İçindekiler
ISO 14001 Doküman Listeleri, yürürlükteki tüm formların, talimatların, listelerin, planların, görev tanımlarının, akış şemalarının ve süreç haritalarının tek bir kayıt dosyasında izlendiği ana doküman kütüğüdür. Aşağıda örnek bir liste yapısını bulabilirsiniz.
Listenin Amacı
Bu liste, Doküman Listeleri Numaralandırma Tablosu’nda tanımlanan yedi doküman türünün (formlar, talimatlar, listeler, planlar, görev tanımları, akış şemaları, süreç haritaları) her birinin ayrı bir sayfada izlenmesini sağlar; her sayfa Yönetim Temsilcisi tarafından güncel tutulur. Bu, kuruluşun onlarca hatta yüzlerce dokümanını tek tek hafızada tutmak yerine, tek bir merkezi kütükten yönetmesini sağlar.
Listede Yer Alan Bilgiler
- Doküman no, yayın tarihi
- Doküman adı
- Revizyon tarihi / revizyon no
- Hazırlayan, onaylayan
Onaylanıp yürürlüğe alınan her doküman ilgili sayfaya kaydedilerek revizyon durumu iç tetkiklerde tek bakışta izlenebilir hale getirilir. Bu liste, sistemin “canlı envanteri” gibi çalışır: bir doküman yeni yayınlandığında, revize edildiğinde veya imha edildiğinde bu değişikliklerin hepsi buraya yansımalıdır.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Sahada kullanılan dokümanların listede yer alıp almadığı
- Listedeki revizyon numaralarının sahadaki fiili doküman nüshalarıyla tutarlı olup olmadığı
- Yedi doküman türünün her birinin ayrı sayfada düzenli tutulup tutulmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, yeni bir doküman oluşturulduğunda veya revize edildiğinde bunun listeye işlenmesinin unutulmasıdır — bu durum zamanla listenin gerçek durumu yansıtmayan, güvenilirliğini yitirmiş bir kayda dönüşmesine yol açar. Bir diğer sorun, yedi doküman türünün karışık şekilde tek bir sayfada tutulup kategorik ayrımın kaybolmasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu liste; Doküman Hazırlama ve Kontrol Prosedürü, Doküman Revizyon Planı ve Dış Kaynaklı Doküman Listesi ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Liste Excel formatında mı tutulmalıdır?
Format şartı yoktur; Excel, çoklu sayfa yapısı ve filtreleme kolaylığı sağladığı için yaygın tercih edilir.
Her yeni doküman otomatik olarak listeye eklenir mi?
Hayır, doküman onay sürecinden geçtikten sonra Yönetim Temsilcisi tarafından listeye işlenir.
Liste ile Dış Kaynaklı Doküman Listesi aynı şey midir?
Hayır, bu liste kuruluşun kendi ürettiği (iç kaynaklı) dokümanları kapsar; dış kaynaklı dokümanlar ayrı bir listede izlenir.
Liste ne sıklıkla gözden geçirilir?
Her yeni doküman onayı veya revizyonunda güncellenir; ayrıca yıllık iç tetkik öncesinde genel bir kontrol yapılması önerilir.
Liste kimler tarafından görülebilir?
Genellikle tüm bölüm liderleri erişebilir; düzenleme yetkisi yalnızca Yönetim Temsilcisi’ndedir.