İçindekiler
ISO 14001 Genel Müdür Görev Tanımı, firmanın stratejik hedeflerinin belirlenmesinden yönetim gözden geçirme toplantılarının yönetilmesine kadar Genel Müdürün görev, yetki ve yetkinliklerini tanımlayan belgedir. Aşağıda örnek bir Genel Müdür Görev Tanımı’nı ve bu dokümanın denetimde neden özel bir öneme sahip olduğunu bulabilirsiniz.
Görev Tanımının Kapsamı
Genel Müdür, organizasyonda hiçbir üst birime bağlı olmayan, tüm bölümleri yöneten en üst pozisyondur. Görev tanımı tipik olarak şu sorumlulukları kapsar: firmanın karlı ve istikrarlı büyümesi için kısa, orta ve uzun vadeli hedefler belirlemek; tüm bölümlere liderlik ederek katılımı teşvik etmek; organizasyon planlamasını yönetim kuruluna sunmak; kapasite, işgücü, makine ve bütçe ihtiyaçlarını belirlemek; aylık faaliyet raporlarını gözden geçirmek; Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) toplantılarını yönetmek ve çevre yönetim sisteminin sürekliliği için gerekli kaynakları tahsis etmek.
Neden Genel Müdür Görev Tanımı Denetimde Özel Önem Taşır
ISO 14001’in liderlik maddesi (5.1) doğrudan üst yönetimin sorumluluklarını hedef aldığı için, denetçiler Genel Müdür görev tanımını çoğunlukla üst yönetim görüşmesinden önce inceler ve görüşme sırasında tanımda yazan maddelerin fiilen yaşanıp yaşanmadığını sorgular. Bu doküman, kağıt üzerinde kalan bir liderlik taahhüdü ile gerçekten uygulanan bir liderlik arasındaki farkı ortaya çıkaran en kritik referans noktalarından biridir.
Yetki ve Yetkinlikler
Genel Müdür tipik olarak tüm prosesleri durdurma/askıya alma yetkisine ve kalite/çevre dokümanlarını onaylama yetkisine sahiptir. Aranan yetkinlikler arasında yönetim sistemlerine hakimiyet, uzun yıllara dayanan sektör deneyimi, ilgili bir lisans mezuniyeti (İşletme, Mühendislik gibi), güçlü liderlik ve iletişim becerisi ile stres altında karar verebilme yeteneği sayılabilir.
Denetimde Nasıl Değerlendirilir
- Genel Müdürün YGG toplantılarına fiilen katılıp katılmadığı ve toplantı tutanaklarında somut kararlar alıp almadığı
- Kaynak tahsisi kararlarının (yeni ekipman, eğitim bütçesi gibi) somut örneklerle gösterilip gösterilemediği
- Yetki devri maddesinin (yokluğunda kimin devraldığı) fiiliyatta işleyip işlemediği
Sık Yapılan Hatalar
En sık görülen hata, görev tanımının belgelendirme öncesi hazırlanıp Genel Müdürün içeriğine tam hakim olmamasıdır; bu durum üst yönetim görüşmesinde hızlıca ortaya çıkar. Bir diğer sorun, yetki devri maddesinde adı geçen kişinin bu devri hiç kullanmamış olması veya bu konuda bilgilendirilmemiş olmasıdır.
Diğer Dokümanlarla İlişkisi
Bu görev tanımı; Liderlik Taahhüdü, Organizasyon Şeması ve YGG Toplantı Karar Formu ile doğrudan bağlantılıdır.
Sıkça Sorulan Sorular
Genel Müdür görev tanımı standart bir şablonla mı hazırlanmalıdır?
Hayır; kuruluşun gerçek organizasyon yapısına ve Genel Müdürün fiili sorumluluklarına göre özelleştirilmelidir.
Aile şirketlerinde bu görev tanımı nasıl uygulanır?
İçerik ve şart aynıdır; sadece unvan “Genel Müdür” yerine “İşletme Sahibi” veya benzeri olabilir.
Genel Müdür yardımcısı da ayrı bir görev tanımına sahip olmalı mıdır?
Kuruluşta böyle bir pozisyon varsa evet, sorumlulukların net ayrılması için ayrı bir görev tanımı önerilir.
Bu doküman kaç sayfa olmalıdır?
Sabit bir kural yoktur; önemli olan tüm temel sorumlulukların ve yetki sınırlarının net yazılmasıdır, genellikle 1-2 sayfa yeterlidir.
YGG toplantısına Genel Müdür katılamazsa ne olur?
İstisnai durumlarda yetki devri maddesinde belirtilen kişi toplantıyı yönetebilir, ancak bunun sık tekrarlanması liderlik zafiyeti olarak değerlendirilebilir.