste yapısını bulabilirsiniz.
Listenin Amacı
Bu liste, Doküman Yönetimi ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü kapsamında firma dışından temin edilen ve kontrollü kopya olarak işlem gören tüm dokümanların tek noktadan izlenmesini sağlar. Ulusal ve uluslararası standartlar, yasal mevzuat metinleri, müşteri şartnameleri ve tedarikçi katalogları bu listeye kaydedilir. Dış kaynaklı dokümanların kontrolü, iç dokümanlardan farklı bir zorluk taşır: kuruluş bu dokümanların içeriğini değiştiremez, ancak güncel sürümü takip etmekle yükümlüdür — örneğin bir yönetmeliğin değişmesi, kuruluşun haberi olmadan da gerçekleşebilir.
Listede Yer Alan Bilgiler ve Güncelleme Süreci
- Sıra no
- Doküman adı / numarası
Değişen veya güncellenen dış kaynaklı dokümanlar Yönetim Temsilcisi tarafından temin edilerek bu liste revize edilir; orijinal nüshanın üzerine “İPTAL” yazılarak arşivlenir. Bu basit ama disiplinli süreç, kuruluşun her zaman güncel mevzuat ve standart metnine göre çalıştığından emin olunmasını sağlar.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Listedeki dokümanların en güncel versiyonları yansıtıp yansıtmadığı
- Yürürlükten kalkmış bir mevzuatın hâlâ “geçerli” olarak listede yer alıp almadığı
- İptal edilen eski nüshaların “İPTAL” ibaresiyle arşivlenip arşivlenmediği
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, bir yasal mevzuat değiştiği halde bunun fark edilmeyip listenin eski haliyle kalmasıdır. Bir diğer sorun, listeye alınan dokümanların sayısının gereğinden fazla tutulup (örneğin ilgisi kalmamış eski bir standart) listenin şişirilmesidir.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu liste; Doküman Dağıtım Teslim Formu ve Yasal Şartlar Takip Listesi ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Dış kaynaklı doküman güncellendiğinde kuruluş nasıl haberdar olur?
Genellikle ilgili kurum/kuruluşun resmi duyuruları, abonelik bültenleri veya Yasal Şartlar Takip Listesi üzerinden takip edilir.
Listeye her müşteri şartnamesi eklenir mi?
Yalnızca çevre yönetim sistemiyle ilgili, kontrollü kopya olarak işlem gören şartnameler eklenir.
Liste kim tarafından güncel tutulur?
Yönetim Temsilcisi’nin sorumluluğundadır.
“İPTAL” ibaresi neden orijinal nüshaya yazılır, silinmez?
Geçmişe dönük izlenebilirliği korumak ve eski nüshanın yanlışlıkla tekrar kullanılmasını önlemek için yazılır, silinmez.
Bu liste Excel formatında mı tutulmalıdır?
Format şartı yoktur; Excel, sıralama ve arama kolaylığı sağladığı için yaygın tercih edilir.