İçindekiler
ISO 14001 Doküman İmha Tutanağı, saklama süresi dolan dokümanların fiilen imha edildiğini kanıtlayan kayıttır. Aşağıda örnek bir tutanak yapısını bulabilirsiniz.
Tutanağın Amacı
Bu tutanak, Doküman İmha Planı’nda yer alan dokümanların arşivden çıkarılıp yırtılarak yok edildiğinin Yönetim Temsilcisi sorumluluğunda kayıt altına alınmasını sağlar. İmha Planı yalnızca bir niyeti (hangi dokümanın ne zaman imha edileceğini) ifade ederken, bu tutanak o niyetin fiilen gerçekleştiğinin somut kanıtıdır — ikisi arasındaki fark, bir “yapılacaklar listesi” ile “yapıldı” imzası arasındaki farktır.
Tutanakta Yer Alan Bilgiler
- Doküman no, doküman adı
- İmha edilme tarihi
Tutanağın basit yapısı, imha işleminin karmaşık bir süreç olmadığını, ancak mutlaka belgelenmesi gerektiğini gösterir. Denetimde bir dokümanın “imha edildi” denilip tutanağının bulunmaması, o dokümanın aslında hâlâ bir yerlerde kontrolsüz şekilde durduğu şüphesini doğurur.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- İmha Planı’ndaki her dokümanın karşılığında bir imha tutanağının bulunup bulunmadığı
- İmha tarihlerinin İmha Planı’ndaki planlanan tarihlerle tutarlı olup olmadığı
- İmha edilen dokümanın gerçekten saklama süresi dolmuş bir doküman olup olmadığı
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, dokümanların fiilen imha edilmesine rağmen tutanağın hiç düzenlenmemesidir. Bir diğer sorun, tutanağın düzenlenmesine rağmen imha işleminin aslında hiç gerçekleşmemiş olmasıdır — yani dokümanın hâlâ bir dolapta durmasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu tutanak; Doküman İmha Planı ve Doküman Listeleri ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
İmha işlemi kim tarafından fiilen gerçekleştirilir?
Yönetim Temsilcisi’nin sorumluluğunda, kendisi veya görevlendirdiği personel tarafından gerçekleştirilir.
“Yırtılarak yok etme” dışında bir imha yöntemi kullanılabilir mi?
Evet, kağıt imha makinesi veya dijital kayıtlar için güvenli silme yöntemleri de kullanılabilir; önemli olan geri döndürülemez olmasıdır.
Tutanak imzalı mı olmalıdır?
Evet, imha işlemini gerçekleştiren veya gözlemleyen kişinin imzası bulunmalıdır.
Yanlışlıkla erken imha edilen bir doküman fark edilirse ne yapılır?
Durum kayıt altına alınır, gerekiyorsa dokümanın yedeği veya kopyası varsa yeniden oluşturulur ve kök neden analiz edilir.
Tutanak dijital olarak tutulabilir mi?
Evet, format şartı yoktur; önemli olan imha işleminin izlenebilir şekilde belgelenmesidir.